Anwenderbericht: Archimedes Facility-Management GmbH

Rechnungswesen- und Controllingsoftware
zur Prozessoptimierung

Ausschließlich Web-Anwendungen hat die Archimedes-Facility Management GmbH im Einsatz – so auch die Rechnungswesen- und Controlling Software Diamant/3. Über Web-Services ist die Lösung nahtlos in die Prozessketten der westfälischen Gebäudemanagement-Experten integriert. Damit verfügt die Archimedes Gruppe über eine moderne und leistungsstarke Unternehmens-IT aus einem Guss.
Die innovative Software wird dort - auf immer wieder neue Weise - innovativ genutzt.

"Dank der offenen Schnittstellen von Diamant/3 zu allen Systemen haben wir es geschafft, dass vollkommen fremde Produkte über Web-Services miteinander kommunizieren, als wären sie ein einziges System."
Lothar Maurischat, Bereichsleiter Informationstechnik, Archimedes Facility-Management GmbH

Einzelne Systeme zu intelligenten Prozessketten verknüpft

Interdisziplinär und ganzheitlich

Die Archimedes Gruppe ist eine familiengeführte, mittelständische Unternehmensgruppe und einer der führenden Systempartner im Gebäude und Energiemanagement. Angefangen und gewachsen zum erfolgreichen Facility Management Dienstleister, bündelt die Gruppe heute fachliches Know-how in den Bereichen Technik, Facility-Services, Energie, Industriebau, Events und Catering.

Über Web - Services schnell und sicher angebunden

Die Nutzungszyklen der Immobilien verändern sich immer schneller, ständig kommen neue Objekte hinzu. Die Mitarbeiter sind teilweise fest vor Ort beim Kunden beschäftigt. „Wir müssen unsere Mitarbeiter einfach und schnell an unsere IT anbinden können, ohne dass dazu Installationen vor Ort nötig sind“, erläutert Lothar Maurischat. „Deshalb setzen wir im gesamten Unternehmen ausschließlich Web-Anwendungen ein – egal wofür. Wir haben jeweils die Software gewählt, die die einzelnen Systeme optimal integriert und zu Web-gestützten und intelligenten Prozessketten verknüpft.“

In Sachen Rechnungswesen und Controlling fiel die Wahl auf Diamant/3. Diese Lösung basiert durchgängig auf Internet-Technologien. Anwender benötigen keine Client-Installation, sondern können das Programm über eine gesicherte Internet-Verbindung im Web-Browser nutzen. Die mehrschichtige Softwarearchitektur von Diamant/3 ermöglicht es darüber hinaus, heterogene vor- und nachgelagerte Systeme über Web-Services zu integrieren – Softwarekomponenten mit offenen und standardisierten Schnittstellen. Diese Dienste ermöglichen eine direkte Interaktion, indem XML-basierte Nachrichten über internetbasierte Protokolle ausgetauscht werden. Der große Vorteil: Die unterschiedlichsten Anwendungen können nicht nur Daten gemeinsam nutzen, sondern auch Funktionen anderer Anwendungen aufrufen, und zwar völlig unabhängig davon, welche Betriebssysteme und Datenbanken eingesetzt werden und in welcher Sprache diese Anwendungen programmiert sind.

 

Einbindung in die Unternehmens-EDV

Diamant Software ist nahtlos in die Unternehmens-IT eingebunden. Ihre Leistungsfähigkeit zeigt die Integration über Web-Services beispielsweise beim Zusammenspiel mit „sMotive“, der CAFMSoftware (Computer Aided Facility Management), die Archimedes einsetzt. Diese Branchenlösung basiert durchgängig auf Java und damit auf einer völlig anderen Entwicklungsplattform als die Rechnungswesen-Software.

Erfasste Arbeitszeiten automatisch auf Kostenträger gebucht

„Diamant/3 mit seinen offenen Schnittstellen hilft uns ganz entscheidend, das Kostenbewusstsein unserer Mitarbeiter zu stärken“, sagt Dr. Stephan Schumacher, Prokurist und kaufmännischer Leiter bei Archimedes. Alle betreuten Immobilien werden als eigene Kostenträger geführt. Für jedes Objekt ist ein Verantwortlicher festgelegt. Informationen, die in der CAFM-Software entstehen und für die Kostenrechnung relevant sind, werden über Web-Services automatisch in Echtzeit auf die jeweiligen Kostenträger gebucht. Das können Erlöse bzw. Erlöserwartungen, Aufwendungen für Material, Spesen oder geleistete Arbeitsstunden sein. Beispiel Arbeitsstunden: Führt ein Mitarbeiter vor Ort einen Auftrag aus - etwa eine Reparatur oder Wartung –, meldet er die ausgeführte Tätigkeit inklusive der dafür benötigen Zeit in der Branchenlösung zurück. Dort kann der zuständige Teamleiter den Auftrag kontrollieren und abschließen. Tut er dies, wird der zugehörige Kostenträger in Diamant direkt mit den angefallenen Arbeitsstunden belastet.

"Unsere nicht-kaufmännischen Mitarbeiter kontieren Leistungen auf Kostenträger und Kostenstellen, ohne irgendetwas davon zu merken, dass sie sich überhaupt in der Kostenrechnung von Diamant/3 befinden."
Dr. Stephan Schumacher, Prokurist und Kaufmännischer Leiter, Archimedes Facility-Management GmbH

Innovative Software - innovativ genutzt

Kostenrechnung für Projektcontrolling eingesetzt

Inzwischen umfasst die Gruppe verschiedene Tochterfirmen und Fachbereiche in unterschiedlichen Branchen. Deshalb setzen die Ostwestfalen auch im Controlling auf Diamant Software: "Diamant/3 unterstützt sehr, weil wir die Auswertungen individuell zusammenstellen können. Jeder Bereich bekommt genau die Zahlen, die er auch wirklich benötigt. Durch die Strukturierbarkeit können wir auf Knopfdruck Auswertungen zum Projektstand erstellen", freut sich die Controlling Leiterin Kirstin Runge. Der Projekt-Verantwortliche sieht direkt in Diamant/3 die Kostenentwicklung (z.B. von Personalkosten), die er braucht, um seine Projekte beurteilen zu können.

Interner IT -Onlineshop

Innovativ genutzt wird die Software jetzt auch im Rahmen des IT Service Managements. Seit neuestem gibt es einen betriebsinternen Online Shop für IT Dienstleistungen, Hard- und Software. Jede Bestellung wird in einer automatischen Abrechnung über Webservices direkt an Diamant/3 übertragen – mit direkter Be- und Entlastung der Kostenstellen und -träger. Die Mitarbeiter sehen die unmittelbare Belastung ihres jeweiligen Bereichs in der Diamant/3 Kostenrechnung. Die Folge: es wird nur noch sehr zielgerichtet bestellt und die IT Kosten sinken.

Und das Fazit des IT-Experten Lothar Maurischat: „Da haben wir Glück, dass wir die Diamant/3 erworben haben. Ein Produkt von einem mittelständischen Unternehmen - für ein mittelständisches Unternehmen – dass sich permanent entwickelt – wir profitieren von diesen Entwicklungen."

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