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Caritas Köln

2000 Mitarbeiter | Kunde seit 2020
Branchenkompetenz überzeugt
Digitale Anbindung von 80 Außenstellen
Softwareeinführung in Zeiten von Social Distancing

Kitas und Altenheime digital anbinden

Die Herausforderung

Der Caritasverband Köln e.V. ist Träger von 80 Diensten und Einrichtungen mit 2.000 haupt- und 1.630 ehrenamtlichen Mitarbeitenden. Johannes Altschäfl, Leiter Zentraler Service, war insbesondere die Integration der zahlreichen Außenstellen in den digitalen Workflow wichtig. Diese wurden teilweise noch manuell abgezeichnet.

Bei mehreren 100 Kostenstellen war vor allem Transparenz gefordert: „Wir führen vierteljährlich Budgetgespräche. Da ist effektives Reporting existenziell. Das Berichtswesen bringt uns schon im Standard deutlich voran. Ein erweitertes Reporting lässt sich komfortabel ergänzen“. Im Management offener Posten galt es zudem, Informationen innerhalb eines Systems empfängerorientiert zur Verfügung zu stellen.

Der Auswahlprozess dauerte ca. ein Jahr: „Viele soziale Verbände nutzen Diamant umfassend – das spiegelt sich in der Software. Empfohlen hat sie auch der benachbarte Caritasverband Bonn. Leistungsfähigkeit und Branchenkompetenz gaben den Ausschlag: „Es ist eine spürbare Erleichterung, wenn man dem neuen Digitalisierungspartner nicht erst die Besonderheiten unserer Abrechnungsprozesse mit Sozialversicherern und Krankenkassen erklären muss.“

Sämtliche Abstimmungen und Workshops fanden online statt: „Das hat sehr gut funktioniert. Diamant hat uns optimale Mittel der Kommunikation und Ferndiagnose bereitgestellt - uns inspiriert neue Wege zu gehen, die wir definitiv beibehalten. Mit fünf Monaten Einführungszeit blieb das Projekt so im vereinbarten Zeitrahmen.

Mehrwerte

Konnektivität immer wichtiger

  • große Abrechnungsvorsysteme, wie Connext Vivendi, nahtlos angebunden
  • weitere Systeme der Sozialwirtschaft (snap, VRG MICOS) reibungslos integriert
  • „Diamant zeigt deutliche Stärken bei der Konnektivität und ist nach allen Seiten offen."

 

Kontrolle über die Geschäftsbereiche 

  • mehr Transparenz über die Außenstellen – „Zahlen“ zeitnah verfügbar
  • Über Dashboards direkt in Budgets gehen oder Offenen Posten kontrollieren
  • Per drop down auf die eingescannten Belege, Dokumente anhängen oder Kommentare zufügen
  • Zuschüsse für Projekte einfacher zu verwalten
  • Alle Einrichtungen als GE geführt: Berichte, Bilanzen, GuV-Rechnungen erzeugt die Software automatisch
  • Mahn- und Zahlungsvorschläge pro Einrichtung generiert

 

Mehr Effizienz im Rechnungsumlauf und OP Management 

  • Mit der Faktura in Echtzeit auf die Stammdaten der Debitoren zugreifen
  • Bucht die Rechnungen automatisch in der Finanzbuchhaltung
  • Doppelte Aufwände oder Übertragungsfehler entfallen
  • bessere Erkennung und Auszifferung der Rechnungen

Folgende Lösungen des Diamant Rechnungswesen+Controlling sind im Einsatz:

„Es ist eine spürbare Erleichterung, wenn man dem neuen Digitalisierungspartner nicht erst die Besonderheiten unserer Abrechnungsprozesse mit Sozialversicherern und Krankenkassen erklären muss.“
Johannes Altschäfl, Leiter Zentraler Service, Caritas Köln

Anwenderbericht

Die Erfolgsgeschichte im Detail

Bei der Einführung des Diamant Rechnungswesen+Controlling profitiert der Leiter Zentraler Service Johannes Altschäfl von Branchenkompetenz. Durch Digitalisierung und schlankere Prozesse entstehen Freiräume. Lesen Sie mehr zu den Details im ausführlichen Anwenderbericht.