Anwenderbericht: Bischöfliche Stiftung Haus Hall

Rechnungswesen- und Controllingsoftware
für Stiftungen

Die soziale Einrichtung mit Sitz in Gescher bietet ambulante und stationäre Plätze für rund 2000 Menschen mit und ohne Behinderung. Die Stiftung hat in den letzten Jahren Wachstums- und Differenzierungsprozesse durchlaufen: Neue Leistungen sind hinzugekommen. Durch Dezentralisierungen gibt es heute Angebote für Kinder, Jugendliche, Erwachsene und alte Menschen an verschiedenen Standorten im westlichen Münsterland.

"Veränderungen sind heutzutage üblich und werden sicher noch zunehmen. Doch darauf können wir in Zukunft schnell und flexibel reagieren."
Barbara Berger, Abteilungsleiterin Finanz- und Rechnungswesen, Bischöfliche Stiftung Haus Hall

Nahtlose Integration in die Branchenlösung

Als der bisherige Anbieter die Weiterentwicklung und Wartung des Systems einstellte, war für die Verantwortlichen schnell klar: Wir nutzen die Gelegenheit und bauen eine moderne, zukunftsfähige Softwarelandschaft auf. Im Mittelpunkt stand dabei das Betreuten-Management. Fündig wurde die Stiftung deshalb bei der Branchensoftware VIVENDI für das Sozial- und Gesundheitswesen. Dessen Hersteller Connext Communication GmbH vertreibt Diamant Software als nahtlos integrierte Rechnungswesen- und Controlling-Komponente.

Rechnungswesen und Controlling Lösung überzeugte

Trotzdem, betont Barbara Berger, Abteilungsleiterin Finanz- und Rechnungswesen, habe man das Rechnungs­we­sen selbstverständlich nicht „einfach so mit gekauft“, sondern vorher sorgfältig geprüft. „Dass wir uns über Schnittstellen keine Gedanken machen mussten, war natürlich ein großer Vorteil.“ Die Programmqualität und die Zukunftsfähigkeit der Software haben Sie aber ebenso überzeugt: „Wir wollten gerade im Rechnungswesen ein System, mit dem wir flexibel auf künftige Entwicklungen reagieren können.“

Schnelle Einführung

Die bereits vorhandene Integration von Diamant/3 mit Vivendi war ein Grund, warum die Implementierung sehr gut lief. Der zweite Grund: „Sie wurde von Connext hervorragend begleitet. Dadurch konnten wir wie geplant zum Jahresbeginn in den Echtbetrieb gehen“, so Barbara Berger.

Viele Vorteile bei der täglichen Arbeit

Bei der täglichen Arbeit profitiert sie heute an vielen Stellen von der neuen Software: Beispielsweise durch den automatischen Bankimport, der 80% Aufwand bei den Kontoauszügen spart. Gerade bei Zahlungen pro Bewohner, also Hunderten von Positionen, ist das eine erhebliche Erleichterung. Oder die bi-direktionale Excel-Integration, die Nebenrechnungen und Abstimmungen deutlich erleichtert. So bleibt mehr Zeit für die wesentlichen Dinge.

Direkt und digital auf Belege zugreifen

Seit kurzem ist ein Archivsystem integriert. Dieses greift auf Daten aus Diamant/3 zu – mit Rückkopplung zum Rechnungseingangsbuch. „Damit haben wir einen viel besseren Überblick und die Rechnungen gehen nicht mehr an der Finanzbuchhaltung vorbei. Der Genehmigungsworkflow hat sich deutlich verbessert.“ Sogar Betriebsprüfungen gestalten sich so einfacher für alle Beteiligten: Der Prüfer muss nicht mehr die einzelnen Standorte aufsuchen, sondern kann, von der Zentrale aus, digital auf alle relevanten Belege zugreifen.

Mehr Transparenz

Die Möglichkeit, in der Diamant/3 Kostenrechnung Projekte zu führen und auszuwerten, hat die Transparenz deutlich erhöht: „Wir nutzen die Kostenrechnung einerseits „klassisch“, um Gemeinkosten den Kostenstellen zuzuordnen. Darüber hinaus haben wir anfänglich damit Bauprojekte überwacht. Inzwischen setzen wir die Diamant/3 Kostenrechnung generell im Projekt-Controlling ein. So müssen wir keine manuellen Excel Tabellen führen und wissen trotzdem jederzeit genau, welche Ressourcen in den Projekten verfügbar sind."

Für strukturelle Veränderungen gewappnet

Bestand die Stiftung früher lediglich aus einem Unternehmen, hat sich das Gefüge inzwischen geändert. So wurden etwa die Werkstätten in ein eigenes Unternehmen ausgegliedert, ein Altenheim übernommen oder eine Servicegesellschaft gegründet – verbunden mit unterschiedlichen steuerrechtlichen Aspekten und Rechtslagen. Aus der Stiftung ist ein Verbund mit sechs angeschlossenen Tochtergesellschaften geworden. War die Abbildung dieser Strukturen vor dem Software-Wechsel noch schwierig, stellt sie heute kein Problem mehr dar. Jedes Unternehmen lässt sich in Diamant/3 als eigener Mandant mit eigenen rechtlichen Rahmenbedingungen führen.

Einheitliche Strukturen

Selbst wenn sie nur zwei Mandanten zu verwalten hätte, würde Barbara Berger in jedem Fall die Zentralen Stammdaten nutzen. Diese sorgen dafür, dass Stammdaten (z. B. von Lieferanten) in allen Mandanten identisch sind und alle mit demselben Kontenrahmen arbeiten. Die Vorteile zeigen sich beispielsweise bei der Pflege der Lieferanten: „Das fängt damit an, dass die Lieferantennummern identisch sind. Ich brauche Lieferanten nicht neu anzulegen, sondern kann sie einfach auf neue Unternehmen übertragen. Dazu sind die Skontosätze automatisch identisch. Da haben wir früher oft Geld liegen lassen", bringt es die Spezialistin für Finanz- und Rechnungswesen auf den Punkt.

Vor Veränderungen der Strukturen ist Barbara Berger nicht mehr bange. „Veränderungen sind heutzutage üblich und werden sicher noch zunehmen. Doch darauf können wir in jetzt schnell und flexibel reagieren.“

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