AUMA e.V.


Branche: Verbände
Anzahl der Mitarbeiter: 35
Kunde seit: 2003

Fliegender Wechsel zur nächsten
Software-Generation

Dass „Diamant/3 auch auf den kleinen Mittelstand passt, zeigt der Ausstellungs- und Messe-Ausschuss der Deutschen Wirtschaft – kurz AUMA. Der 35 Mitarbeiter starke Verband ist im Frühjahr 2010 von Diamant/2 auf Diamant/3 umgestiegen und profitiert heute von einer modernen und zukunftsgerichteten Technologie.

Soll eine neue Software angeschafft werden, geht man beim AUMA grundsätzlich auf Nummer sicher. Bevor die Verantwortlichen ihre Unterschrift unter einen Vertrag setzen, unterziehen sie das ausgewählte System dem ultimativen Härtetest: „Ehe wir ein Produkt kaufen, besuchen wir schon die Schulung des Anbieters, um die Software im Detail kennenzulernen und schon einmal richtig damit zuarbeiten“, erläutert Richard Klotz, Geschäftsbereichsleiter Finanzen/Organisation, die übliche Vorgehensweise des Verbands. Ein Härtetest, dem sich auch Diamant schon zweimal stellen musste: Vor der Einführung von Diamant®/2 und ein weiteres Mal vor dem jüngst erfolgten Upgrade auf die Nachfolgeversion Diamant/3.

Aussagekräftige Kostenrechnung gesucht

Aber der Reihe nach. Der in Berlin angesiedelte AUMA ist der Spitzenverband der deutschen Messewirtschaft. Mit seinen 35 Mitarbeitern fungiert er als zentraler Dienstleister aller am Messemarkt beteiligter Partner wie Aussteller, Besucher, Veranstalter und Serviceunternehmen. Im Mittelpunkt der Tätigkeiten steht die Stärkung der deutschen Messen im In- und Ausland. Neben zahlreichen weiteren Aufgaben vertritt der AUMA unter anderem die Interessen seiner Mitglieder gegenüber Legislative und Exekutive auf Landes- und Bundesebene sowie gegenüber der EU-Kommission. Weil die bis dato eingesetzte Rechnungswesen-Software immer mehr an ihre Grenzen stieß, suchte der Verband 2003 in einer umfangreichen Evaluierung nach einer neuen Lösung. „Wir wollten vor allem eine aussagekräftige Kostenrechnung aufbauen, was mit unserem Altsystem nicht möglich war“, erinnert sich der Geschäftsbereichsleiter.

Nach ausführlichen Tests verschiedener Systeme und besagter Schulung bei Diamant in Bielefeld entschied sich der AUMA schließlich dafür, Diamant®/2 einzuführen. „Uns hat damals vor allem die Anwenderfreundlichkeit der Software überzeugt“, sagt Richard Klotz. Und natürlich konnte man mit der Neuerwerbung auch die angestrebte Kostenrechnung realisieren. Für alle Geschäftsbereiche des Verbands wie „Öffentlichkeitsarbeit/Markttransparenz“,„Globale Märkte“ oder „Institut der Deutschen Messewirtschaft“ richtete Richard Klotz eine eigene Gewinn- und Verlustrechnung ein, die sich zum Gesamtunternehmen kumulieren lässt. Mit regelmäßigen Berichten aus Diamant konnte er fortan die Bereichsleiter jederzeit über ihre Budgetsituation auf dem Laufenden halten.

Neue Lösung auf Roadshow in Augenschein genommen

„Die moderne Oberfläche von Diamant/3 stellt in unseren Augen noch einmal einen deutlichen Qualitätssprung in Sachen Benutzerfreundlichkeit dar.“

Richard Klotz
Geschäftsbereichsleiter Finanzen/Organisation, AUMA e.V.

Anfang 2010 nahmen die Verantwortlichen des AUMA dann erneut in den Schulungsräumen in Bielefeld Platz. Dieses Mal im Fokus: Diamant/3. Auf einer Roadshow im Herbst 2009 hatten sie die neue Komplettlösung für Rechnungswesen und Controlling in Berlin erstmals in Augenschein genommen – um danach sofort einen möglichen Umstieg zu diskutieren. Und wieder war es die Ergonomie der Software, die den Anstoß gab. „Die moderne Oberfläche im Look-and-Feel von Office 2007 stellt in unseren Augen noch einmal einen deutlichen Qualitätssprung in Sachen Benutzerfreundlichkeit dar“, begründet Richard Klotz. „Davon konnten wir uns dann im Seminar vollends überzeugen, und für uns stand fest: Wir steigen um!“ Die Usability der Software war aber nicht der einzige Grund für den AUMA, diesen Schritt zu gehen. Auch die moderne Web-Technologie von Diamant/3 und die damit verbundene hohe Integrationsfähigkeit des Systems mit anderen Lösungen spielte eine entscheidende Rolle. Denn im Jahr 2008 hatte der Verband mit „Navision“ (heute: „Microsoft Dynamics NAV“) ein neues ERP-System eingeführt.

Als betriebswirtschaftliche Komplettlösung enthält diese Software zwar auch ein Modul für die Finanzbuchhaltung, dieses wird aber von Richard Klotz und seinen Kollegen nicht genutzt. Stattdessen setzte man im Rechnungswesen weiterhin auf Diamant. „Wir haben uns die Fibu des ERP-Systems natürlich angeschaut“, sagt der Geschäftsbereichsleiter. „Sie bot uns aber bei weitem nicht den Standard wie Diamant, vor allem was Benutzerfreundlichkeit und Funktionsumfang angeht.“ Deshalb entschloss man sich 2008 in Berlin, die „On-board-Fibu“ der Komplettlösung stillzulegen und Diamant/2 in das ERP-System zu integrieren. Und auch bei diesem Thema bedeutete der Umstieg auf Diamant/3 einen weiteren Qualitätssprung, wie Richard Klotz erläutert: „Der Datenaustausch funktionierte auch mit Diamant/2 schon sehr gut. Durch die absolute Offenheit gegenüber Fremdsystemen bietet uns Diamant/3 aber die Möglichkeit einer noch tiefergehenden Integration der beiden Lösungen.“

Umgestiegen, kurz getestet, weitergearbeitet

Der Umstieg selbst ist nach den Worten des Geschäftsbereichsleiters „so nebenbei mitgelaufen. Irgendwann hieß es von Seiten unserer IT-Abteilung: Wir machen das heute. Und nach einem halben Tag war es erledigt.“ Zwar habe ein Mitarbeiter der Diamant-Hotline in Bielefeld extra als Backup für den Notfall bereitgestanden, beansprucht wurde er aber nicht. „Wir sind umgestiegen, haben kurz getestet und dann einfach weitergearbeitet.“ Verantwortlich für diesen kurzen und schmerzlosen Wechsel war laut Richard Klotz nicht zuletzt das im Vorfeld der Entscheidung besuchte Seminar in Bielefeld. „Diamant hat hier sehr intensive Vorarbeit geleistet, so dass unsere IT hinsichtlich der Vorgehensweise oder Themen wie Datensicherung bestens vorbereitet war. Da uns durch die Schulung außerdem auch die Bedienung der Software bereits bekannt war, konnten wir problemlos weitermachen.“ Damit ist der AUMA im Rechnungswesen technologisch nicht nur heute State-of-the-Art, sondern auch schon für die Zukunft gerüstet. Zum Beispiel in Sachen Controlling: Momentan arbeiten die Bereichsleiter zwar noch mit den Kostenstellenauswertungen, so wie sie auch schon in Diamant/2 erstellt wurden. Richard Klotz kann sich allerdings durchaus vorstellen, dass sich die Ansprüche an das Berichtswesen in Zukunft verändern werden. Für diesen Fall steht ihm dann mit dem integrierten BI-System (Business Intelligence) von Diamant/3 ein umfangreicher Standard bereit.

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