Caritasverband Moers-Xanten e.V.


Branche: Sozialwesen
Anzahl der Mitarbeiter: 490
Kunde seit: 2010

Umstieg wird zum Aufstieg

Damian Pawolka, IT-Leiter der Caritas Moers-Xanten e.V., hat Diamant ins eigene Haus geholt und ist dabei gleich auf die neueste Produkt-Generation umgestiegen.

Ein „nahezu explosionsartiges Wachstum“, so Damian Pawolka, hat der Caritasverband Moers-Xanten in jüngster Zeit erfahren. Gut 700 Mitarbeiter werden mittlerweile beschäftigt und betreuen das linksrheinische Gebiet des Landkreises Wesel. Dort betreibt der Verband ein breites Netz sozialer Einrichtungen und Dienste, die von A wie Altenhilfe bis Z wie Zivildienst reichen. Dieses starke Wachstum bewog das soziale Unternehmen, seine Diamant-Anwendung aufzurüsten. Denn in der Vergangenheit hatte man sich Diamant/2 mit dem benachbarten Caritasverband Kleve „geteilt“: Die Hard- und Software, in Kleve installiert, wurde vom Caritasverband Moers-Xanten e.V. mittels Terminal-Servern genutzt. Eine Konstellation, die angesichts wachsender Aufgaben nicht länger praktikabel war. Diese Gelegenheit nutzte der Verband gleich, um Diamant/3 einzuführen. „Ich habe mir die Software angeschaut und von da an gab es keinen Zweifel mehr, dass wir umsteigen“, erinnert sich der IT-Leiter.

Eine Herausforderung, die keine war

Gesagt, getan: Im Frühjahr 2010 wurde die neue Lösung eingeführt. Eine Herausforderung, die keine war. Damian Pawolka: „Für die Konvertierung der Daten haben wir ein spezielles Tool bekommen, das ich während eines knapp halbstündigen Telefonats mit der Diamant-Hotline selbst einrichten konnte. Die Umwandlung der Daten lief dann automatisch ab und war nach drei oder vier Stunden erledigt. Gleich danach konnten wir Diamant/3 schon nutzen. Ich war wirklich überrascht, wie unproblematisch das lief.“ Ganz bewusst erst eine Woche später fand dann beim Caritasverband die Diamant-Schulung der Mitarbeiter für die neue Lösung statt. „So konnten die Nutzer gleich konkrete Fragen stellen.“

Und weder die Mitarbeiter noch der IT-Leiter selbst haben den Umstieg auf Diamant bereut. Von der modernen Software profitiert Damian Pawolka etwa, wenn es darum geht, dezentrale Mitarbeiter mit Informationen aus dem Rechnungswesen zu versorgen. Da Diamant/3 auf Webtechnologie basiert, kann er das System am Verwaltungssitz in Moers betreiben und den Leitern von Einrichtungen und Diensten in den anderen Städten über das Internet Daten und Auswertungen zur Verfügung stellen, die sie für die Steuerung ihrer Bereiche benötigen.

Pawolka_testimonial

„Der Einsatz von Diamant Personalcontrolling ermöglicht einen schnellen, zuverlässigen und übersichtlichen Zugriff auf Personaldaten und vereinfacht das bisher sehr aufwändige Personalmanagement.“ Damian Pawolka, IT-Leiter der Caritas Moers-Xanten e.V.

Verwendungsnachweise automatisch befüllen

Die Administration ist allerdings nicht das einzige Gebiet, auf dem man sich in Moers Zeit und Aufwand spart. Ein Beispiel dafür, wie sich Diamant/3 auch in den operativen Tätigkeiten auszahlt, liefert die auf Web Services basierende Excel-Integration. Wie die meisten Akteure im Sozialwesen muss auch der Caritasverband Moers-Xanten e.V. zahlreiche Verwendungsnachweise für erhaltene Gelder an verschiedene Stellen abgeben, z. B. Kommunen. Viele der Städte und Gemeinden liefern dazu vorgefertigte Excel-Berichte, die mit den entsprechenden Zahlen befüllt werden müssen. Mit Hilfe der Integration kann die Buchhaltung in Moers nun die meisten dieser Zahlen vollautomatisiert aus Diamant in die Berichte einspielen. Damian Pawolka: „Als ich vor 6 Jahren hier angefangen habe, wurden die Verwendungsnachweise noch komplett manuell erstellt. Da brauchten wir für jeden Bericht etwa einen Tag. Heute ist so ein Bericht in einer halben Stunde erledigt. Das ist eine ganz massive Verbesserung. Vor allem wenn man bedenkt, dass wir pro Jahr locker 20 solcher Berichte erstellen müssen.“

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