Anwenderbericht: Arbeiterwohlfahrt Kreisverband Bielefeld e.V.

Rechnungswesen- und Controllingsoftware
für die Arbeiterwohlfahrt (AWO)

Mit über 60 Einrichtungen ist der Arbeiterwohlfahrt-Kreisverband Bielefeld e. V. im gesamten Stadtgebiet vertreten. Zu den Angeboten gehören Einrichtungen der ambulanten und teilstationären Altenhilfe, Kinder-, Jugend- und Familienhilfe, Begegnungs- und Servicezentren sowie Fort- und Weiterbildungseinrichtungen. Außerdem zählt der Verband über 2.000 Mitglieder und umfasst 18 Ortsvereine sowie drei Stadtteilgruppen. Neben den rund 700 hauptamtlich Beschäftigten sind etwa 275 Honorarkräfte sowie 750 ehrenamtliche Mitarbeiter/-innen  für die AWO in der Region aktiv.

"Das Diamant/3 Controlling verleiht uns jetzt mehr unternehmerische Sicherheit. Parallel dazu sorgt die Lösung für mehr Transparenz und fördert die wirtschaftliche Diskussion zwischen uns und den einzelnen Organisationseinheiten."
Markus Wrobbel, stellvertretender Vorstandsvorsitzender, Arbeiterwohlfahrt Kreisverband Bielefeld e.V.

Klar - vorausschauend - zielgerichtet

Sozial handeln und wirtschaftlich denken muss kein Widerspruch sein, wie der Einsatz von Diamant/3 beim Arbeiterwohlfahrtsverband in Bielefeld beweist. Der Verband löste mit Diamant/3 ein Altsystem ab, dass in Sachen Funktionalität und Integrationstiefe an seine Grenzen gestoßen war. Auch hätten entsprechende Auswertungsmöglichkeiten gefehlt. Die Integration der benutzerfreundlichen Rechnungswesensoftware führte bereits nach kurzer Zeit zu einem „wahren Quantensprung im Workflow“. Für eine bessere Wirtschaftsplanung und mehr Transparenz zwischen den Einrichtungen wurde die Lösung zusätzlich um das integrierte Controlling mit Diamant/3 Business Intelligence erweitert.

Schnellere Prozesse im Tagesgeschäft

Ein gutes Beispiel sind die schuljahresbezogenen Auswertungsmöglichkeiten von Diamant/3. Die Arbeiterwohlfahrt muss bei den offenen Ganztagsschulen (OGS) regelmäßig Berichte erstellen, deren Zeitraum nicht das Kalender-, sondern das Schuljahr umfasst. Auch die Lastschrifteinzüge rund um das Essensgeld von Schülern gestalten sich deutlich einfacher als früher. Und selbst die Buchungen der Kontoauszüge seien längst nicht mehr so zeitintensiv: Diamant/3 erledigt dies per Bankimport. Das bereitgestellte Modul holt elektronische Kontoauszüge selbstständig bei der Bank ab, analysiert sie und ordnet sie automatisch zu. Da die Software lernfähig ist, steigt die Trefferquote im Lauf der Zeit kontinuierlich an. Für effiziente Arbeitsabläufe sorgt außerdem die intuitive Bedienerfreundlichkeit: „Die Systemoberfläche ist Windows basiert und lässt sich individuell an die Bedürfnisse des jeweiligen Benutzers anpassen“, hebt der stellvertretende Vorstandsvorsitzende Markus Wrobbel lobend hervor. Die Mitarbeiter würden ihre Ziele damit deutlich besser, schneller und einfacher erreichen. Hilfreich seien dabei auch die Reiterfunktion sowie der modulare Aufbau der Software: „Wir erhalten sämtliche Informationen auf einen Blick und können zudem mehrere Fenster nebeneinander legen.“ Somit müsse man nicht ständig von einem Modul ins nächste springen. Buchungsvorgänge können ohne großen Zeitverlust konsequent zu Ende geführt werden.

Bestmögliche System-Kommunikation

Ähnlich reibungslos verläuft auch der Transfer von Lohn- und Abrechnungsdaten: Als führender Anbieter einer Rechnungswesen- und Controlling-Lösung kooperiert der ebenfalls aus Bielefeld stammende Softwarehersteller Diamant mit den renommiertesten Unternehmen am Markt. Es bestehen beispielsweise Integrationen zu den Lohn- und Gehaltslösungen von Datev, P&I, Sage und SP_Data. „Im Vergleich zum Vorsystem ist das heute kein Problem mehr – ein Rechenzentrum stellt uns die Lohndaten aus unserer Personalabrechnungslösung KIDICAP als Datei zur Verfügung und Diamant/3 übernimmt selbständig die Verteilung auf die einzelnen Kostenstellen“, erklärt Markus Wrobbel. Auch andere vor- und nachgelagerte Lösungen, wie etwa Pflegedienstprogramme oder Dokumenten-Management-Systeme, lassen sich via Webservice nahtlos an Diamant/3 anbinden. „Die Entscheidung für einen Systemwechsel war letzten Endes eine wirtschaftliche Entscheidung – die Lösung liefert uns schlanke Prozesse und ein hohes Maß an Flexibilität, sodass am Ende mehr Zeit für Planung und Reporting übrig bleibt.“

Diamant/Business Intelligence für umfassende Analysen

Wirtschaftliche Entscheidungen treffen will der Verband auch weiterhin: Die Arbeiterwohlfahrt verwendet neben der bestehenden Lösung ein vollwertiges Datenmodell für Bilanz- und Finanzcontrolling sowie Kosten- und Erfolgscontrolling. Auf Basis von Informationen, die aus verschiedenen Daten- und IT-Systemen integriert werden, liefert Diamant/3 wichtiges Wissen und faktenbasierte Entscheidungshilfen für das Controlling sofort. „Wir haben über 60 Kostenstellen zu verwalten, da sind die Bereiche Steuerung und Planung von zentraler Bedeutung“, klärt Markus Wrobbel auf, der auch für das Controlling des Verbands zuständig ist. „Die Träger der freien Wohlfahrtspflege sind leider als erstes von Mittelkürzungen und Ressourcenknappheit betroffen. Daher gilt es, Plan-Ist-Abweichungen sofort zu erkennen und entsprechende Maßnahmen einzuleiten.“ Auch müssten Projekte hinsichtlich ihrer Budgets von Anfang bis Ende überwacht werden. Der Einbezug von Sonderposten und zweckgebundenen Zuschüssen bildet eine weitere Besonderheit in der strategischen Planung. „Das Diamant/3 Rechnungswesen + Controlling verleiht uns jetzt mehr unternehmerische Sicherheit. Parallel dazu sorgt die Lösung für mehr Transparenz und fördert die wirtschaftliche Diskussion zwischen uns und den einzelnen Organisationseinheiten.“

Service-Werkstatt Controlling

Für die Berichterstellung hält das Diamant Controlling einen reichhaltigen Fundus an vorbereiteten Berichten und Analysen bereit. Diese lassen sich rasch an die individuellen Belange anpassen.

Geringer manueller Aufwand

Außerdem vermag das Diamant/3 Modul sämtliche Daten auch in grafischer Form darzustellen – sei es als übersichtliches Business Chart, Landkarte, Ampel, Tachometer, Torten- oder Balkendiagramm. „Da mussten wir früher immer den schwierigen Umweg über Excel nehmen und die Werte jedes Mal von neuem definieren.“ Diamant/3 hingegen aktualisiert jede Grafik per Tastendruck in Echtzeit, sodass der manuelle Aufwand heute weitaus geringer sei. Die wirtschaftliche Planung der AWO Bielefeld werde dadurch transparenter. „Für Mitarbeitende ohne weitreichende betriebswirtschaftliche Kenntnisse sind grafische Darstellungen einfach aussagekräftiger und vor allem verständlicher als ellenlange Zahlenlisten.“

Transparenz in beide Richtungen

So erhält jeder der ca. 70 Einrichtungsleiter immer am 28. eines Monats einen aussagekräftigen Bericht. Enthalten sind darin die Einnahmen und Ausgaben des Vormonats sowie die Kostenentwicklung insgesamt. „Wir müssen uns da um nichts mehr kümmern – sind die Berichte erst einmal definiert, aktualisiert Diamant/3 die Zahlen automatisch und versendet diese zum gewünschten Zeitpunkt selbständig per E-Mail“, so der stellvertretende Vorstand der Arbeiterwohlfahrt.

Übersichtlich und konkret

Mithilfe des One-Page-Only-Prinzips werden die Auswertungen zudem für die Budgetverantwortlichen – die in der Regel keine Buchhalter sind – so übersichtlich und konkret wie möglich gehalten. „Primär geht es vor allem darum, dass die Leitungen möglichst zeitnah die aktuellen Wirtschaftszahlen vorliegen haben, sodass neben der inhaltlichen Diskussion immer auch ein Austausch über die betriebswirtschaftliche Leistung stattfindet“, führt Markus Wrobbel aus. Das neue Verfahren werde bislang von allen Seiten sehr gut angenommen: „Wir erhalten viele Rückmeldungen – unsere Finanzbuchhaltung befindet sich quasi im ständigen Dialog mit den Einrichtungen. Indem wir offene Fragen klären und uns auf Probleme und Auffälligkeiten hinweisen, helfen wir uns gegenseitig.“ Vor allem die Monatsabweichungen im Verhältnis zum Gesamtplan sorgen für intensive Diskussionen. „Letzten Endes wollten wir genau das mit dem Diamant Controlling erreichen: Wir haben nun eine offene Diskussion, auf deren Basis wir unsere Arbeit verbessern können.

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