Caritas Köln

Kitas und Altenheime digital anbinden

Die Herausforderung

Der Caritasverband Köln e.V. ist Träger von 80 Diensten und Einrichtungen mit 2.000 haupt- und 1.630 ehrenamtlichen Mitarbeitenden. Johannes Altschäfl, Leiter Zentraler Service, war insbesondere die Integration der zahlreichen Außenstellen in den digitalen Workflow wichtig. Diese wurden teilweise noch manuell abgezeichnet.

Bei mehreren 100 Kostenstellen war vor allem Transparenz gefordert: „Wir führen vierteljährlich Budgetgespräche. Da ist effektives Reporting existenziell. Das Berichtswesen bringt uns schon im Standard deutlich voran. Ein erweitertes Reporting lässt sich komfortabel ergänzen“. Im Management offener Posten galt es zudem, Informationen innerhalb eines Systems empfängerorientiert zur Verfügung zu stellen.

Der Auswahlprozess dauerte ca. ein Jahr: „Viele soziale Verbände nutzen Diamant umfassend – das spiegelt sich in der Software. Empfohlen hat sie auch der benachbarte Caritasverband Bonn. Leistungsfähigkeit und Branchenkompetenz gaben den Ausschlag: „Es ist eine spürbare Erleichterung, wenn man dem neuen Digitalisierungspartner nicht erst die Besonderheiten unserer Abrechnungsprozesse mit Sozialversicherern und Krankenkassen erklären muss.“

Sämtliche Abstimmungen und Workshops fanden online statt: „Das hat sehr gut funktioniert. Diamant hat uns optimale Mittel der Kommunikation und Ferndiagnose bereitgestellt - uns inspiriert neue Wege zu gehen, die wir definitiv beibehalten. Mit fünf Monaten Einführungszeit blieb das Projekt so im vereinbarten Zeitrahmen.