Arbeiterwohlfahrt Bezirksverband Westliches Westfalen e.V.


Branche: Sozialwesen
Anzahl der Mitarbeiter: 6000
Kunde seit: 2000

Im Westen was Neues

Standard- statt Individualsoftware lautet seit kurzem die Devise in der Buchhaltung der Arbeiterwohlfahrt Westliches Westfalen. Nach der reibungslosen Einführung von Diamant in der Bezirksgeschäftsstelle in Dortmund wird die Software nun auch in den zehn Unterbezirken der AWO WW eingeführt.

Notwendig geworden war die neue Rechnungswesen-Software, weil der Hersteller des Altsystems in wirtschaftliche Schwierigkeiten geraten war. Bei der bis dato eingesetzten Lösung handelte es sich im Prinzip um eine Eigenentwicklung, welche der Anbieter speziell für die Westfalener programmiert hatte. Aufgrund dieser Erfahrung traf man in Dortmund die Entscheidung, im Rechnungswesen künftig auf eine Standardsoftware zu setzen. „Für uns war es wichtig, dass unsere Investitionen in die neue Lösung gesichert sind und die Weiterentwicklung des Programms für die Zukunft gewährleistet ist“, begründet Karsten Wolf diesen Schritt, in Personalunion Assistent des stellvertretenden Geschäftsführers der AWO WW und Stellvertreter des Abteilungsleiters Finanzen.

Standard deckt die meisten Anforderungen ab

Die Strategie: Zunächst sollte die neue Software beim Bezirksverband mit Sitz in Dortmund eingesetzt werden, mittelfristig aber auch in allen Unterbezirken der AWO WW, die ihrerseits wiederum eigene Altsysteme nutzen. Historisch gewachsen gibt es zwischen der Bezirksgeschäftsstelle und den insgesamt zehn Unterbezirken eine Art Arbeitsteilung. Erstere betreibt die Seniorenzentren der AWO WW, 60 an der Zahl. Die Unterbezirke erbringen die sonstigen AWO-üblichen Leistungen wie ambulante Dienste oder haushaltsnahe Dienstleistungen, betreiben Kindergärten und Werkstätten für Menschen mit Behinderung. Insgesamt beschäftigt die AWO WW rund 14.000 hauptamtliche Mitarbeiter, was sie zum mit Abstand größten AWO-Bezirk in Deutschland macht.

„Wir haben unsere Anforderungen an die neue Rechnungswesen-Software definiert und in einer Arbeitsgruppe, in der auch die Unterbezirke vertreten waren, einen Ausschreibungskatalog erstellt“, erläutet Karsten Wolf das Vorgehen beim Auswahlprozess. Zunächst nahm man sechs Anbieter genauer unter die Lupe, drei davon wurden zur Präsentation ihrer Lösung nach Dortmund eingeladen. „Die Präsentationen fanden vor unseren Führungskräften aber auch Mitarbeitern aus dem Rechnungswesen statt. Es war uns sehr wichtig, dass neben den Entscheidern im Haus auch diejenigen Personen eingebunden sind, die später mit der Software arbeiten sollen“, so der stellvertretende Abteilungsleiter Finanzen. Und diese waren sich schnell einig: „Wir haben uns alle gemeinsam für Diamant ausgesprochen.“ Die Gründe für dieses einstimmige Votum? „Zum einen hat Diamant die meisten unserer Anforderungen schon im Standard abgedeckt. Außerdem schien uns die Software vom Handling und der Ergonomie her das beste System zu sein – selbsterklärend und damit einfach für die Mitarbeiter zu bedienen.“

Buchhaltung nicht im Tagesgeschäft eingeschränkt

„Für uns war es wichtig, dass unsere Investitionen in die neue Lösung gesichert sind und die Weiterentwicklung des Programms für die Zukunft gewährleistet ist.“

Karsten Wolf
Assistent des stellvertretenden Geschäftsführers, AWO WW

 

„Diamant arbeitet bei uns problemlos mit den verschiedensten Vor- und Nachsystemen zusammen.“

Karin Jochen
Anwendungsberaterin, AWO WW

Die Diamant-Einführung bei der Bezirksgeschäftsstelle in Dortmund ging reibungslos über die Bühne. Bereits im Vorfeld hatte man probehalber Daten aus dem Altsystem – zwei Geschäftsjahre – an Diamant übergeben und dort ausgiebig getestet. „Für den Echtstart waren wir damit bestens vorbereitet. Das Programm lief vom ersten Tag an sehr gut“, berichtet Karin Jochen, als Anwendungsberaterin der AWO WW federführend bei dem Diamant-Projekt. „Natürlich waren hier und da noch kleinere Nacharbeiten nötig, wie das in jedem Einführungs-Projekt der Fall ist“, ergänzt Karsten Wolf. „Aber das Entscheidende dabei für mich war, dass unsere Mitarbeiter dadurch zu keiner Zeit in ihrem Tagesgeschäft eingeschränkt wurden.“

In der Bezirksgeschäftstelle in Dortmund arbeiten heute rund 60 Personen operativ mit Diamant. Dazu kommen noch etwa zehn so genannte Info-User, die Auswertungen und Berichte aus Diamant erhalten. Die Buchhalter bearbeiten hauptsächlich die Vorgänge, welche die Seniorenzentren der AWO WW betreffen. Bei 60 solcher Einrichtungen mit rund 7300 Bewohnern wird diese Tätigkeit zum Massengeschäft. An 60 PC-Arbeitsplätzen wird gleichzeitig mit Diamant gearbeitet, insgesamt eine satte Million Buchungen pro Jahr muss das Rechnungswesen der AWO bearbeiten. „Die hohe Verfügbarkeit der Diamant Software ist der Garant dafür, dass wir dieses Gewicht problemlos stemmen können“, freut sich Karsten Wolf. „Trotz des hohen Aufkommens sorgen die kurzen Antwortzeiten zwischen Server und Client dafür, dass unsere Buchhalter nicht zwischendurch einen Kaffee trinken müssen, bis das System ihre Eingaben verarbeitet hat.“

In Systemlandschaft aus knapp 40 Vor- und Nachsystemen integriert

Unterstützt werden die Buchhalter bei ihrem Massengeschäft von Diamant außerdem durch den Import von Bankauszügen. Dabei handelt es sich um ein Verfahren, welches die AWO intern als „Clearing“ bezeichnet. Einmal täglich bekommt die AWO WW von ihrer Bank elektronisch eine Datei über die Zahlungen zugeschickt, die von Sozialämtern und Privatpersonen für die Seniorenzentren eingehen. „Wenn die Buchhaltung diese Dateien ausdrucken würde, wären das monatlich etwa 4000 Blatt“, beschreibt Anwendungsberaterin Karin Jochen die Dimension. Diese Dateien kann Diamant automatisch verarbeiten und die benö­ tigten Informationen auslesen. Dazu ist die Software bei der AWO WW so eingestellt, dass sie Buchungstexte und Schlüssel nach den spezifischen Kriterien der Dortmunder selbstständig auswerten kann.

Nach dem erfolgreichen Diamant-Projekt beim Bezirksverband steht nun die Einführung der Software in den Unterbezirken an. Bei zwei von ihnen ist dies bereits in vollem Gange, die übrigen werden sukzessive folgen. Wie schon in Dortmund spielt die Software auch hier ihre große Integrationsfähigkeit voll aus. „Diamant arbeitet bei uns problemlos mit den verschiedensten Vor- und Nachsystemen zusammen“, bestätigt Anwendungsberaterin Karin Jochen. „Sofern die dafür nötigen Schnittstellen nicht ohnehin schon im Standard vorhanden waren, haben wir uns diese von einem kompetenten Partner einrichten lassen, den uns Diamant genannt hat.“ In Dortmund tauscht die Rechnungswesen-Lösung beispielsweise Stamm- und Abrechnungsdaten mit einer Software für die Heimverwaltung aus, über Schnittstellen zu den Systemen ihrer Lieferanten kann die AWO Zahlungsdaten übertragen. In den Unterbezirken sind es vor allem deren Fakturierungsprogramme für die Werkstätten, die an Diamant angebunden werden. Mit insgesamt knapp 40 Vor- und Nachsystemen wird Diamant am Ende Informationen austauschen, wenn die komplette AWO Westliches Westfalen mit Diamant arbeitet.

Weitere Informationen zur eingesetzten Lösung und mehr zur Arbeiterwohlfahrt Bezirksverband Westliches Westfalen e.V. finden Sie in der Anwenderstudie zum Download.

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