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documenta und Museum Fridericianum gGmbH

20 Mitarbeiter | Kunde seit 2019
Rechnungsfreigabe in 1-2 statt in 5 Tagen
Quartalsabschlüsse schneller erstellen
Rund 150 Rechnungen täglich nahezu automatisch verbuchen

Weltkunstausstellung erreicht mit Diamant höheren Automatisierungsgrad

Die Herausforderung

Die documenta ist die weltweit bedeutendste Ausstellung für zeitgenössische Kunst. Alle fünf Jahre lockt sie tausende Besucher nach Kassel. Der Aufwand zur Planung und Finanzierung einzelner Projekte und Teilbereiche ist immer immens. CFO Andreas Brandenstein arbeitet mit unterschiedlichsten Stakeholdern zusammen – internationalen Künstler*innen, Kurator*innen, Besucher*innen, Sponsoren sowie den Gesellschaftern auf Stadt- und Landesebene.

Nach der letzten documenta galt es, eine positive Neustrukturierung des Finanzmanagements vorzunehmen - einschließlich einer neuen Software. Andreas Brandenstein kannte Diamant bereits: „Von all den Lösungen in meiner Zeit in der Wirtschaftsprüfung und Steuerberatung ist mir Diamant am überzeugendsten in Erinnerung geblieben. Die Software ist sehr intuitiv, sodass man sich auch als Ungeübter schnell darin zurecht findet und mit wenigen Klicks sein Ziel erreicht.“

Die Lösung sollte mehr Transparenz schaffen und wichtige Prozesse im Tagesgeschäft digitalisieren. Überzeugt hat vor allem das integrierte Rechnungseingangsmanagement: „Wir hatten zuvor einen hohen manuellen Aufwand, da die Rechnungen noch in Papierform von Tisch zu Tisch gingen.“ Brandensteins erstes Fazit nach der Einführung: „Mit Diamant sind wir in der Lage, Rechnungswesen und Controlling umfassend zu digitalisieren. Diamant bildet die Herausforderungen im Non-Profit-Bereich sehr gut ab.“

Mehrwerte

Rechnungen flexibel freigeben – auch aus dem Homeoffice

  • Durchgängig digitaler Workflow
  • Fristen sicher einhalten, auch wenn die Entscheidungsträger über die ganze Welt verteilt sind
  • hohe interne Akzeptanz der Software und des Prozesses, schon nach kurzer Zeit

 

Hohe Transparenz bei Projektbudgetierung

  • Detaillierter Überblick über das Kosten- und Leistungsmanagement
  • Projekte, Kostenstellen, Kostenarten und Kostenträger lassen sich völlig frei definieren
  • beliebig viele Projekte anlegen und jeden einzelnen Budgetverlauf bis auf Rechnungsebene nachvollziehen
  • Plan-Ist-Vergleiche zeigen, wieviel Budget für ein Projekt bereitsteht und wieviel Gelder bereits geflossen sind.
  • Vereinfachte Quartalsabschlüsse durch schnelleren Überblick über die aktuellen Finanzen

 

Durchgängiger Datentransfer sorgt für hohe Automatisierung

  • hohe Integrationsfähigkeit der Software
  • zahlreiche Schnittstellen zu vorgelagerten Programmen für eine optimale Prozessautomatisierung
  • Electronic-Banking-Schnittstelle: beide Programme harmonisieren perfekt
  • in Diamant freigegebene Belege lassen sie sich nahtlos in das Bezahlsystem transferieren
  • Täglich ca. 100–200 Rechnungen: jetzt mittels OCR-Erkennung nahezu automatisch gebucht
  • für große Erleichterung im Tagesgeschäft

Folgende Lösungen des Diamant Rechnungswesen+Controlling sind im Einsatz:

„Über Plan-Ist-Vergleiche sehen wir sehr detailliert, wie viel Budget für ein Projekt bereitsteht und wie viele Gelder bereits geflossen sind. Das erleichtert auch meine Aufgabe bei den Quartalsabschlüssen ungemein, da ich mir schneller einen Überblick über unsere aktuellen Finanzen verschaffen kann.“
Andreas Brandenstein, Kaufmännischer Leiter (CFO), documenta und Museum Fridericianum gGmbH

 

Erfolgsgeschichte

Dank dem Einsatz des Diamant Rechnungswesen+Controlling konnten die Mitarbeiter der documenta das Finanzmanagement positiv neustrukturieren. "Transparenz schaffen und Prozesse digitalisieren" war die Devise.

Bildnachweis Foto: Nils Klinger