Anwenderbericht: Elektro Gartmann GmbH & Co. KG

Rechnungswesen- und Controllingsoftware
im Mittelstand & aus der Cloud

Elektro Gartmann ist seit 85 Jahren aktiv und hat sich vom Handwerksbetrieb zum Elektrosystempartner entwickelt: Das Leistungsspektrum umfasst Beratung, Planung und Installation von Automatisierungs-, Kommunikations-, Installations- und Sicherheitstechnik sowie Beleuchtungskonzepte und regenerative Energien. Zum Einsatz kommt die Technik sowohl im privaten Wohnungsbau als auch im Industrie- und Gewerbebau sowie in der Automation und im Sondermaschinenbau. Das Inhaber geführte Familienunternehmen kennzeichnen stetige Innovationen sowie die Verbindung von Tradition und Fortschritt.

„Diamant/3 im Shared Hosting ist für uns eine gute Sache. Man muss sich nicht mehr um Updates kümmern und alles läuft.“
Andrea Stenvers, Leiter Rechnungswesen, Elektro Gartmann GmbH & Co. KG

Elektro Gartmann macht nicht nur das Licht an

Prozesse digitalisieren und optimieren

Die bisherige Finanz- und Rechnungswesen Software war veraltet und wurde nicht mehr gewartet bzw. aktualisiert. So kam man zu Diamant Software – was eine ähnliche Philosophie als innovatives Familienunternehmen verfolgt. 2010 ging die neue Software an den Start. Jetzt erfuhr die Lösung ein deutliches Update im Sachen Digitalisierung: Seit neuestem nutzt Elektro Gartmann Diamant/3 in der Cloud. Neu ist auch das digitale Rechnungseingangsmanagement – für einen sicheren, schnellen und weitgehend papierlosen Rechnungsdurchlauf.

Diamant/3 sicher aus der Cloud

Elektro Gartmann hat seine IT neu aufgestellt. Statt eines externen Dienstleisters ist jetzt ein eigner Fachmann am Firmensitz in Osnabrück aktiv. Um diese Ressourcen auf das eigentliche Kerngeschäft zu fokussieren, entstand die Idee, die Software für Finanz- und Rechnungswesen in die Cloud zu verlagern.

Mit fast 15-jähriger Rechenzentrums-Erfahrung bietet Diamant Software - zusätzlich zur klassischen In-house-Lösung - auch modernes Cloud-Hosting als Service an. Dabei übernimmt der Anbieter den gesamten Softwarebetrieb - inklusive Administration und IT-Support. Die Mitarbeiter rufen die Lösung komfortabel über ihren Webbrowser ab – ohne lokale Installation auf ihren Rechnern: Also eine sehr flexible Lösung - ob im Büro oder Home Office, ein gesicherter Zugriff auf die Diamant/3 ist jederzeit möglich. Diamant Software fungiert als zentraler Ansprechpartner und kümmert sich um sämtliche Details, wie modernste, leistungsfähige Hardware im Rechenzentrum, Updates, Wartung und Backups.

Der Kunde profitiert von einem flexiblen Bezahlmodell, bei dem die Dienste beliebig skalierbar sind. Sie werden über ein hochsicheres deutsches Rechenzentrum bezogen, zertifiziert nach ISO 27001. Die Daten liegen in getrennten SQL-Datenbanken pro Mandant/Kunde: die Privatsphäre ist also definitiv gesichert.

Nutzer von Nachweispflicht entbunden

GoBD- oder DSGVO-Richtlinien erfüllt

Der Elektrosystempartner muss sich beispielsweise keine Sorgen machen, bezüglich der neuen GoBD- oder DSGVO-Richtlinien: Denn Diamant Software ist für die notwendige Prozess- und Rechtskonformität verantwortlich. Gleiches gilt für Verfahrensanweisungen, die jeder Betrieb zu Updates bereithalten muss. Auch gegenüber dem Finanzamt (z.B. bei Betriebsprüfungen) gilt es lückenlos nachzuweisen, mit welcher Version man arbeitet. „Solange wir im Hosting sind, sind wir hier aus der Verantwortung. Das macht es natürlich alles einfacher bzw. man ist einfach sicherer aufgestellt“, so Andrea Stenvers, die die Lohn- und Finanzbuchhaltung verantwortet.

Updates ausgelagert – Performance von Beginn an gegeben

Den Hauptvorteil sieht die Prokuristin in der Auslagerung der Updates: „Dass man sich darum nicht mehr kümmern muss und alles läuft ist schon gut“, freut sie sich. Das war von Anfang an der Fall: „Das lief gleich gut. Das kann ich nur so sagen.“ Wenn es mal ein Problem gab, konnte mit Hotline und Support immer eine zeitnahe Lösung gefunden werden. Ein weiterer großer Vorteil: Eine kostspielige IT-Infrastruktur oder gar ein Rechenzentrum benötigt Elektro Gartmann nach wie vor nicht.

Papierloses Büro

Digitales Rechnungseingangsmanagement & revisionssichere Cloudablage

Im Nachgang zum Shared Hosting hat Elektro Gartmann das integrierte Rechnungseingangsmanagement der Lösung eingeführt: in Verbindung mit der revisionssicheren Ablage in der Cloud ein weiterer wichtiger Schritt im Rahmen der Digitalisierung von Prozessen und Tools. Sowohl E-Rechnungen, als auch die noch verbleibenden Papierrechnungen lassen sich damit vollkommen digitalisiert durch das Unternehmen schleusen. Ein automatisierter Workflow sorgt dafür, dass die Belege stets die relevanten Empfänger erreichen und ordnungsgemäß abgezeichnet werden können. Verschollene Rechnungen und überfüllte Aktenordner gehören auf diese Weise der Vergangenheit an. Da die Daten digital vorliegen, behält die Buchhaltung während des gesamten Vorgangs die Kontrolle über die Liquidität sowie sämtliche, sich im Umlauf befindlichen Rechnungsdaten.

Hohe Zeitersparnis und rechtskonforme Achivierung

Im Anschluss können die Belege mit Hilfe der revisionssicheren Ablage aus der Cloud komfortabel und rechtskonform archiviert werden. Andrea Stenvers ist sehr zufrieden mit der neuen Lösung, denn:

  • „Wir brauchen deutlich weniger Platz, weil wir die ganzen Papierrechnungen nicht mehr haben.“
  • Einfacher Zugriff: „Jeder, der die entsprechende Berechtigung besitzt, kann von seinem Rechner aus direkt auf Belege zugreifen. Dadurch entfällt unheimlich viel Zeit, etwas zu suchen.“
  • Dazu bietet die Lösung sozusagen automatisch ein hohes Maß an Sicherheit. Beispielsweise kann keine Rechnung in den Zahlungslauf gelangen, bevor sie nicht von den festgelegten zwei oder drei Prüfern freigegeben wurde: „Diese Sicherheit, die dahinter steckt ist ganz viel wert.“
  • Die Dokumente sind revisionssicher gemäß GoBD Richtlinien archiviert: „So ist man einfach sicherer aufgestellt.“

 

Fazit: „Es ist viel einfacher und übersichtlicher geworden. Es entfallen viele Wege, viel Zeit fürs Heraussuchen – Skonto geht nicht mehr verloren. Mittlerweile ist das eine sehr große Zeitersparnis.“ „Unterm Strich“ hat man bei Elektro Gartmann jetzt einfach mehr Zeit für die wichtigen Dinge.

Kosten- und Leistungsrechnung zur Projektüberwachung unerlässlich

Aktualität dank Projektkostenrechnung

Die integrierte Diamant/3 Kosten- und Leistungsrechnung ist bei Elektro Gartmann ein zentrales Element zur Projektsteuerung und -überwachung: Jedes Projekt ist als eigener Kostenträger angelegt (mit entsprechender Nummer). Diesen Kostenträgern lassen sich die Rechnungen entsprechend zuordnen. Dazu lassen sich die Kostenstellen entsprechend hinterlegen, man kann Materialien, Löhne etc. darauf aufteilen und den Abruf selbst mitgestalten. „Ich kann alle Kostenträger wöchentlich oder auch täglich im Blick zu behalten und habe immer eine aktuelle Zahl, wie es im Projekt aussieht,“ freut sich Andrea Stenvers. So kann sie nicht nur den Erfolg eines Projektes jederzeit im Detail einschätzen, sondern auch bei Bedarf rechtzeitig gegensteuern: „Das ist eine tolle Sache. Da arbeiten wir jeden Tag sehr intensiv mit.“

Integration mit Lohnsoftware

Ergänzend hinterlegt Elektro Gartmann kalkulierte und verbrauchte Arbeitsstunden in Excel. Hier arbeite man daran, den Prozess noch weiter zu vereinfachen und die Integration zwischen der Lohnsoftware und Diamant/3 weiter zu automatisieren. Auch über eine mobile vor Ort Erfassung der Zeiten – über Web Services direkt verknüpft mit der Kostenrechnung - denke man nach.

Das abschließende Fazit von Andrea Stenvers: „Diamant Software heißt für mich: Eine einfache Handhabung, die Sicherheit, das alles funktioniert und das ich immer jemanden im Hintergrund habe, den ich anrufen kann, wenn ich wirklich mal eine Frage habe.“

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