Anwenderbericht: Caritasverband Moers-Xanten e.V.

Rechnungswesen- und Controllingsoftware
für Caritasverbände

Der 1969 gegründete Caritasverband Moers-Xanten betreut mit knapp 1000 Mitarbeitern das linksrheinische Gebiet des Landkreises Wesel. Dort betreibt der Verband ein breites Netz mit sozialen Einrichtungen und rund 40 Fachdiensten, die von A wie Altenhilfe bis Z wie Zivildienst reichen.

„Der Einsatz von Diamant Personalcontrolling ermöglicht einen schnellen, zuverlässigen und übersichtlichen Zugriff auf Personaldaten und vereinfacht das bisher sehr aufwändige Personalmanagement.“
Damian Pawolka, Leiter IT & Controlling Sozialwesen, Caritasverband Moers-Xanten e.V.

Umstieg zum Aufstieg

In der Vergangenheit hatte man sich die Diamant Software mit dem benachbarten Caritasverband Kleve „geteilt“. Eine Konstellation, die angesichts des starken Wachstums nicht länger praktikabel war. Diese Gelegenheit nutzte der Verband gleich für den Umstieg auf die aktuelle Version der Software: „Ich habe mir Diamant/3 angeschaut und von da an gab es keinen Zweifel mehr, dass wir umsteigen“, erinnert sich Damian Pawolka, Leiter IT und Controlling.

Eine Herausforderung, die keine war

Umstellung auf aktuellste Version in 1/2 Tag erledigt

Gesagt, getan: Die Umstellung erwies sich als Herausforderung, die keine war. Damian Pawolka: „Für die Konvertierung der Daten haben wir ein spezielles Tool bekommen, das ich während eines knapp halbstündigen Telefonats mit der Diamant-Hotline selbst einrichten konnte. Die Umwandlung der Daten lief dann automatisch ab und war nach drei oder vier Stunden erledigt. Gleich danach konnten wir Diamant/3 schon nutzen. Ich war wirklich überrascht, wie unproblematisch das lief.“

Webbasiert dezentrale Mitarbeiter einbinden

Da Diamant/3 auf Webtechnologie basiert, kann Daniel Pawolka jetzt problemlos dezentrale Mitarbeiter mit Informationen aus dem Rechnungswesen versorgen und beispielsweise den Leitern von Einrichtungen und Diensten an anderen Orten per Internet Daten und Auswertungen zur Verfügung stellen, die sie für die Steuerung ihrer Bereiche benötigen.

Verwendungsnachweise automatisch befüllen

Wie stark Diamant/3 operative Tätigkeiten vereinfacht, zeigt die Excel-Integration: Auch der Caritasverband Moers-Xanten muss zahlreiche Verwendungsnachweise für erhaltene Gelder abgeben. Viele Städte und Gemeinden haben dazu vorgefertigte Excel-Berichte, die es zu befüllen gilt. Mit Hilfe der Excel-Integration kann die Buchhaltung nun die meisten Zahlen vollautomatisiert aus Diamant/3 in die Berichte einspielen. Damian Pawolka: „Früher wurden Verwendungsnachweise komplett manuell erstellt. Da brauchten wir für jeden Bericht etwa einen Tag. Heute ist so ein Bericht in einer halben Stunde erledigt. Das ist eine ganz massive Verbesserung. Vor allem wenn man bedenkt, dass wir jährlich zig Berichte erstellen müssen.“

Ganzheitliches Controlling mit Business Intelligence Software

Durch das Wachstum des Verbandes sind insbesondere die Anforderungen an das Controlling gestiegen: Allein 40 Fachdienste gilt es inzwischen im Blick zu behalten – von den Außenständen über die Personalkennzahlen bis zum wirtschaftlichen Erfolg.

Ergänzend wurde deshalb eine einheitliche Oberfläche zur Datenauswertung gesucht. Das neue Tool sollte einfach bedienbar sein und eine graphisch ansprechende Oberfläche besitzen. Gelungen ist das ist mit dem integrierten Diamant/3 Business Intelligence System. Der Verband nutzt inzwischen alle vier Controlling Felder:

  • Bilanz-/Finanzcontrolling
  • Kosten-/Erfolgscontrolling
  • Forderungsmanagement und
  • Personalcontrolling

 

Offene Forderungen signifikant minimiert

„Die Auswertungen gehen deutlich schneller und sind deutlich tiefer“, so der Controlling Leiter. Ein guter Grund, auch das Forderungscontrolling über das Business Intelligence System abzubilden. Hier ist eine ganz besondere Effizienzsteigerung gelungen: Gerade im öffentlichen Bereich ist es nicht immer einfach, Forderungen geltend zu machen. Umso wichtiger ist ein dezidierter Überblick – in Verbindung mit vorbereiteten Tools für ein konsequentes Vorgehen. Nicht zuletzt durch diese Komponenten des Diamant/3 Business Intelligence sind die offenen Forderungen des Verbandes um 85% zurückgegangen. Auch das Bankenrating hat sich durch die nachhaltige Liquiditätssicherung deutlich verbessert und kann sich jetzt mit der Rating Stufe II absolut sehen lassen.

Personalcontrolling mit Business Intelligence:

Über das Personalcontrolling mit Diamant/3 Business Intelligence hat Daniel Pawolka diverse Personalkennzahlen detailliert im Blick. Dieses Tool hat er sogar als Pilotkunde mitgeprägt. Er nutzt es für die strategische Personalplanung und Personalbedarfsanalysen sowie für Soll-Ist Vergleiche. Durch gesetzliche Vorgaben ist der Verband beispielsweise gehalten, bestimmte Personalschlüssel in der Pflege zu gewährleisten. Mit Hilfe des Diamat/3 Personalcontrollings lassen sich diese gegenüber den Kostenträgern dezidiert nachweisen.

Kostenrechnung zur Kennzahlenermittlung und zum Benchmarking

Die integrierte Diamant/3 Kosten- und Leistungsrechnung hat für den Verband besondere Bedeutung: Es gilt, über Effektivitätskennzahlen eine Vergleichbarkeit von Einrichtungen und Leistungen zu ermöglichen. Dazu nutzt das Team um Daniel Pawolka die Kosten- und Leistungsrechnung auch für Berichte: Der Vorstand erhält Ende des Monats die aktuellen Zahlen der Fachbereiche, Angaben zur Liquidität, Personal und Finanzen. Auch alle Fachbereichsleiter erhalten monatlich „ihre Zahlen“ – und haben so sofort im Blick, wie ihr Bereich im Verhältnis zum Durchschnitt der Fachbereiche einzuordnen ist.

Die Themen Transparenz und Automatisierung werden die Caritas Moers Xanten auch in den nächsten Jahren bewegen. Nicht zuletzt durch die neue modulare Lösung von Diamant Software gilt: Die die Zukunft kann kommen.

 

 

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