Anwenderbericht: DRK Rettungsdienst Main-Kinzig

Rechnungswesen- und Controllingsoftware
beim Deutschen Roten Kreuz (DRK)

Der Verband und seine Töchter - die Rettungsdienst Main-Kinzig gGmbH und die DRK Wohnen und Pflege im Alter in Maintal gGmbH -  beschäftigen rund 365 Mitarbeiter. Das vielfältige Angebot umfasst Dienste - wie betreutes Wohnen und Pflege, Hausnotrufe, Aus- und Weiterbildung, Katastrophenschutz und Bergwacht, soziale Dienste und Sozialarbeit sowie Sanitätsdienst. Zuständig ist der Verband für das Gebiet des Altkreises Hanau inklusive der Stadt Hanau.

 

"Alles, was wir uns erhofft haben und was uns versprochen wurde, ist auch eingetreten. Wir konnten viele Arbeitsabläufe beschleunigen, einige wurden sogar komplett überflüssig. Allein beim Verbuchen von Löhnen und Gehältern im Rechnungswesen sparen wir heute fünf Manntage Arbeit pro Monat ein.“
Timo Schnürpel, Leiter Buchhaltung, DRK Kreisverband Hanau e. V.

Mit Blaulicht zu mehr Effizienz

Automatisierungspotenzial voll ausgenutzt

So klingt Begeisterung: „Alles, was wir uns erhofft haben und was uns versprochen wurde, ist auch eingetreten. Wir konnten viele Arbeitsabläufe beschleunigen. Einige wurden sogar komplett überflüssig. Allein beim Verbuchen von Löhnen und Gehältern im Rechnungswesen sparen wir heute fünf Manntage Arbeit pro Monat ein", sagt Timo Schnürpel, Leiter Buchhaltung beim DRK Kreisverband Hanau e. V.

Automatischer Bankimport spart jede Menge Arbeit

Weil das alte Rechnungswesen den gestiegenen Anforderungen nicht mehr gewachsen war, entschied sich das Deutsche Rote Kreuz Hanau, Diamant Software einzuführen. Vor allem in Sachen Automatisierung, aber auch wenn es darum ging, die Verflechtungen der verschiedenen Firmen untereinander abzubilden, war die alte Lösung an ihre Grenzen gestoßen. Eine Situation, die sich heute, nachdem Diamant/3 sowohl im Kreisverband als auch beim Rettungsdienst Main-Kinzig gGmbH und der Wohnen und Pflege im Alter in Maintal gGmbH im Einsatz ist, grundlegend geändert hat. „Die automatischen Verbuchungen, die Diamant/3 bietet, nutzen wir in vollem Umfang“, erläutert Timo Schnürpel. „Beispielsweise der automatische Bankimport erspart uns eine Menge Aufwand.“

Transparenz beschleunigt

Die Zahl der Aufgaben und Mandanten wächst. Deshalb ist Timo Schnürpel offen für zeitsparende neue Lösungen. Zur Konsolidierung und Verwaltung der 16 Ortsverbände nutzt der Kreisverband deshalb beispielsweise die Synchronisation über zentrale Stammdaten.

Für eine deutliche Prozessoptimierung sorgte auch die Einführung des digitalen Rechnungseingangsbuchs von Diamant Software. Die Erfassung von Eingangsrechnungen war mit hohem Aufwand verbunden: Das integrierte, webbasierte Rechnungseingangsbuch spart viel manuellen Aufwand. Auch die Suche nach verlorenen Rechnungen hat ein Ende.

Zeit genug also, sich dem nächsten Thema zu widmen: gerade ist die automatisierte Diamant/Avisverarbeitung an den Start gegangen, mit dem Ziel, auch hier Prozesse einfacher und schneller bzw. standardisiert und nachvollziehbar zu gestalten.

Schlagkräftige Integrationsfähigkeit

Als äußerst schlagkräftig erweist sich in Hanau außerdem die Integrationsfähigkeit. „Als uns die Software vorgestellt wurde, hat man uns versprochen, dass Diamant eine sehr offene Plattform ist“, erinnert sich der Leiter der Buchhaltung. „Und das hat sich in der Tat bestätigt. Es gibt keinerlei Probleme damit, Daten ein- oder auszulesen, selbst wenn dabei Zusatzdaten oder Textfelder im Spiel sind.“ Eine Fähigkeit, die beim DRK Hanau von zentraler Bedeutung ist, da der Verband zahlreiche Vorsysteme im Einsatz hat, mit denen das Rechnungswesen interagieren muss – seien es die verschiedenen Fakturaprogramme, das Hausnotrufsystem, die Honorarabrechnung für Trainer oder das Programm zur Erfassung der Rettungseinsätze, um nur einige Beispiele zu nennen. Stellvertretend für die reibungslose Integration von Diamant in diese heterogene Systemlandschaft steht die Zusammenarbeit mit dem Lohn- und Gehaltssystem des DRK Hanau. Durch die hohe Integrationsfähigkeit der Software  spart man sich heute in Hanau jeden Monat rund fünf Manntage Arbeit.

 

Excel-Integration nachgezogen

Kein Wunder also, dass der Verband nach diesen Erfahrungen das Automatisierungspotenzial von Diamant weiter ausschöpfen wollte, und deshalb vor kurzem auch die Excel-Integration nachgezogen hat. Der Vorteil: Bereits im Haus vorhandene Excel-Berichtsvorlagen können weiterhin genutzt werden, so dass sich Vorstand und Aufsichtsräte nicht umgewöhnen müssen. Allerdings mit dem Unterschied, dass diese Vorlagen heute nicht mehr manuell bestückt werden müssen, sondern von Diamant automatisch mit aktuellen Zahlen aus dem Rechnungswesen befüllt werden. „Auch die Excel-Integration funktioniert hervorragend“ freut sich Timo Schnürpel. „Deshalb nutzen wir sie auch bei der Erstellung von Wirtschafts- und Haushaltsplänen für unsere Delegierten.“ Diamant kommt inzwischen auch in den Pflegeheimen des DRK Hanau zum Einsatz. Damit ist der Verband komplett mit allen seinen Firmen auf derselben Buchhaltungssoftware.

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