Caritas Köln - Diamant Software

Kitas und Altenheime digital anbinden

Die Herausforderung

Der Caritasverband Köln e.V. ist Träger von 80 Diensten und Einrichtungen mit 2.000 haupt- und 1.630 ehrenamtlichen Mitarbeitenden. Johannes Altschäfl, Leiter Zentraler Service, war insbesondere die Integration der zahlreichen Außenstellen in den digitalen Workflow wichtig. Diese wurden teilweise noch manuell abgezeichnet.

Bei mehreren 100 Kostenstellen war vor allem Transparenz gefordert: „Wir führen vierteljährlich Budgetgespräche. Da ist effektives Reporting existenziell. Das Berichtswesen bringt uns schon im Standard deutlich voran. Ein erweitertes Reporting lässt sich komfortabel ergänzen“. Im Management offener Posten galt es zudem, Informationen innerhalb eines Systems empfängerorientiert zur Verfügung zu stellen.

Der Auswahlprozess dauerte ca. ein Jahr: „Viele soziale Verbände nutzen Diamant umfassend – das spiegelt sich in der Software. Empfohlen hat sie auch der benachbarte Caritasverband Bonn. Leistungsfähigkeit und Branchenkompetenz gaben den Ausschlag: „Es ist eine spürbare Erleichterung, wenn man dem neuen Digitalisierungspartner nicht erst die Besonderheiten unserer Abrechnungsprozesse mit Sozialversicherern und Krankenkassen erklären muss.“

Sämtliche Abstimmungen und Workshops fanden online statt: „Das hat sehr gut funktioniert. Diamant hat uns optimale Mittel der Kommunikation und Ferndiagnose bereitgestellt - uns inspiriert neue Wege zu gehen, die wir definitiv beibehalten. Mit fünf Monaten Einführungszeit blieb das Projekt so im vereinbarten Zeitrahmen.

Mehrwerte

Konnektivität immer wichtiger

große Abrechnungsvorsysteme, wie Connext Vivendi, nahtlos angebunden
weitere Systeme der Sozialwirtschaft (snap, VRG MICOS) reibungslos integriert
„Diamant zeigt deutliche Stärken bei der Konnektivität und ist nach allen Seiten offen."

Kontrolle über die Geschäftsbereiche

mehr Transparenz über die Außenstellen – „Zahlen“ zeitnah verfügbar
Über Dashboards direkt in Budgets gehen oder Offenen Posten kontrollieren
Per drop down auf die eingescannten Belege, Dokumente anhängen oder Kommentare zufügen
Zuschüsse für Projekte einfacher zu verwalten
Alle Einrichtungen als GE geführt: Berichte, Bilanzen, GuV-Rechnungen erzeugt die Software automatisch
Mahn- und Zahlungsvorschläge pro Einrichtung generiert

Mehr Effizienz im Rechnungsumlauf und OP Management

Mit der Faktura in Echtzeit auf die Stammdaten der Debitoren zugreifen
Bucht die Rechnungen automatisch in der Finanzbuchhaltung
Doppelte Aufwände oder Übertragungsfehler entfallen
bessere Erkennung und Auszifferung der Rechnungen