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Anwenderbericht: c.i.t. management GmbH

Rechnungswesen- und Controllingsoftware
für Einzelhandel und Dienstleistung

Die c.i.t. management GmbH verwaltet eines der traditionsreichsten Modehäuser Deutschlands - b&u in Iserlohn. Unter dem Dach der Holding laufen viele weitere Fäden zusammen: Sie managt diverse Immobilien, Firmen und Gewerbeeinheiten in Nordrhein-Westfalen. Den Überblick ermöglicht das Diamant Rechnungswesen- und Controlling. Es sorgt für zahlreiche Automatisierungen im Tagesgeschäft und bildet die filialartigen Strukturen transparent ab.

„Die Chemie stimmt einfach. Alles was versprochen wurde, ist auch eingetroffen.“
Anja Neumann, Leiterin Rechnungswesen, c.i.t. management GmbH

Markenmode effektiv gemanagt

Dem Modehaus b&u ist seine bald 150-jährige Tradition an der Fassade anzusehen. In einem der schönsten historischen Gebäude Iserlohns untergebracht, bildet es quasi das Herzstück einer Kollektion, welche die Holding-Gesellschaft verwaltet. Anja Neumann und zwei Kolleginnen erledigen die komplette Finanz- und Lohnbuchhaltung. „Als Dachgesellschaft steuern wir aktuell acht Tochtergesellschaften: unser Modehaus, zwei Immobiliengesellschaften, eine Software-Firma, sowie die schnell wachsende Boutiquenkette DeLu GmbH“, so die Leiterin des Rechnungswesens.

Zukunftsfähige Rechnungswesensoftware mit Branchenkompetenz gesucht

Das 1872 erbaute Modehaus b&u in Iserlohn erbaut befindet es sich im Besitz der c.i.t. management GmbH. (Quelle: c.i.t.)

Die Holding entschied sich für Diamant, weil das bisherige Programm eines kleinen Herstellers nicht konsequent weiterentwickelt wurde. Auch verursachte die Lösung häufig Fehler bei Monatsauswertungen und der Support reagierte nicht zuverlässig auf Probleme.
Von Diamant Software hatte man bis dato nur Positives gehört: So arbeitet das Modehaus Baltz in Bochum seit Jahren damit. „Wir haben uns im Vorfeld branchentypische Referenzen angeschaut. Die Fachleute von Diamant gingen von Anfang an sehr kompetent auf unsere Fragen ein. Bei der Präsentation merkten wir schnell, dass wir es mit einer zukunftsfähigen Lösung zu tun haben, die keinen unserer Wünsche offenlässt.“

Die neue Lösung sollte reibungslos mit vorgelagerten Systemen zusammenarbeiten, weniger fehleranfällig sein und insgesamt eine höhere Automatisierung des Tagesgeschäfts ermöglichen. „Letzteres war uns besonders wichtig, denn wir wollen natürlich auch in Zukunft wachsen. Außerdem erhofften wir uns mehr Unterstützung bei den monatlichen Auswertungen, damit wir eine langfristige strategische Planung entwickeln können.“

„Mehr Transparenz über unsere individuellen Kostenstrukturen“

„Dank der Kostenrechnung in Diamant haben wir nun deutlich mehr Transparenz über die individuellen Kostenstrukturen gewonnen“, lobt Anja Neumann. Die verschiedenen Geschäftsfelder lassen sich jetzt detailliert abbilden und auswerten. Ebenso sind aussagekräftige Plan-Ist-Vergleiche möglich. Mithilfe des Lesezugriffs kann auch die c.i.t.-Geschäftsführung nun jederzeit selbst prüfen, wie sich die Kosten entwickeln. Für eine optimale Übersicht lassen sich die Berichte bis auf Belegebene hinunterscrollen.

Intensiv genutzt werde die Kostenrechnung vor allem für interne Auswertungen. „Wir arbeiten schon seit Jahren mit einem bestimmten Berichtsaufbau. Diese bewährte G&V-Statistik wollten wir weiterführen. Mit etwas Hilfe der Diamant Experten konnten wir diesen Report schließlich sehr gut in der neuen Software umsetzen.“

Effizienter im Tagesgeschäft

Aktuell erhält die c.i.t. im Jahr circa 20.000 Eingangsrechnungen, die zeitnah abgearbeitet werden müssen. Mit Diamant ist das überhaupt kein Problem: Belege lassen sich mit der Diamant Finanzbuchhaltung schnell, sicher und einfach kontieren sowie mit wenigen Klicks buchen. „Die Benutzerführung ist sehr intuitiv und wir haben die Systemoberfläche individuell nach unseren täglichen Aufgaben gestaltet“, zeigt sich Anja Neumann zufrieden. „Die Prozesse werden dadurch nachvollziehbarer und wir sind insgesamt effizienter in der Erledigung von Arbeitsroutinen.“

Zahlungsverkehr – „Eine große Erleichterung für uns“

Eine höhere Automatisierung ergibt sich zudem im täglichen Zahlungsverkehr. Der automatische Bankimport wickelt diesen schnell und fehlerfrei ab. „Von unserer Boutiquenkette DeLu GmbH erhalten wir täglich mehrseitige Kontoauszüge, die wir früher alle einzeln auslesen und von Hand eintippen mussten. Das dauerte bis zu 1,5 Stunden pro Tag“, konstatiert die Finanzbuchhalterin „Heute reicht ein Mausklick und die Belege sind gebucht. Das bedeutet für uns eine ganz erhebliche Einsparung von Arbeitszeit.“

Hohe Integrationsfähigkeit der Software

Hilfreich ist in dem Zusammenhang die hohe Integrationsfähigkeit der Software: Diamant hält Schnittstellen zu zahlreichen Business-Anwendungen vor. Für die verschiedenen Gesellschaften holt die Lösung Daten aus dem von der eigenen Software-Firma entwickelten Warenwirtschaftssystem. Dieses ist wiederum angebunden an die Retail-Lösungen des Modehauses b&u sowie der aktuell 43 DeLu-Boutiquen. „Für die einzelnen Mandanten nutzen wir die Diamant Finanzbuchhaltung auch zur Erfassung der Kassenbuchungen“, erläutert Anja Neumann. Die Software erfasst dazu permanent Informationen zu den täglichen Buchungen der Kassen aus dem ERP-System. „Die Buchungen genauso wie die Rechnungen, die in unserer Branchenlösung erfasst werden, fließen anschließend direkt nach Diamant und wir können diese dort weiterverarbeiten.“

Filiallogik flexibel abbilden

Im Gegensatz zur alten Lösung ist Diamant in der Lage, die Filialstrukturen der DeLu GmbH detailliert abzubilden. „Früher hatten wir diese zusätzliche Ebene nicht“, erinnert sich Anja Neumann. „Da mussten wir alles von Hand einpflegen: Jede neue DeLu-Filiale hat uns zusätzliche Arbeit beschert.“ Mit Diamant sei das nun anders: „Dank der zahlreichen Automatisierungsmöglichkeiten können wir neue Filialen einfach hinzufügen. Der Arbeitsaufwand bleibt immer der Gleiche.“

Zeitnaher Support auf Augenhöhe

Und falls Anja Neumann und ihr Team einmal nicht mehr weiterwissen, können sie sich guten Gewissens an den Support von Diamant Software wenden. „Der Support ist wirklich zuverlässig und wir erhalten auf unsere Probleme stets eine zeitnahe Rückmeldung.“ Allerdings benötige man den Support eher selten. „Wir können uns fast immer selbst helfen. Zum Beispiel nutzen wir sehr gerne das integrierte Nutzerhandbuch der Lösung. Über die Schnellsuche ist die richtige Antwort auf eine Frage zügig gefunden. Das ist wirklich sehr umfangreich und hilft uns meist weiter – auch so etwas hatten wir vorher nicht!“