documenta und Museum Fridericianum gGmbH

Weltkunstausstellung erreicht mit Diamant höheren Automatisierungsgrad

Die Herausforderung

Die documenta ist die weltweit bedeutendste Ausstellung für zeitgenössische Kunst. Alle fünf Jahre lockt sie tausende Besucher nach Kassel. Der Aufwand zur Planung und Finanzierung einzelner Projekte und Teilbereiche ist immer immens. CFO Andreas Brandenstein arbeitet mit unterschiedlichsten Stakeholdern zusammen – internationalen Künstler*innen, Kurator*innen, Besucher*innen, Sponsoren sowie den Gesellschaftern auf Stadt- und Landesebene.

Nach der letzten documenta galt es, eine positive Neustrukturierung des Finanzmanagements vorzunehmen - einschließlich einer neuen Software. Andreas Brandenstein kannte Diamant bereits: „Von all den Lösungen in meiner Zeit in der Wirtschaftsprüfung und Steuerberatung ist mir Diamant am überzeugendsten in Erinnerung geblieben. Die Software ist sehr intuitiv, sodass man sich auch als Ungeübter schnell darin zurecht findet und mit wenigen Klicks sein Ziel erreicht.“

Die Lösung sollte mehr Transparenz schaffen und wichtige Prozesse im Tagesgeschäft digitalisieren. Überzeugt hat vor allem das integrierte Rechnungseingangsmanagement: „Wir hatten zuvor einen hohen manuellen Aufwand, da die Rechnungen noch in Papierform von Tisch zu Tisch gingen.“ Brandensteins erstes Fazit nach der Einführung: „Mit Diamant sind wir in der Lage, Rechnungswesen und Controlling umfassend zu digitalisieren. Diamant bildet die Herausforderungen im Non-Profit-Bereich sehr gut ab.“

Mehrwerte

Rechnungen flexibel freigeben – auch aus dem Homeoffice

Durchgängig digitaler Workflow
Fristen sicher einhalten, auch wenn die Entscheidungsträger über die ganze Welt verteilt sind
hohe interne Akzeptanz der Software und des Prozesses, schon nach kurzer Zeit

Hohe Transparenz bei Projektbudgetierung

Detaillierter Überblick über das Kosten- und Leistungsmanagement
Projekte, Kostenstellen, Kostenarten und Kostenträger lassen sich völlig frei definieren
beliebig viele Projekte anlegen und jeden einzelnen Budgetverlauf bis auf Rechnungsebene nachvollziehen
Plan-Ist-Vergleiche zeigen, wieviel Budget für ein Projekt bereitsteht und wieviel Gelder bereits geflossen sind.
Vereinfachte Quartalsabschlüsse durch schnelleren Überblick über die aktuellen Finanzen

Durchgängiger Datentransfer sorgt für hohe Automatisierung

hohe Integrationsfähigkeit der Software
zahlreiche Schnittstellen zu vorgelagerten Programmen für eine optimale Prozessautomatisierung
Electronic-Banking-Schnittstelle: beide Programme harmonisieren perfekt
in Diamant freigegebene Belege lassen sie sich nahtlos in das Bezahlsystem transferieren
Täglich ca. 100–200 Rechnungen: jetzt mittels OCR-Erkennung nahezu automatisch gebucht
für große Erleichterung im Tagesgeschäft