Anwenderbericht: AWO Bezirksverband Weser-Ems e.V.

Rechnungswesen- und Controllingsoftware
für soziale Einrichtungen der AWO

 „Wir sind ein sehr großer Verband mit ca. 3.700 Mitarbeitenden und betreiben unterschiedlichste Einrichtungen. Insgesamt erwirtschaften wir 144 Millionen Euro Jahresumsatz“, beschreibt Bianca Nähring, Abteilungsleiterin im Rechnungswesen, die Besonderheit. An über 40 Standorten in der Region Weser-Ems bietet der Verband u. a. stationäre, teilstationäre und ambulante Dienste in der Alten-, Kinder-, Jugend und Familienhilfe sowie der Eingliederungshilfe an. Bei der Steuerung der AWO-Gruppe Weser-Ems bedeutet diese Struktur: „Wir müssen genau hinschauen und unsere Einrichtungen behandeln, als wären sie eigenständig. Nur so erreichen wir die nötige Transparenz“, sagt Bianca Nähring. Deshalb folgt der Verband einer Filiallogik und behandelt Einrichtungen ähnlich, wie ein Handelsunternehmen angeschlossene Filialen. Das heißt: Für jede Einrichtung/Filiale gibt es eine eigene Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung.

„Die Möglichkeit, unsere Einrichtungen mit dem zentralen Rechnungswesen zu vernetzen, ist für uns ein großer Fortschritt.“
Bianca Nähring, Abteilungsleiterin Rechnungswesen, AWO Management & Service Weser-Ems GmbH

Soziale Einrichtungen auf Kurs halten

Zukunftsfähige Lösung für Rechnungswesen und Controlling

Für die Software für Rechnungswesen und Controlling bedeutet das: Sie muss die kleinteilige Einrichtungsstruktur abbilden können und entsprechende Berichts- und Auswertungsmöglichkeiten bieten. Diese Voraussetzungen sind mit Diamant/3 gegeben. Hintergrund: Die AWO Weser-Ems musste eine Altsoftware ablösen, weil diese nicht weiterentwickelt wurde und die Filiallogik nicht durchgängig abbilden konnte. Dazu war sie nicht webfähig und stand damit den Plänen im Weg, sämtliche Einrichtungen über das Intranet anzubinden. „Für Diamant/3 haben wir uns wegen der Zukunftsfähigkeit der Software, ihrer überzeugenden Funktionalitäten und des durchgehend webbasierten Systems entschieden“, erläutert Bianca Nähring.

Spendenaufkommen pro Einrichtung abgrenzen

Eine Filiallogik besaß Diamant/3 zunächst nicht. Deshalb entschloss sich die AWO Gruppe Weser-Ems, als Pilotkunde zusammen mit Diamant Software, die Lösung auszubauen. Warum dieser Schritt notwendig war, zeigt das Beispiel Spenden. „Wir haben natürlich kein eigenes Spendenkonto für jede Einrichtung“, sagt die Abteilungsleiterin. „Wir müssen aber wissen, welcher Beitrag für welche Einrichtung eingegangen ist, weil jeder Einrichtungsleiter die Spenden, die er eingeworben hat, auch selbst verwenden kann. Ohne Filiallogik müssten wir dazu für jede Einrichtung ein einzelnes Sachkonto anlegen oder aufwendige Abstimmungslisten führen. Ein weiterer wichtiger Grund ist, dass die Einrichtungsleiter auch im bilanziellen Bereich - insbesondere bei den Forderungen und Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen - einen Überblick erhalten sollen“.

Pilotprojekt „Geschäftseinheiten“

Im gemeinsamen Pilotprojekt hat Diamant Software deshalb die Dimension „Geschäftseinheiten“ ausgebaut: Stammdaten, Erfassungsmasken und Geschäftsvorfälle wurden so erweitert, dass sich bei jeder Buchung die Geschäftseinheit – bzw. die Einrichtung – mit eingeben lässt. Berichte und Auswertungen weisen bei Selektion und Sortierung ebenfalls ein entsprechendes Feld auf. Mit dieser Erweiterung kann die AWO Weser-Ems ihre individuelle Struktur abbilden - indem sie ihre Einrichtungen in Diamant/3 als Geschäftseinheiten führt. Die nötigen Berichte - wie Bilanzen oder Gewinn- und Verlustrechnungen - erzeugt die Software automatisch. Auskünfte über offene Posten, Salden oder Spendenbestände lassen sich nach Geschäftseinheit abrufen. Darüber hinaus ist das System auch in der Lage, Mahn- und Zahlungsvorschläge pro Einrichtung zu generieren.

Mit zentralen Stammdaten Veränderungen managen

Die Diamant/3 Zentralen Stammdaten erleichtern die fortlaufenden strukturellen Veränderungen: Neue Einrichtungen kommen hinzu oder werden mit bestehenden verschmolzen: Da hilft es, wenn sich Sachdaten einfach „mappen“ lassen – im Sinne einer schnellen und reibungslosen Integration von Daten. „Diamant/3 gewährleistet eine gute Schnittstellenintegration“, so Bianca Nähring. „Damit ist von der Anlagenbuchhaltung bis zur Bilanz alles schnell auf dem neuen Stand."

Web-Anbindung und klare Rechtevergabe

Installiert ist die Software am Geschäftssitz in Oldenburg. Hier arbeitet das zentrale Rechnungswesen. „Durch die Webfähigkeit der Lösung lässt sie sich in den Einrichtungen leicht installieren und warten“, bestätigt Bianca Nähring. Über die Web-Oberfläche können die Einrichtungsleiter selbstständig Informationen abrufen, die sie für ihre Arbeit vor Ort benötigen. Die Rechteverwaltung der Software stellt sicher, dass sie ausschließlich die Daten ihrer Einrichtung sehen.

Prozessoptimierung und Automatisierung

Für weitere Prozessoptimierungen sorgte die Einführung des integrierten Diamant/3 Rechnungseingangsbuchs und des Diamant/3 Kassenbuchs: Die Verwaltung der Kassen sowie die Erfassung von Eingangsrechnungen vor Ort war zuvor mit doppeltem Erfassungsaufwand verbunden: Zunächst wurden die Daten in Excel erfasst und anschließend manuell in Diamant/3 übertragen. Mit den integrierten, webbasierten Komponenten ist dies hinfällig. Die Vorerfassung in den Einrichtungen erfolgt bereits innerhalb des Systems und kann direkt vom zentralen Rechnungswesen geprüft werden. Auch hier gilt: Jede Einrichtung sieht nur die eigenen Daten. Möglich macht dies eine dezidierte Rechtevergabe – getrennt nach Einrichtungen, Funktionen, Personen und/oder Orten: „Das läuft sehr sauber,“ freut sich Bianca Nähring.

Eine weitere Prozessoptimierung ist die Verwaltung von Sonderposten. Dies betrifft vor allem Zuschüsse, die der Verband vom Land, den Kommunen oder auch Förderorganisationen zweckgebunden erhält. Erfolgte die Verwaltung dieser Gelder früher ebenfalls in Excel, lässt sie sich heute mithilfe der Diamant/3 Anlagenbuchhaltung innerhalb des integrierten Gesamtsystems komfortabel managen.

Automatisiertes Mahnwesen

Der schnelle Einzug der Außenstände hat bei dieser Größe besondere Bedeutung. Mit Diamant Software ist ein Mahnwesen auf hohem Automatisierungsniveau gewährleistet: Mit automatisierten Mahnläufen, neun Mahnstufen je Mahnart und einem effizienten OP-Management. Erinnerungsschreiben sorgen für bessere Zahlungsmoral.

Integration von 13 Vorsystemen

Ein Meilenstein für das Gelingen war hier die effiziente Integration von immerhin 13 Vorsystemen. Wegen seiner unterschiedlichen Dienstleistungen und den variierenden rechtlichen Grundlagen, hat der Verband zahlreiche Programme im Einsatz. Bei der Anbindung an Diamant/3 kommt ein Converter zum Einsatz. Dieser wandelt die Daten so, dass sie von Diamant/3 eingelesen werden können. Dadurch ging die Integration schnell über die Bühne. So brauchte die AWO Gruppe Weser-Ems nicht mit sämtlichen Anbietern der Vorsysteme Schnittstellen entwerfen und testen.

„Mit der Filiallogik von Diamant/3 und der damit geschaffenen Transparenz können wir unsere Prozesse immer weiter optimieren. Durch die schnelle und direkte Zugriffmöglichkeit auf Informationen können wir Verantwortung an die Einrichtungen geben“, bilanziert Bianca Nähring.

Kontakt