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DRK Kreisverband Hanau e.V.

365 Mitarbeiter | Kunde seit 2009
Deutliche Zeitersparnis bei Eingangsrechnungen
5 Manntage/mtl. durch Integration der Lohn und Gehaltssoftware gespart
Im Rechnungswesen direkten Zugriff auf Daten aus Vorsystemen und Excel

Mit Blaulicht zu mehr Effizienz

Die Herausforderung

Dem DRK Kreisverband Hanau gehören 16 Ortsverbände und zwei gGmbHs an: Das vielfältige Angebot umfasst betreutes Wohnen und Pflege, Hausnotrufe, Aus- und Weiterbildung, Katastrophenschutz und Bergwacht, soziale Dienste und Sozialarbeit sowie Sanitätsdienst.

Dem DRK Hanau kam es darauf an, das Automatisierungspotenzial voll auszunutzen und Verflechtungen transparent abzubilden. Auch ging es darum, durch ein ausdifferenziertes Controlling gezielt die Ausstattung der Rettungswachen zu planen.

Wesentlich war dabei eine hohe Integrationsfähigkeit in die heterogene Systemlandschaft und Zukunftsfähigkeit - im Sinne von neuen Modulen und Möglichkeiten, um Prozesse weiter zu optimieren. Eine Herausforderung, die bleibt: Auch beim Upgrade auf Diamant 2020 ging es darum, Prozesse noch weiter zu beschleunigen und die Effizienz weiter zu steigern.

Mehrwerte
Anwenderbericht

Schnelle Rechnungsbearbeitung

  • Jeder Mitarbeiter kann „seine“ Rechnungen prüfen – auch wenn er sich mit IT oder Buchhaltung nicht besonders gut auskennt. Der Aufwand ist denkbar gering, Übertragungsfehler gibt es praktisch nicht.
  • Bereitstellung der Belege im Rechnungseingangsbuch: Bei Fragen lassen sich Beleg und Rechnungs-Scan direkt – per Drop Down – am Bildschirm aufrufen.
  • Ein Protokoll zum Genehmigungsprozess erfasst alle Bearbeitungsschritte und Kommentare.
  • So ist jederzeit nachvollziehbar, welcher Benutzer eine Rechnung wann bearbeitet hat. Die Suche nach verlorenen Rechnungen hat ein Ende. Skontofristen lassen sich sicher einhalten.

 

Routinearbeiten minimieren - Prozesse beschleunigen

  • Die Konzernbuchhaltung sorgt für deutliche Erleichterung bei den Jahresabschlüssen der Ortsvereine.
  • Die Beitragsumlage lässt sich damit deutlich einfacher errechnen. Während vorher jeder Ortsverband die Beitragsumlage manuell per Excel errechne hat, lassen sich jetzt die Daten direkt aus Diamant übernehmen - was Fehler minimiert und das Tempo beschleunigt.

 

Hohe Integrationsfähigkeit

  • Seitdem das DRK Hanau den DBC für die Avis- und Lohnverarbeitung nutzt, geht beides doppelt so schnell und: manuelle Fehler entfallen.
  • Allein die Integration zwischen Diamant und dem internen Lohn- und Gehaltssystem spart jeden Monat rund fünf Manntage Arbeit.
  • Excel Integration: Durch Verknüpfung von Diamant und Excel gehören Übertragungsfehler und unübersichtliche Excel Tapeten der Vergangenheit an.
  • Zahlreiche Vorsysteme sind reibungslos integriert - wie das Hausnotrufsystem oder das Programm zur Erfassung der Rettungseinsätze.

„Die automatischen Verbuchungen, die Diamant/3 bietet, nutzen wir in vollem Umfang,“ sagt Timo Schnürpel, Leiter Buchhaltung, DRK Hanau.

Welche das sind erfahren Sie hier: Anwenderbericht lesen

Folgende Lösungen des Diamant Rechnungswesen+Controlling sind im Einsatz:

"Alles, was wir uns erhofft haben und was uns versprochen wurde, ist auch eingetreten. Wir konnten viele Arbeitsabläufe beschleunigen, einige wurden sogar komplett überflüssig. Allein beim Verbuchen von Löhnen und Gehältern im Rechnungswesen sparen wir heute fünf Manntage Arbeit pro Monat ein.“
Timo Schnürpel, Leiter Buchhaltung, DRK Kreisverband Hanau e. V.

Anwenderbericht

Die Erfolgsgeschichte im Detail

Beim DRK Hanau suchte man eine Software, die die gestiegenen Anforderungen in Sachen Automatisierung und Transparenz erfüllt und fand Diamant/3 Rechnungswesen+Controlling.