Caritas Betriebsführungs- und Trägergesellschaft GmbH


Branche: Sozialwesen
Anzahl der Mitarbeiter: 550
Kunde seit: 2000

Helfen im Sinn, Kosten im Griff

Klemens Kühnhenrich, Leiter Rechnungswesen bei der Caritas Betriebsführungs- und Trägergesellschaft GmbH in Marl, nutzt die Kostenrechnung von Diamant intensiv – unter anderem für das Projektcontrolling und die Ermittlung von Kennzahlen.

Bereits vor mehr als 50 Jahren gegründet, bietet die Caritas Marl heute mit seinen rund 600 Mitarbeitern umfangreiche ambulante und stationäre Leistungen an. Dazu zählen Erziehungsberatung, Wohnungslosenhilfe, Suchtberatung oder ein ambulanter Pflegedienst ebenso wie Altenheime, Tagespflegeeinrichtungen, Häuser der Eingliederungshilfe und Wohnungen. Auf eine nicht ganz so lange, aber immerhin auch schon zehnjährige Tradition, kann in Marl Diamant Software zurückblicken: Denn schon seit dem Jahr 2001 nutzt die Caritas im Rechnungswesen Lösungen made in Bielefeld. So fand auch Klemens Kühnhenrich die Software bereits vor, als er im Jahr 2002 seinen Dienst in Marl antrat. Was ihn aber keinesfalls störte, ganz im Gegenteil: „Diamant ist ein sehr gutes System, das hervorragend zu bedienen ist. Ich bin damit äußerst zufrieden“, sagt der Leiter Rechnungswesen.

Mit Diamant Kosten des Neubaus überwachen

Vor allem die integrierte Kostenrechnung hat es ihm angetan, die er bei seiner Arbeit ausgiebig nutzt. Zum Beispiel beim Projektcontrolling: Derzeit baut die Caritas Marl ein neues Altenheim. Und da sich innerhalb des Diamant Rechnungswesens Projekte einfach und komfortabel führen lassen, kann Klemens Kühnhenrich mit der Software die Kostenentwicklung des Neubaus überwachen. Dazu hat er für jedes einzelne Architektengewerk (Rohbau, Elektro, Sanitär, etc.) eine eigene Projektnummer vergeben und die Summen aus den Aufträgen jeweils als Soll-Wert hinterlegt. Gehen die Rechnungen ein, werden sie in Diamant direkt mit der entsprechenden Projektnummer gebucht.

„Damit kann ich jederzeit einen Soll-Ist-Vergleich fahren und erkennen, ob wir unser Auftragsvolumen überschreiten oder noch Luft haben“, freut sich der Leiter Rechnungswesen. Dabei kann er auf eine geordnete Hierarchie zurückgreifen, die ihm sowohl einen Gesamtüberblick liefert, aber auch die Kostensituation in den darunterliegenden Ebenen und Hierarchiegruppen, wie z. B. Rohbau, technische Einrichtungen oder Baunebenkosten, aufzeigt. Vor allem die Aktualität der Auskünfte begeistert Kühnhenrich dabei. „Früher haben wir unsere Bauprojekte mit Excel überwacht, wodurch die Auswertungen stark zeitverzögert waren. Heute kommen die Kosten sofort hoch, wenn die Rechnung in Diamant gebucht wird.“

 

Software ermittelt Lebensmittelkosten pro Bewohner

Als ebenfalls äußerst hilfreich erweist sich für den Leiter Rechnungswesen die Möglichkeit, Mengen aus Vorsystemen als Maßgrößen in der Kostenrechnung zu verwenden. Denn damit kann er wichtige Kennzahlen ermitteln, beispielsweise die täglichen Lebensmittelkosten pro Bewohner. Die absoluten Kosten dafür sind aus der Finanzbuchhaltung bereits in Diamant vorhanden, als Maßgrößen zur Umlage dieser Kosten dienen die Anzahl der Bewohner und deren Anwesenheitstage aus dem Pflegeabrechnungssystem sowie der Wohnverwaltungssoftware. „Mit der Kennzahl haben wir eine Größe, um unsere Altenheime direkt miteinander zu vergleichen oder auch Entwicklungen über die Jahre zu erkennen. Und für das Benchmarking mit den Einrichtungen anderer Caritas-Verbände ist sie ebenfalls sehr wertvoll. Die Einrichtungsleitungen können zeitnah die wirtschaftliche Situation ihres Verantwortungsbereiches abfragen.“

Erlösverprobung führt zu Transparenz und Sicherheit

Ein weiteres Thema, bei dem die Maßgrößen von Bedeutung sind, ist die Erlösverprobung. Dafür hinterlegt Klemens Kühnhenrich in Diamant einerseits die Preise für die Module der Caritas Marl (z. B. Tagessätze der Pflegestufen). Andererseits gewinnt er aus den Vorsystemen die An- und Abwesenheitstage der einzelnen Pflegestufen, die in Diamant ebenfalls als Maßgrößen fungieren. Anhand dieser Informationen ermittelt die Software den Soll-Wert der Erlöse und stellt diesen gegen den Ist-Wert des Kontos in der Finanzbuchhaltung. „Es fällt uns sofort auf, ob etwa versehentlich etwas falsch gebucht wurde und wir können korrigieren“, erläutert der Leiter Rechnungswesen. „Dadurch stellen wir sicher, dass die Darstellung unserer Leistungen und Preise im Jahresabschluss hundertprozentig richtig sind“, freut sich Klemens Kühnhenrich auch bei diesem Sachverhalt über die Transparenz im Rechnungswesen. Denn sie gibt letztendlich auch Sicherheit in den Entscheidungsprozessen für die Weiterentwicklung des Verbandes.

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