AWO Bezirksverband Weser-Ems e.V.


Branche: Sozialwesen
Anzahl der Mitarbeiter: 3700
Kunde seit: 2009

Soziale Einrichtungen auf Kurs halten

In einem gemeinsamen Projekt mit Diamant Software hat die AWO Gruppe Weser-Ems eine Rechnungswesen-Lösung entwickelt, mit der sie ihre filialartigen Strukturen abbilden kann. Der Mitgliederverband erhält volle Transparenz über seine Einrichtungen und kann Prozesse optimieren und Verantwortlichkeiten dezentralisieren.

„Wir sind ein sehr großer Verband mit rund 3.300 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und betreiben eine breite Palette von Einrichtungen. Insgesamt erwirtschaften wir 113 Millionen Euro Umsatz im Jahr“, beschreibt Bianca Nähring, Abteilungsleiterin im Rechnungswesen bei der AWO Weser-Ems, die Besonderheit des Verbands. An über 40 Standorten in der Region Weser-Ems bietet er u. a. stationäre, teilstationäre und ambulante Dienste in der Altenhilfe, Kinder-, Jugend und Familienhilfe sowie der Eingliederungshilfe an. Bei der Steuerung der AWO-Gruppe Weser-Ems bringt diese Struktur eine spezielle Aufgabe mit sich: „Wir müssen genauer hinschauen und unsere Einrichtungen behandeln, als wären sie eigenständig. Nur so erreichen wir die nötige Transparenz“, sagt Bianca Nähring. Deshalb folgt die AWO Gruppe Weser-Ems einer Filiallogik und behandelt ihre Einrichtungen ähnlich wie ein Handelsunternehmen die angeschlossenen Filialen. Das heißt: Für jede Einrichtung/Filiale wird eine eigene Bilanz und eine eigene Gewinn- und Verlustrechnung ermittelt.

Berichte und Auswertungen pro Einrichtung

„Die Perspektive, unsere Einrichtungen künftig mit dem zentralen Rechnungswesen vernetzen zu können, ist für uns ein großer Fortschritt.“

Bianca Nähring
Abteilungsleiterin Rechnungswesen, AWO Weser-Ems

Für die Rechnungswesensoftware der AWO Weser-Ems bedeutet das: Sie muss in der Lage sein, die kleinteilige Einrichtungsstruktur abzubilden und entsprechende Berichts- und Auswertungsmöglichkeiten bieten. Diese Voraussetzungen wurden jüngst mit der Einführung von Diamant/3 geschaffen. Hintergrund des Projekts: Die AWO Weser-Ems musste eine Altsoftware ablösen, weil diese von ihrem Hersteller nicht weiterentwickelt wurde und auch die Filiallogik der AWO nicht durchgängig abbilden konnte. Darüber hinaus war sie nicht webfähig und stand damit den Plänen der AWO Weser-Ems im Wege, sämtliche Einrichtungen künftig über das Intranet anzubinden. „Für Diamant als neue Lösung haben wir uns wegen der Zukunftsfähigkeit der Software, ihrer überzeugenden Funktionalität und des durchgehend webbasierten Systems entschieden“, erläutert Bianca Nähring, die als Projektleiterin für die Diamant-Einführung verantwortlich ist.

Eine Filiallogik brachte Diamant – ebenso wie alle anderen Programme im Auswahlprozess – zunächst aber nicht mit. Deshalb entschloss sich die AWO Gruppe Weser-Ems als Pilotkunde mit dem Hersteller Diamant die Lösung auszubauen. Warum dieser Schritt notwendig war, zeigt das Beispiel Spenden. „Wir haben natürlich kein eigenes Spendenkonto für jede Einrichtung“, sagt die Abteilungsleiterin. „Wir müssen aber wissen, welcher Beitrag für welche Einrichtung eingegangen ist, weil jeder Einrichtungsleiter die Spenden, die er eingeworben hat, auch selbst verwenden kann. Ohne Filiallogik müssten wir dazu für jede Einrichtung ein einzelnes Sachkonto anlegen oder aufwendige Abstimmungslisten führen. Ein weiterer wichtiger Grund ist, dass die Einrichtungsleiter auch im bilanziellen Bereich insbesondere bei den Forderungen und Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen einen Überblick erhalten sollen“. Im gemeinsamen Pilotprojekt mit der AWO Weser-Ems hat Diamant seine Software deshalb unter dem Codenamen „Saphir“ um die Dimension „Geschäftseinheiten“ ausgebaut: Stammdaten, Erfassungsmasken und Geschäftsvorfälle wurden entsprechend erweitert, so dass sich bei jeder Buchung die Geschäftseinheit – im Falle der AWO Weser-Ems die Einrichtung – mitgeben lässt. Berichte und Auswertungen weisen bei Selektion und Sortierung nun ebenfalls ein entsprechendes Feld auf. Mit dieser Erweiterung konnte die AWO Weser-Ems ihre individuelle Struktur abbilden, indem sie ihre Einrichtungen in Diamant als Geschäftseinheiten führt. Die nötigen Berichte, z. B. Bilanzen oder Gewinn- und Verlustrechnungen, erzeugt die Software automatisch. Auskünfte über offene Posten, Salden über z. B. Spendenbestände lassen sich nach Geschäftseinheit abrufen, darüber hinaus ist das System auch in der Lage, Mahn- und Zahlungsvorschläge pro Einrichtung zu generieren.

Leicht vor Ort installieren und warten

Installiert ist die Software am Geschäftssitz der AWO Weser-Ems in Oldenburg, hier arbeitet das zentrale Rechnungswesen. In weiteren Projektschritten soll Diamant auch den Einrichtungen zur Verfügung gestellt werden. „Durch die Webfähigkeit der Software lässt sie sich leicht vor Ort installieren und warten“, sagt Bianca Nähring. Über die Web-Oberfläche von Diamant werden dann beispielsweise die Einrichtungsleiter selbstständig Informationen abrufen können, die sie für ihre Arbeit vor Ort benötigen. Die Rechteverwaltung der Software, welche sich noch in der Entwicklungsphase befindet, stellt dabei sicher, dass sie ausschließlich die Daten ihrer Einrichtung am Bildschirm sehen. Für weitere Prozessoptimierungen soll außerdem die Einführung des Rechnungseingangs- und des Kassenbuchs von Diamant in den Einrichtungen sorgen. Beides – die Verwaltung der Kassen sowie die Erfassung von Eingangsrechnungen vor Ort – ist derzeit noch mit doppeltem Erfassungsaufwand verbunden. Denn Vorerfassungen und Kontierungen werden in den Einrichtungen zunächst mit Excel bzw. auf Papier vorgenommen, und anschließend wiederholt im zentralen Rechnungswesen manuell in die Diamant-Software übertragen. Mit dem integrierten, webbasierten Kassen- und Rechnungseingangsbuch von Diamant ist diese Arbeit hinfällig. Die Vorerfassung in den Einrichtungen erfolgt dann bereits innerhalb des Systems und kann dort direkt vom zentralen Rechnungswesen geprüft, gegebenenfalls ergänzt und übernommen werden. Auch hierbei wird die entsprechende Logik umgesetzt: Jede Einrichtung sieht nur die eigenen Daten. Eine Prozessoptimierung, von der die AWO Weser-Ems bereits heute profitiert, ist die Verwaltung von Sonderposten. Dies betrifft in Oldenburg vor allem den Umgang mit Zuschüssen, die der Verband vom Land, den Kommunen oder auch Förderorganisationen zweckgebunden für bestimmte Maßnahmen erhält. Erfolgte die Verwaltung dieser Gelder früher ebenfalls in Excel, kann die AWO Weser-Ems sie heute mithilfe der Anlagenbuchhaltung von Diamant innerhalb des integrierten Gesamtsystems komfortabel managen.

Integration von 13 Vorsystemen

Aber nicht nur deshalb hat sich das Projekt gelohnt. „Die Perspektive, unsere Einrichtungen künftig mit dem zentralen Rechnungswesen vernetzen zu können, ist für uns ein großer Fortschritt. In Kombination mit der Filiallogik von Diamant und der damit geschaffenen Transparenz können wir unsere Prozesse optimieren und durch die schnelle und direkte Zugriffmöglichkeit auf Informationen Verantwortung an die Einrichtungen geben“, bilanziert Bianca Nähring. Ein Meilenstein für das Gelingen des Projekts war die effiziente Integration von immerhin 13 Vorsystemen. Wegen seiner vielen, äußerst unterschiedlichen Dienstleistungen und den damit verbundenen variierenden rechtlichen Grundlagen, hat der Verband zahlreiche Programme im Einsatz. Bei der Anbindung dieser Systeme an das neue Rechnungswesen nahmen die beiden Projektpartner gewissermaßen eine Abkürzung: Eine so genannte Middleware übersetzt die bereits vom alten Rechnungswesen vorhandene Schnittstelle für das neue System. Dabei kommt ein Konverter zum Einsatz, der die Daten so in Form bringt, dass sie von Diamant eingelesen werden können. So war sichergestellt, dass die Integration schnell über die Bühne ging, und die AWO Gruppe Weser-Ems nicht noch einmal mit sämtlichen Anbietern der Vorsysteme Schnittstellen entwerfen und testen musste.

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