Anwenderbericht: Eberl – Internationale Spedition GmbH & Co. KG

Rechnungswesen- und Controllingsoftware
für die Logistikbranche

Das mittelständische Familienunternehmen realisiert weltweit Logistikprojekte. Die im Herzen von Bayern angesiedelte internationale Spedition kann auf eine rund 50-jährige Erfolgsgeschichte zurückblicken: Im Gründungsjahr verfügte der Fuhrpark lediglich über einen alten VW-Bus, einen Kleintransporter und einen Mercedes. In der ersten Monatsbilanz konnte man aber bereits schwarze Zahlen ausweisen: wofür sicher noch keine Software Unterstützung nötig war – heute umso mehr.

"Diamant/3 deckt unsere Bedürfnisse ideal ab. Gerade im Rechnungseingang hat sich eine enorme Zeitersparnis ergeben. Manche Arbeitsschritte entfallen nun komplett - bei 15.000 bis 20.000 Eingangsrechnungen pro Jahr ist das ein Segen. Da bleibt dann mehr Zeit für Auswertungen und Controlling."
Ludwig Kolb, Finanzbuchhalter , Eberl Internationale Spedition GmbH & Co. KG

Mit modernster IT weltweit auf Achse

Für reibungslose Logistik sorgen inzwischen ca. 50 LKW und rund 150 Subunternehmer. Die Zollabwicklung erfolgt über ein eigenes Zollbüro, das mittels NCTS (New Computerized Transit System) mit nahezu 3.000 Zollstellen direkt verbunden ist. Die Auslieferung wird per AIS Scannertechnologie koordiniert.

Im Zuge der weltweiten Aktivitäten wuchsen auch die Anforderungen das Rechnungswesen: „Bei rund 15.000 Eingangsrechnungen pro Jahr stieß unsere alte Buchhaltungssoftware an ihre Grenzen. Insgesamt waren einfach zu viele Arbeitsschritte notwendig. Im Ausgangsbereich mussten Rechnungen manuell gebucht werden und vor allem gab es keine Schnittstelle zu unserem Speditionsprogramm MWare.“ Gesucht habe man daher ein schnell integrierbares, auf die Speditions-Bedürfnisse zugeschnittenes, effektives Programm, beschreibt Finanzbuchhalter Ludwig Kolb seine Anforderungen.

Mit Diamant/3 Prozesse beschleunigen

Über genau diese Branchenschnittstelle zu MWare von activ Logistics verfügt Diamant/3: „Die fakturierten Ausgangsrechnungen können wir damit direkt ins Buchhaltungsprogramm einspielen“, so Kolb. Ebenfalls angebunden ist DATEV (Lohnbuchhaltung). Die Kombination aus modernster Schnittstellentechnologie und effektivem Bedienerkomfort hat das dreiköpfige Rechnungswesen-Team von Beginn an begeistert. „Diamant/3 bedeutet für uns eine enorme Zeitersparnis“, lobt Ludwig Kolb. Auch gängige Programme wie Excel erkennt das Programm sofort. Altdaten ließen sich so schnell übertragen. Eine übersichtliche und intuitiv gestaltete Benutzeroberfläche sorgt zudem dafür, dass sich Nutzer schnell zurechtfinden – längere Einarbeitungszeiten oder gar kostspieliger Schulungsaufwand entfallen.

Zeitersparnis durch Automatisierungstools

„Diamant deckt unsere Bedürfnisse ideal ab“, zeigt sich Kolb regelrecht begeistert: „Durch das Rechnungseingangsbuch sparen wir uns den zeitraubenden Umweg über die Excel. Offene Posten können wir nun einfach und direkt verbuchen.“ Für Erleichterung im Büroalltag sorgt zudem das Modul Zahlungsverkehr: Eingangsrechnungen werden bei Durchführung des Zahlungsverkehrs automatisch ausgebucht. Ein weiteres Feature: Das Programm weist selbständig Rechnungen aus, die beim nächsten Zahllauf fällig werden. „Wir sind mit Diamant/3 immer im Bilde, wissen welche Zahlungsströme wie laufen und haben die Liquidität stets im Blick – was gerade im hart umkämpften Speditionsgeschäft außerordentlich wichtig ist“, so der Finanzbuchhalter.

Tools für die strategische Planung

Mittlerweile liegt die Spedition bei einem Rechnungseingang zwischen 15.000 bis 20.000 im Jahr. „Die dank der Softwareunterstützung eingesparte Zeit können wir sinnvoll in andere Bereiche investieren", sagt Kolb.  „Auch wenn sich in unserem Gewerbe die Digitalisierung vielleicht nicht ganz so schnell vollzieht wie in anderen Branchen, kommt man aus meiner Sicht gerade im Rechnungswesen um eine anständige Software nicht herum."

Die Erfassung der betriebswirtschaftlichen Prozesse ist das eine, die Auswertung und Weiterverarbeitung das andere: Controlling ist nicht nur ein Thema für Großkonzerne. Das Thema Unternehmenssteuerung geht auch den Spediteur etwas an, will er sich erfolgreich im Markt behaupten. „In Bezug auf betriebswirtschaftliche Auswertungen erschien uns Diamant3/ von Anfang an am Stärksten“, so der Finanzbuchhalter. Das Controlling ist bei der Finanzbuchhaltung aufgehängt. Diamant/3 biete die passenden Auswertungstools, um betriebswirtschaftliche Entwicklungen für die strategische Planung entsprechend aufzubereiten. Als sehr praktisch empfindet Kolb zudem die Excel Integration: „Man kann jede einzelne Auswertung mit einem Mausklick in Excel exportieren und weiterverarbeiten."

Ihr Digitalisierungslevel will die Spedition auch künftig weiter ausbauen. Der nächste Punkt auf der Agenda ist das softwareunterstützte Dokumentenmanagement.

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