Archimedes Facility-Management GmbH


Branche: Baugewerbe
Anzahl der Mitarbeiter: 150
Kunde seit: 2005

Zukunftsfähiges IT-Gebäude errichtet

Ausschließlich Web-Anwendungen hat die Archimedes-Facility Management GmbH im Einsatz – so auch die Rechnungswesen-Software Diamant/3. Über Web-Services ist die Lösung von Diamant Software nahtlos in die Prozessketten der westfälischen Gebäudemanagement-Experten integriert. Damit verfügt Archimedes über eine moderne und leistungsstarke Unternehmens-EDV aus einem Guss.

Am Anfang stand ein Einschnitt: Der Vorgänger der Archimedes Facility-Management GmbH, ein Planungsbüro, war 1998 als Tochterunternehmen eines regionalen Energiedienstleisters gegründet worden. Im Rahmen eines Outsourcing-Projekts entstand dann 2005 die jetzige Form des Unternehmens: ein autarker Komplettdienstleister für das Gebäudemanagement. Rund 150 Mitarbeiter bewirtschaften heute die Immobilien der Archimedes-Kunden. Für die Unternehmens-IT der Facility-Management-Experten bot diese Neuaufstellung eine einmalige Chance. „Wir konnten unsere EDV praktisch auf der grünen Wiese entwerfen“, erinnert sich Lothar Maurischat, Bereichsleiter Informationstechnik bei Archimedes.

Einzelne Systeme zu intelligenten Prozessketten verknüpft

„Dank der offenen Schnittstellen von Diamant/3 zu allen Systemen haben wir es geschafft, dass vollkommen fremde Produkte über Web-Services miteinander kommunizieren, als wären sie ein einziges System.“

Lothar Maurischat
Bereichsleiter Informationstechnik, Archimedes Facility-Management GmbH

 

„Unsere nicht-kaufmännischen Mitarbeiter kontieren Leistungen auf Kostenträger und Kostenstellen, ohne irgendetwas davon zu merken, dass sie sich überhaupt in der Kostenrechnung von Diamant/3 befinden.“

Dr. Stephan Schumacher
Prokurist und Kaufmännischer Leiter, Archimedes Facility-Management GmbH

Die zentrale Aufgabe war es dabei, eine integrierte IT-Landschaft zu realisieren, welche die Unternehmensprozesse durchgängig auf Basis von Internet-Technologien unterstützt. Ein Hauptgrund dafür ist das äußerst dynamische Kundenumfeld von Archimedes: Die Nutzungszyklen der Immobilien verändern sich immer schneller, ständig kommen neue Objekte hinzu. Dabei sind die Mitarbeiter des FM-Spezialisten teilweise fest vor Ort beim Kunden beschäftigt, wo ihnen meist ein Büro mit PC und Internetanschluss zur Verfügung steht. „Wir müssen unsere Mitarbeiter einfach und schnell an unsere EDV anbinden können, ohne dass dazu Installationen vor Ort nötig sind“, erläutert Lothar Maurischat. „Ansonsten wäre die IT nicht Motor, sondern Bremse für unser Geschäft. Deshalb setzen wir heute im gesamten Unternehmen ausschließlich Web-Anwendungen ein – egal ob für Gehaltsabrechnung, Prozesssteuerung, Auftragswesen oder Rechnungswesen. Dafür haben wir uns jeweils die Software gesucht, die die einzelnen Systeme optimal integriert und zu Web-gestützten und intelligenten Prozessketten verknüpft.“

In Sachen Rechnungswesen fiel die Wahl von Archimedes dabei auf Diamant/3. Diese Lösung ist unter Microsoft. NET entwickelt und basiert durchgängig auf Internet-Technologien. Anwender benötigen keine Client-Installation, sondern können das Programm über eine gesicherte Internet-Verbindung im Web-Browser nutzen. Die mehrschichtige Softwarearchitektur von Diamant/3 ermöglicht es darüber hinaus, heterogene vor- und nachgelagerte Systeme mit so genannten Web-Services zu integrieren – Softwarekomponenten mit offenen und standardisierten Schnittstellen. Diese Dienste ermöglichen eine direkte Interaktion, indem XML-basierte Nachrichten über internetbasierte Protokolle ausgetauscht werden. Der große Vorteil dieses Verfahrens: Die unterschiedlichsten Anwendungen können nicht nur Daten gemeinsam nutzen, sondern auch Funktionen anderer Anwendungen aufrufen, und zwar völlig unabhängig davon, welche Betriebssysteme und Datenbanken eingesetzt werden und in welcher Sprache diese Anwendungen programmiert sind.

Erfasste Arbeitszeiten automatisch auf Kostenträger gebucht

Auf diese Weise ist Diamant bei Archimedes nahtlos in die Unternehmens-EDV eingebunden. Ihre Leistungsfähigkeit zeigt die Integration über Web-Services beispielsweise beim Zusammenspiel von Diamant mit „sMotive“, der CAFMSoftware (Computer Aided Facility Management), die Archimedes einsetzt. Diese Branchenlösung basiert durchgängig auf Java und damit auf einer völlig anderen Entwicklungsplattform als die Rechnungswesen-Software.

„Diamant/3 mit seinen offenen Schnittstellen hilft uns ganz entscheidend dabei, das Kostenbewusstsein unserer Mitarbeiter zu stärken“, sagt Dr. Stephan Schumacher, Prokurist und kaufmännischer Leiter bei Archimedes. Alle betreuten Immobilien werden von den FM-Experten in Diamant als eigene Kostenträger geführt, für jedes dieser Objekte ist ein Verantwortlicher festgelegt. Informationen, die in der CAFM-Software entstehen und für die Kostenrechnung relevant sind, werden über Web-Services automatisch und in Echtzeit auf die jeweiligen Kostenträger gebucht. Das können Erlöse bzw. Erlöserwartungen, Aufwendungen für Material, Spesen oder geleistete Arbeitsstunden sein. Beispiel Arbeitsstunden: Führt ein Mitarbeiter vor Ort einen Auftrag aus – etwa eine Reparatur oder Wartung –, meldet er die ausgeführte Tätigkeit inklusive der dafür benötigen Zeit in der Branchenlösung zurück. Dort kann der zuständige Teamleiter den Auftrag kontrollieren und abschließen. Tut er dies, wird der zugehörige Kostenträger in Diamant direkt mit den angefallenen Arbeitsstunden belastet.

Akutelle und korrekte Kostenauswertungen

„Unsere nicht-kaufmännischen Mitarbeiter kontieren Leistungen auf Kostenträger und Kostenstellen, ohne irgendetwas davon zu merken, dass sie sich überhaupt in der Kostenrechnung von Diamant/3 befinden“, bringt es Dr. Stephan Schumacher auf den Punkt. Im Hintergrund läuft dabei eine bi-direktionale Kommunikation zwischen den beiden Systemen ab: Die Branchensoftware meldet sich online im Diamant/3 Rechnungswesen an, diese identifiziert den Anwender, überprüft die Zulässigkeit der Buchung und sendet die entsprechende Antwort zurück. So ist sichergestellt, dass Buchungen nicht falsch oder doppelt ausgeführt werden. „Unsere Auswertungen spiegeln immer den aktuellen und korrekten Stand wider, da wir nichts per Hand erfassen oder zeitverzögert und fehleranfällig nachpflegen müssen. So können wir immer verlässlich und zeitnah beurteilen, ob ein Auftrag wirtschaftlich erfolgreich ist, oder ob wir gegensteuern müssen“, freut sich der Prokurist.

Und das Fazit des IT-Experten Lothar Maurischat: „Wir konnten unsere WunschEDV vor drei Jahren realisieren, und sie funktioniert bis auf den heutigen Tag ohne Probleme. Dank der offenen Schnittstellen von Diamant/3 zu allen Systemen haben wir es geschafft, dass vollkommen fremde Produkte über Web-Services miteinander kommunizieren, als wären sie ein einziges System.“

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