Eggersmann Unternehmensgruppe


Branche: Baugewerbe
Anzahl der Mitarbeiter: 700
Kunde seit: 2012

Schlüsselfertig im Rechnungswesen

Mut, innovatives Branchenwissen und der berühmte „Blick über den Tellerrand hinaus“ ließen das einst kleine Marienfelder Bauunternehmen Eggersmann zu einer schlagkräftigen Unternehmensgruppe werden. Heute beschäftigt die Eggersmann Gruppe rund 500 Mitarbeiter und ist in den unterschiedlichsten Branchen aktiv. Für Transparenz an der Basis sorgt die Rechnungswesensoftware Diamant/3.

„Die besten Ideen sind immer die einfachsten“, muss sich Bauunternehmer Antonius Eggersmann gedacht haben, als er 1963 das Baustellenzelt erfand und seine Projekte so vom Wetter unabhängig machte. Angenehm und einfach sollten es wenig später auch die Kunden haben – 1970 führte das Unternehmen aus dem nordrhein-westfälischen Marienfeld das schlüsselfertige Bauen ein.

Privatobjekte sowie öffentliche Gebäude und anspruchsvolle Industrieprojekte wurden von da an komplett aus einer Hand realisiert. Ende der achtziger Jahre kam zum traditionellen Segment der Bautechnologie die Umweltverfahrenstechnik hinzu. Kontinuierliches Wachstum, Innovationsgeist sowie eine permanente Erweiterung der Leistungsbereiche führten 1992 schließlich zur Gründung der Eggersmann Gruppe mit national und international in unterschiedlichsten Branchen agierenden Firmen.

Auf der Suche nach mehr Transparenz

In der Zentrale in Marienfeld war lange Jahre eine Lösung speziell für Steuerberatungsgesellschaften im Einsatz. Doch mit den gewachsenen Strukturen stiegen auch die Anforderungen an das Rechnungswesen. „Ab einer gewissen Unternehmensgröße erwartet man von einer Software etwas mehr als nur Bilanz, Sachkonten-Saldenliste oder Umsatzsteuervoranmeldung“, sagt Christa Schröder, kaufmännische Leiterin in der Unternehmensgruppe Eggersmann sowie Prokuristin der Eggersmann GmbH & Co. KG. „Um die Transparenz über unsere Niederlassungen zu erhöhen, benötigten wir komfortable Konsolidierungsmöglichkeiten, individuell definierte Auswertungen sowie Bilanzen.“

Mitte 2011 machten sich die Verantwortlichen um Christa Schröder auf die Suche nach einer modernen Software, die modular auf die Bedürfnisse der mittelständischen Unternehmensgruppe anpassbar ist. Fündig wurden sie schließlich bei Diamant Software aus Bielefeld, deren Best-of-Breed-Lösung Diamant/3 sowohl die Anforderungen aus dem Rechnungswesen als auch dem Controlling vereint. „Wir haben uns eine ganze Reihe von Programmen angesehen, diese waren aber häufig zu standardisiert, umständlich aufgebaut oder hielten nicht die gewünschten Möglichkeiten bereit“, erinnert sich Christa Schröder. „Diamant Software erschien uns hingegen als erfahrener Profi für kaufmännische Anwendungen – das Know-how und die Benutzerfreundlichkeit der Software haben uns sofort positiv überrascht.“

Auf zu neuen Ufern

Anfang 2012 erfolgte der Umstieg auf Diamant/3. Gestartet wurde zuerst mit den kleineren Gesellschaften. Binnen weniger Monate konnten dann sämtliche Mandanten in die neue Rechnungswesensoftware übernommen werden – einschließlich aller Bewegungsdaten aus dem Jahr 2011/2012. „Der Transfer der Altdaten funktionierte erstaunlich reibungslos und die Lösung harmoniert auch hervorragend mit den vorgelagerten Systemen unserer Niederlassungen“, lobt Christa Schröder. Aufbau und Handhabe der Software seien darüber hinaus auch für neue Mitarbeiter schnell zu verstehen und aufkeimende Probleme könnten unmittelbar mithilfe der Diamant Servicehotline bewältigt werden. „Hilfe erhält man größtenteils sofort, wir haben bisher ausschließlich kompetente Ansprechpartner gehabt. Die Erreichbarkeit der Servicehotline ist ebenfalls sehr gut – das kannten wir so früher nicht.“


„Ab einer gewissen Unternehmensgröße erwartet man von einer Software etwas mehr als nur Bilanz, Sachkonten-Saldenliste oder Umsatzsteuervoranmeldung – gemessen am Altsystem konnten wir uns mit Diamant/3 in alle Richtungen stark verbessern.“

Christa Schröder, kaufmännische Leiterin der Unternehmensgruppe Eggersmann sowie Prokuristin der Eggersmann GmbH & Co. KG

Konsolidierung leichtgemacht

Zuvor verwalteten die Mitarbeiter im Rechnungswesen die Daten für die vorhandenen 24 Mandanten getrennt – ein großer Aufwand. Mit der zentralen Stammdatenverwaltung in Diamant/3 lassen sich hingegen die Daten von Kunden und Lieferanten sowie die Sachkonten einmal anlegen und anschließend über alle Mandanten synchronisieren. „Da unterstützt uns die Software optimal“, hebt die Finanzbuchhalterin hervor. „Für die Sachkonten haben wir einen zentralen Mandanten, der den gesamten Kontenplan enthält.“ Im Gegensatz zum Altsystem lässt sich darin gleich alles passend geschlüsselt mit Bilanzposition ausweisen. „Wenn dem Mitarbeiter nun ein bestimmtes Konto des Mandanten fehlt, kann er sich dies ganz einfach hochladen.“.“

Automatische Konzernabschlüsse

Für Christa Schröder und ihre Kollegen stellte der zweimal jährlich stattfindende Konzernabschluss lange Zeit eine besondere Herausforderung dar. Bei Eggersmann kümmern sich vier Bilanzbuchhalter laufend um 14 Einzelabschlüsse plus Konzernabschluss. Das Vorgängersystem verlangte, dass die Daten der Tochtergesellschaften zuerst in den Konsolidierungsmandanten transferiert werden, von wo aus sie sich jedoch ausschließlich manuell weiterverarbeiten ließen. „Um eine Konzernbilanz zu erhalten, mussten wir sämtliche Konsolidierungsbuchungen manuell auf Bilanzpositionsebene eingeben – das war zeitraubend, mühevoll und bedurfte einer intensiveren Prüfung und Abstimmung, da in den laufenden Buchhaltungen nicht auf Bilanzposition, sondern auf Sachkontenebene erfasst wird“, erinnert sich Christa Schröder. Bei Diamant/3 könne hingegen auch im Konsolidierungsmandant auf Sachkontenebene gebucht werden. „Das erleichtert die Sache ungemein – die erfassten Konsolidierungsbuchungen sind besser nachvollziehbar und abstimmbar.

Zudem gebe es zahlreiche Automatisierungsmöglichkeiten, wie z. B. die automatischen Intercompany Buchungen. „Was immer gleich bleibt an Konsolidierungsbuchungen, erfassen wir einmal und dann verarbeitet Diamant/3 diese Buchungen automatisch.“ Sollte sich beispielsweise innerhalb der Schwestergesellschaften eine Forderung wiederholt mit einer Verbindlichkeit ausgleichen, wird dafür eine Konsolidierungsregel eingegeben und Diamant/3 erledigt den Rest. Auch lobt sie den logischen Aufbau sowie die individuellen Möglichkeiten der Rechnungswesenlösung: „Ich konnte mir die Systemoberfläche individuell nach meinen Tätigkeiten einrichten und Features wie das Profit-Center und Konzernmanagement sind sehr gut durchdacht – in puncto Bedienung der Software kann man sagen, wer einen Einzelabschluss hinbekommt, schafft damit auch ohne weiteres den Konzernabschluss.“

Mehr Transparenz im Tagesgeschäft

Zukünftig wolle man sich auch verstärkt mit den zahlreichen Controllingmöglichkeiten der Software beschäftigen. Diamant/3 liefert hierfür übergreifende betriebswirtschaftliche Auswertungen, Liquiditätsanalysen und Soll-Ist-Vergleiche in Echtzeit. Die Transparenz innerhalb der Buchhaltung habe sich aber schon jetzt deutlich erhöht. Beispielsweise seien Informationen zu offenen Posten früher in Excel-Listen abgelegt worden. „Wo letztendlich was abgelegt wurde, war nicht
für jeden ersichtlich“, gibt Christa Schröder zu bedenken. Bei Diamant/3 werden die Informationen hingegen direkt in der OP-Liste hinterlegt. „Heute kann der Geschäftsführer oder die einzelnen Bauleiter zu jedem unserer Buchhalter gehen, um eine genaue Auskunft zu erhalten.“

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