Anwenderbericht: Deutsches Rotes Kreuz Münster

Rechnungswesen- und Controllingsoftware
für das Deutsche Rote Kreuz (DRK)

„Wir empfinden uns als mittelständischer Dienstleister im Nonprofit-Sektor“, beschreibt der kaufmännische Leiter Thorsten Basler das Selbstverständnis des DRK-Kreisverbandes Münster. Der Verband ist breit aufgestellt: Seine Tätigkeitsfelder gehen über „klassische“ Rotkreuz-Angebote hinaus und umfassen etwa Freiwilligendienste, einen Kleiderladen und die Kinderschutzambulanz. Diese ist einmalig in Deutschland.

"Die Zuverlässigkeit und Stabilität des Programms ist wirklich beeindruckend. Das gibt einem Sicherheit und ein ruhiges Gewissen."
Thorsten Basler, kaufmännischer Leiter , Deutsches Rotes Kreuz Münster

Münsteraner Quantensprung

Zahlen können eins-zu-eins übernommen werden

Abgerechnet wird fast ausschließlich mit öffentlichen Kostenträgern: „Bei der Abrechnung muss man sich sehr flexibel auf deren Vorgaben einstellen können“, weiß Thorsten Basler. Was er mit der Diamant/3 Kostenrechnung „wunderbar meis­tern kann“. Beispielsweise die Kindertagesstätten werden zu 91 Prozent von Stadt und Land finanziert. Jede Tagesstätte wird in Diamant als eigene Kostenstelle geführt. Einmal jährlich werden sie mit der Stadt abgerechnet. Dafür steht ein elektroni­sches Abrechnungsprogramm zur Verfügung. Die Zahlen lassen sich direkt aus Diamant/3 übernehmen. „Die Kostenstellen­auswertungen liefern uns eins-zu-eins die Werte, die wir für das elektronische Abrechnungsformular brauchen. Da ist kei­nerlei Zusammensuchen mehr nötig. Das gilt für alle Bereiche, in denen wir mit öffentlichen Trägern arbeiten.“

„Sicherheit und ein ruhiges Gewissen“

Ähnlich wichtig ist für den kaufmännischen Leiter die Möglichkeit, Kosten für Projekte zu ermitteln. Das DRK Münster verwirklicht zahlreiche Spenden finanzierte Projekte. „Die Spender wollen natürlich hinterher sehen, wofür ihre Gelder verwendet worden sind.“ Ein Beispiel ist das Mentoren-Projekt „Fit für den Job“, das Kinder aus einem Stadtteil mit hohem Migrantenanteil auf das Berufsleben vorbereiten soll. Ausgeschrieben von einer Bank, ging der Zuschlag für die Verwirklichung an das DRK Münster. Gemeinsam mit den Fachabteilungen wurde dafür in Diamant ein Projekt angelegt. Damit lassen sich die Kosten exakt verrechnen und die erbrachten Leistungen genau nachweisen.

Digitales Rechnungseingangsmanagement

Mit den Zeiten ändern sich die Anforderungen und Möglichkeiten – das gilt ganz besonders für die Digitalisierung. Da ist es natürlich ein erheblicher Vorteil, wenn sich die bestehende Software „einfach“ modular erweitern lässt. So geschehen beim DRK in Münster. Gerade der Rechnungseingang bietet viel Optimierungspotential. Durch das integrierte digitale Diamant/3 Rechnungseingangsmanagement hat Thorsten Basler jetzt jederzeit im Blick, wer welche Rechnung wo bearbeitet. Dazu kommt die Sicherheit, dass keine Rechnung im Zahlungslauf landet, ehe nicht alle, im Genehmigungsworkflow hinterlegten Freizeichnungen erfolgt sind – ganz einfach per Mouse Klick. Und nicht zuletzt macht sich die Investition schon deshalb bezahlt, weil der Verband jetzt die Skontofristen viel besser im Blick hat und nutzen kann.

Für die Zukunft gerüstet

Seit über 20 Jahren arbeitet das DRK Münster jetzt mit Diamant Software. Die Ablösung des Altsystems war für das Rewe-Team damals „ein Quantensprung“. An dieser Einschätzung hat sich bis heute nichts geändert: „Die Zuverlässigkeit und Stabilität des Programms ist wirklich beeindruckend“, resümiert Thorsten Basler. „Das gibt Sicherheit und ein ruhiges Gewissen.“ Auch für die Zukunft ist der Verband gewappnet: Neue Herausforderungen wird er sicherlich mit neuen modularen Lösungskomponenten in der Rechnungswesen- und Controlling Software meistern können.

 

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