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Anwenderbericht: DRK Rettungsdienst Main-Kinzig

Rechnungswesen- und Controllingsoftware
beim Deutschen Roten Kreuz (DRK)

Der Verband und seine Töchter - die Rettungsdienst Main-Kinzig gGmbH und die DRK Wohnen und Pflege im Alter in Maintal gGmbH -  beschäftigen rund 365 Mitarbeiter. Das vielfältige Angebot umfasst Dienste - wie betreutes Wohnen und Pflege, Hausnotrufe, Aus- und Weiterbildung, Katastrophenschutz und Bergwacht, soziale Dienste und Sozialarbeit sowie Sanitätsdienst. Zuständig ist der Verband für das Gebiet des Altkreises Hanau inklusive der Stadt Hanau.

 

„Das Upgrade auf Diamant 2020 hat unsere Prozesse nochmal beschleunigt: Durch die Möglichkeit, individuelle Kacheln mandantenunabhängig auf dem Dashboard anzulegen, geht die Lohnbuchhaltung/-Zahlung jetzt doppelt so schnell.“
Timo Schnürpel, Rechnungswesenleiter, DRK Kreisverband Hanau e. V.

Mit Blaulicht zu mehr Effizienz

Automatisierungspotenzial voll ausgenutzt

Nach der Einführung von Diamant urteilte Rechnungswesenleiter Timo Schnürpel: „Alles, was wir uns erhofft haben und was uns versprochen wurde, ist eingetreten. Wir konnten viele Arbeitsabläufe beschleunigen. Einige wurden sogar überflüssig. Die Einführung selbst liegt schon rund zehn Jahre zurück. Geblieben ist die Herausforderung, Prozesse immer wieder neu zu optimieren.

Diesen Anforderungen begegnet Diamant Software mit regelmäßigen Upgrades. Einen weiteren Sprung nach vorn hat der Wechsel auf Diamant 2020 gebracht. Timo Schnürpel hat sein Team selbst geschult: Die Umstellung war gut geplant und innerhalb weniger Tage für gesamte Organisation erledigt. Insbesondere die neue Oberfläche gefällt gut: "Die Möglichkeit, individuelle Kacheln mandantenunabhängig auf dem neuen Dashboard anzulegen erspart uns eine Menge Aufwand“, urteilt der Rechnungswesenleiter.

 

Transparenz beschleunigt

Sprung nach vorn durch Konzernbuchhaltung

Mit der Einführung der Konzernbuchhaltung haben sich neue Einsparmöglichkeiten aufgetan: Beispielsweise gibt es eine deutliche Erleichterung bei den Jahresabschlüssen der Ortsvereine - bzw. bei der Errechnung der Beitragsumlage: Musste vorher jeder Ortsverein diese manuell per Excel erstellen, lassen sich die Daten jetzt direkt aus Diamant übernehmen. Das minimiert die Fehler minimiert und maximiert das Tempo. Nicht zuletzt lassen sich so die Verflechtungen der einzelnen Einheiten untereinander optimal abbilden.

Auch die Zahl der Mandanten wächst. Deshalb ist Timo Schnürpel offen für zeitsparende neue Lösungen. Zur Konsolidierung und Verwaltung der 16 Ortsverbände nutzt der Kreisverband deshalb beispielsweise die Synchronisation über zentrale Stammdaten.

Schlagkräftige Integrationsfähigkeit

Als äußerst schlagkräftig erweist sich in Hanau außerdem die Integrationsfähigkeit. „Als uns die Software vorgestellt wurde, hat man uns versprochen, dass Diamant eine sehr offene Plattform ist“, erinnert sich der Rechnungswesenleiter. „Das hat sich bestätigt. Es gibt keinerlei Probleme damit, Daten ein- oder auszulesen, selbst wenn Zusatzdaten oder Textfelder im Spiel sind.“ Eine Fähigkeit, die von zentraler Bedeutung ist, da der Verband zahlreiche Vorsysteme im Einsatz hat, mit denen das Rechnungswesen interagieren muss: Seien es die verschiedenen Fakturaprogramme, das Hausnotrufsystem, die Honorarabrechnung für Trainer oder das Programm zur Erfassung der Rettungseinsätze, um nur einige Beispiele zu nennen.

Stellvertretend für die reibungslose Integration von Diamant in diese heterogene Systemlandschaft steht die Zusammenarbeit mit dem Lohn- und Gehaltssystem. Die Hanauer nutzen  den Diamant Business Connector für die Avis und Lohnverarbeitung. Damit geht beides doppelt so schnell und vor allem fehlerlos. "Allein beim Verbuchen von Löhnen und Gehältern sparen wir  fünf Manntage Arbeit pro Monat", so Timo Schnürpel.

 

Excel-Integration nachgezogen

Kein Wunder also, dass der Verband nach diesen Erfahrungen das Automatisierungspotenzial von Diamant weiter ausschöpfen wollte, und deshalb vor kurzem auch die Excel-Integration nachgezogen hat. Der Vorteil: Bereits im Haus vorhandene Excel-Berichtsvorlagen können weiterhin genutzt werden, so dass sich Vorstand und Aufsichtsräte nicht umgewöhnen müssen. Allerdings mit dem Unterschied, dass diese Vorlagen heute nicht mehr manuell bestückt werden müssen, sondern von Diamant automatisch mit aktuellen Zahlen aus dem Rechnungswesen befüllt werden. „Auch die Excel-Integration funktioniert hervorragend“ freut sich Timo Schnürpel. „Deshalb nutzen wir sie auch bei der Erstellung von Wirtschafts- und Haushaltsplänen für unsere Delegierten.“ Diamant kommt inzwischen auch in den Pflegeheimen des DRK Hanau zum Einsatz. Damit ist der Verband komplett mit allen seinen Firmen auf derselben Buchhaltungssoftware.