Anwenderbericht: effexx Sicherheitstechnik GmbH

Rechnungswesen- und Controllingsoftware
für Familienunternehmen im Mittelstand

Die rund 200 Mitarbeiter starke effexx Unternehmensgruppe mit Hauptsitz in Siegen ist spezialisiert auf Sicherheitstechnik und Telekommunikation sowie IT-Technologie und Softwaretechnik. Das ganzheitliche Leistungsspektrum reicht von der Beratung über die Inbetriebnahme bis hin zum Service. Das 1974 gegründete Familienunternehmen ist deutschlandweit aktiv – und hat beispielsweise den Brandschutz im Neubau der Europäischen Zentralbank in Frankfurt realisiert.

 

„Diamant Software hilft uns durch die vielen Möglichkeiten an Auswertungen unheimlich und unterstützt uns ganz massiv. Diamant/3 ist im kaufmännischen Bereich die Entscheidungsgrundlage für uns.“
Oliver Fries, Geschäftsführer, effexx Unternehmensgruppe

25 Jahre Zusammenarbeit auf Augenhöhe

effexx ist seit 1994 Kunde bei Diamant Software. Beide Unternehmen sind miteinander gewachsen. Durch den modularen Aufbau ließ sich die Software immer wieder auf neue Herausforderungen ausrichten: Die veränderten Anforderungen sind „interessanterweise zu jeder Zeit mit der Software abbildbar geblieben – und das ist natürlich schon etwas Besonderes,“ so der kaufmännische Leiter Peter Rotthoff.

Die Automatisierung im Rechnungswesen schreitet voran

Digitalisierung ist die Voraussetzung für Automatisierung – auch im Rechnungswesen ein zentrales Thema. Bei effexx hat dieser Prozess bereits vor einigen Jahren begonnen, u.a. mit dem Modul Diamant/3 Import Bankauszüge. Bankauszüge lassen sich damit inzwischen zu 80-90 % automatisiert zuordnen. Ein Meilenstein war das digitale Diamant/3 Rechnungseingangsmanagement. Diamant Software forciert die Entwicklung darüber hinaus über Schnittstellen: Beispielsweise Daten aus der Entgeldabrechnung lassen sich automatisiert in Diamant/3 übertragen.

„Die Automatisierung im Rechnungswesen wird deutlich zunehmen“, so Peter Rotthoffs Einschätzung. Die automatisierte Übernahme von Aufgaben nehmen die effexx Mitarbeiter sehr positiv auf, „weil sie sich in ihren Kernaufgaben gefordert fühlen.“

Nicht wegzudenken: Digitales Rechnungseingangsmanagement

„Durch das digitale Rechnungseingangsmanagement mit Diamant/3 verkürzen sich die Durchlaufzeiten und ich kann sofort erkennen, was mit der Rechnung bisher gemacht worden ist“, so Peter Rotthoff. Das Ergebnis: „Die gleiche Zahl an Mitarbeitern kann viel mehr Eingangsrechnungen bearbeiten. Die Effizienz ist mit Sicherheit um 30-40% verbessert worden.“

Darüber hinaus schätzt er, mit einem Klick zu sehen, welche Rechnung in welches Projekt geflossen ist. Die Lösung helfe zudem bei der Ausnutzung von Skontofristen: Sie verhindere, dass Rechnungen liegen bleiben und Skonto nicht beachtet werde. Auch könne man noch nicht gebuchte Rechnungen bereits in die Auswertungen einfließen lassen – und so Prognosewerte für den nächsten Zahlungslauf ableiten. „Als wir die Lösung eingeführt haben, gab es eine gewisse Skepsis. Das abschließende Feedback lautet ganz klar: „Wir können uns heute nicht mehr vorstellen, wie wir das Aufkommen noch schaffen wollten, ohne das Diamant/3 Rechnungseingangsmanagement.“

 

Peter Rotthoff, Kaufmännischer Leiter der effex GmbH, spricht über den Prozess der Einführung des digitalen Rechnungseingangsmanagements, über die Bedenken seiner Mitarbeiter sowie über die Möglichkeiten der Prozessoptimierung.

Auswertungsportal für umfassende Transparenz in Projekten…

Auf die Zahlen aus dem Rechnungswesen greift Diamant/3 Business Intelligence zurück und ermöglicht, diese verknüpft auswerten. Da effexx gleich über drei Controllingfelder verfügt (Bilanz/Finanz, Forderungsmanagement sowie Kosten- und Erfolgscontrolling) sind die Auswertungsmöglichkeiten entsprechend facettenreich – und werden intensiv genutzt: „Für uns ist es entscheidend, ein Auswertungsportal zu haben, das gerade Mitarbeitern in Projekten immer den aktuellsten Stand „ihrer“ relevanten Informationen bietet: Welche Ressourcen sind noch verfügbar? Wo komme ich an Grenzen? Die Informationen sind an Berechtigungen geknüpft: Die Mitarbeiter sehen ausschließlich ihre Belange, die Vorgesetzten den gesamten Bereich. Die Tiefe hilft besonders bei Großprojekten. Der Nutzungsgrad ist ganz intensiv geworden: „Die Mitarbeiter haben das Projektcontrolling schätzen gelernt und fragen proaktiv nach Auswertungen. Wir haben eine hohe Akzeptanz bezüglich der Software“, freut sich der kaufmännische Leiter.

…Berichten, Budgets und Mandanten

Auch für das Berichtswesen ist Diamant/3 Business Intelligence maßgeblich: „Mandanten lassen sich über diese Oberfläche sehr gut gemeinsam oder nebeneinander auswerten: Ich kann Firmen gut vergleichen. Generell ist es für uns als Unternehmensgruppe wichtig, eine multimandantenfähige Software zu haben - mit der man nebeneinander in mehreren Mandanten parallel arbeiten kann.“ Die Budgetierung lässt sich ebenfalls mit Business Intelligence abbilden: „Jeder Budgetverantwortliche sieht jederzeit genau, wo er steht.“ Das Controllingfeld Forderungsmanagement bietet dem Vertrieb dazu beispielsweise fundierte Informationen zu Außenständen. „Wenn wir die Business Intelligence Oberfläche nicht hätten, wäre es uns bei unserer Unternehmenstiefe nicht möglich, das Unternehmen vernünftig zu führen,“ so das Fazit von Peter Rotthoff.

Diamant/3 als Entscheidungsgrundlage

Planungen und Planwerte sind für Geschäftsführer Oliver Fries inzwischen fast wichtiger, als IST-Zahlen. Es gilt, etwaige Chancen und Risiken im Vorfeld zu erkennen: effexx weist eine komplexe Matrix-Struktur auf. Aus Standorten sind selbständige Niederlassungen geworden. Das erfordert eine Software, die dies abzubilden vermag. Die, über buchhalterischen Pflichten hinaus, Hinweise auf alle wesentlichen Fragen liefert – etwa in welchem Bereich die größten Wachstumschancen liegen. „Diamant Software hilft durch die vielen Möglichkeiten an Auswertungen unheimlich und unterstützt uns ganz massiv. Diamant/3 ist im kaufmännischen Bereich die Entscheidungsgrundlage für uns – und liefert die Zahlen, auf deren Basis wir entscheiden“, so Oliver Fries. Besonders schätzt er, dass die Software in Entscheidungssituationen proaktiv viele Möglichkeiten bieten kann – „das hilft uns sehr viel.“

Zusammen in die Zukunft

Deshalb pilotiert effexx auch neue Komponenten. So lassen sich Erweiterungen – bzw. deren Vorteile - viel früher nutzen. Pilotkunden haben schon in einem sehr frühen Stadium die Chance, Änderungswünsche zu benennen und die Software ein Stück weit in die eigene Richtung zu gestalten. „Wir werden in den nächsten Jahren weiterwachsen. Ich bin mir sicher mit Diamant Software einen Partner zu haben, mit dem wir auch in Zukunft über die erforderlichen Zahlen in aller Tiefe verfügen“, so Peter Rotthoffs Prognose.

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