FAQ zu Diamant/4
Vor einer Softwareeinführung stellen sich viele Fragen – zum Projekt aber auch zum späteren Einsatz der Software. Wir beantworten die häufigsten.
Aufbauend auf einer leistungsstarken Finanzbuchhaltung, stellen Sie sich die einzelnen Module nach dem Baukastenprinzip genau so zusammen, wie es für Ihre Prozesse richtig ist. Beispielsweise um Ihre Abläufe zu automatisieren oder zu vereinfachen. Unsere Mitarbeitenden beraten Sie und stimmen mit Ihnen Ihr spezifisches Softwarepaket ab.
Die Mitarbeitenden im Diamant Vertrieb verstehen sich als beratender Vertrieb: Unser Ziel ist es gemeinsam mit Ihnen die für Sie beste Lösung zu finden. Unsere Mitarbeitenden sind zusätzlich als „Trusted Adviser“ zertifiziert und Ihre Ansprechpartner für „alles außer Support“.
Diamant Lizenzen können Sie wahlweise kaufen oder im Abo einsetzen. Natürlich ist auch der Einsatz als Cloud-Lösung gegen ein Nutzungsentgelt möglich.
Die Entscheidung für Cloud oder lokale Installation ist eine individuelle. Wir empfehlen Diamant/4 aus der Cloud zu nutzen, da Sie so Mobilität gewinnen, immer mit aktueller Software arbeiten und sich nicht um die Administration kümmern müssen.
Wir legen Wert auf deutsches Datenschutzrecht und garantieren die Datenhaltung in Deutschland. Aktuell betreiben wir die Diamant Cloud in der Open Telekom Cloud (OTC), die einen äußerst hohen Sicherheitsstandard besitzt.
Ja, die Anwenderoberfläche von Diamant/4 baut auf dem HTML5 Standard auf. Sie ist voll responsiv und passt sich direkt dem jeweiligen Endgerät an. Hier erhalten Sie mehr Informationen zum mobilen Arbeiten mit Diamant/4.
Eine spezielle App für iOS oder Android-Geräte ist nicht notwendig. Die Oberfläche von Diamant/4 basiert auf dem HTML5 Standard, ist voll responsiv und passt sich direkt dem jeweiligen Endgerät an.
Es findet eine Echtstartbegleitung statt. D.h. nach den Schulungen wird ein Consultant mit Ihnen zusammen beginnen in Diamant/4 zu arbeiten. Ziel ist es, unter anderem, gemeinsam die ersten Buchungen durchzuführen, ggf. Schnittstellendateien einzulesen (falls diese nicht automatisiert sind), die ersten Zahlläufe/Einzugsläufe durchzuführen etc. bis hin zu den ersten Reports. Diese Echtstartbegleitung findet in der Regel vor Ort, an den Arbeitsplätzen statt, so dass jeder Teilnehmende auch individuelle Fragen stellen kann.
Auf Basis unserer Projekterfahrungen erstellt unser Consulting Checklisten, mit denen Sie sich optimal auf die Einführung von Diamant/4 in Ihrem Hause vorbereiten können. Die Checklisten sind im Diamant E-Learning Portal hinterlegt, wo Sie auch Videos finden, die ebenfalls die Softwareeinführung unterstützen. Die Aufgaben im Projekt werden üblicherweise in Arbeitspaketen definiert, so dass jeder Beteiligte konkrete Angaben und Verantwortlichkeiten zu seinen Aufgaben hat. Diese werden durch den Projektleitenden mit Ihnen in Workshops zu den Hauptkomponenten (Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Kostenrechnung, usw.) besprochen und auch terminiert. Checklisten unterstützen Sie bei der Umsetzung.
Unsere Consultants besitzen viel Erfahrung in der Einführung unserer Rechnungswesen- und Controllingsoftware und sorgen für einen möglichst zügigen Projektverlauf. Die konkrete Projektdauer hängt dann von verschiedenen Faktoren ab: Der Anzahl Ihrer Vorsysteme, den Altdaten aus Ihrer bisherigen Buchhaltungssoftware, der Zahl der Diamant Module, die Sie verwenden wollen, ob Sie eine interne IT-Abteilung besitzen oder ein externer IT-Partner die Einführung begleitet, etc.
Erfahrungsgemäß nehmen Projekteinführungen von Diamant/4 insgesamt ca. 4-6 Monate in Anspruch. Dieser Zeitraum beinhaltet bereits das Feintuning Ihrer Prozesse! Der Produktivstart mit Diamant/4, also der Zeitpunkt, ab dem Sie Diamant/4 im Tagesgeschäft einsetzen können, liegt bereits früher.
Das Diamant Consulting sorgt dafür, dass die Implementierung von Diamant/4 in Ihrer Organisation reibungslos verläuft. Unsere Consultants sind dabei auf Ihre aktive Vorbereitung und Mitarbeit in unserem gemeinsamen Projekt angewiesen, z. B. wenn es um die Verbesserung der Altdatenqualität geht. Die Übersicht der konkreten Mitwirkungspflichten erhalten Sie zusammen mit dem Angebot.
Am Kick-Off-Termin sollten möglichst alle Projektbeteiligten teilnehmen. Der Termin dient dem gemeinsamen Kennenlernen und Sie erfahren Grundlegendes zur Einführung von Diamant/4. Natürlich können Sie auch Fragen zum Projekt stellen.
Ziele sollten so realistisch wie möglich gesetzt werden – das bedeutet, dass Sie an der Projektplanung beteiligt und eingebunden sind sowie Verantwortung übernehmen. So können Sie Einfluss auf den Zeitrahmen nehmen und eventuelle Bedenken äußern. Diese werden von Projektauftraggeber (in der Regel Ihre Geschäftsleitung) und Projektleiter geprüft und berücksichtigt – nur so kann ein Projektplan Aussicht auf Erfolg haben. Regelmäßige Gespräche mit Ihrem Consultant unterstützen den oftmals strammen Zeitplan, so dass die Einführung zum geplanten Zeitpunkt abgeschlossen wird.
Eine formale Projektabnahme ist für jedes Projekt wichtig. Doch auch danach steht der Consultant Ihnen gern mit Rat und Tat zur Verfügung steht.
Nein, im Rahmen des Projektes zum Start mit Diamant/4 finden Workshops und Schulungen statt. Das E-Learning unterstützt Sie bei Fragestellungen in der täglichen Arbeit und zu neuen Themenfeldern. Des weiteren ist es für neue Mitarbeitende eine gute Hilfe Diamant/4 kennenzulernen.
Grundsätzlich müssen Sie Ihr Altsystem weiter verwenden, da viele Daten darin den kaufmännischen Aufbewahrungspflichten unterliegen. Eine Ausnahme ergibt sich, wenn diese Daten anschließend in anderer Form aufbewahrt werden. Erfahrungsgemäß werden Sie das eine oder andere noch einmal aus dem Altsystem abrufen müssen.
Die Daten stellen Sie uns zur Verfügung: als Datenbank, als GDPdU-Daten oder in Tabellenform. Sie erhalten hierfür von uns ein gesichertes Upload-Verzeichnis, in welches Sie Ihre Daten einstellen können.
Diamant/4 bietet Ihnen unterschiedliche Integrationsoptionen wie Webservices oder eine Dateiintegration. Ihr bereits vorhandenes Dokumentenmanagementsystem oder Enterprise Content Management-System können Sie beispielsweise über Webservices an Diamant/4 anbinden. Bei umfassenden Anforderungen empfehlen wir Ihnen unsere Integrationsplattform, den Diamant Integration Hub. Er ermöglicht flexibel und schnell Systeme miteinander zu verbinden und individuelle Workflows zu erstellen.
Als Best-of-Breed-Anbieter verfügen wir über langjährige Erfahrung in der Integration von Diamant/4 in die bestehende IT-Landschaft unserer Kunden.
Die aktuellen Systemvoraussetzungen für Diamant/4 erhalten Sie hier. Dort ist auch die aktuelle Roadmap zum Release- und Plattformsupport zum Download hinterlegt.
Was ein Anwender in Diamant/4 darf, legen Sie individuell fest. Über Rollen lassen sich unterschiedlichste Rechte für Mandanten, Funktionen, Masken und Objekte definieren – bei Bedarf bis herunter auf Feldebene. Zusätzlich bietet Diamant/4 verschiedene Usertypen an, die beispielsweise festlegen, ob jemand nur eine Rechnung freigeben darf, bestimmte Informationen lesen kann oder ob eine Person einen vollen Zugriff auf das Rechnungswesen besitzt.
Das Thema Berechtigungen besprechen wir zusammen in einem kleinen Workshop. Hier erläutern unsere Consultants die verfügbaren Arten der Berechtigungen und welche Abhängigkeiten daraus entstehen. Die ersten Benutzer werden in der Regeln durch unsere Consultants angelegt und mit Standard-Berechtigungsgruppen, die im Auslieferungszustand enthalten sind, vervollständigt. Wenn Sie sich für die Cloud-Nutzung entscheiden, werden die Benutzer nach Ihren Vorgaben zunächst durch die Consultants von Diamant Software angelegt. Anschließend können Sie die jeweiligen Berechtigungen zuweisen.
Sie können individuell einstellen, welche Mitarbeitenden Dashboards erstellen und verändern können – und welche Personen diese rein nutzen dürfen. Grundsätzlich ist das Gestalten von Dashboards intuitiv und einfach. Unser E-Learning Portal unterstützt sie bei der Bedienung.
Wir lassen unsere Software regelmäßig von einer renommierten Wirtschaftsprüfungsgesellschaft beurteilen. Das nächste Testat für Diamant/4 wird in 2021 vorliegen. Das jeweils aktuelle Testat können unsere Kunden im Diamant Kundenforum herunterladen. Uns ist wichtig, dass wir das „Gesamtpaket“ prüfen lassen – und nicht nur die Grundfunktionalitäten. Dies bildet für uns einen wichtigen Pfeiler der Qualitätssicherung. Mehr Informationen zur Testierung finden Sie in unserem Blogartikel.
Diamant/4 unterstützt Sie bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Neuregelungen. Für Prozesse wie den Rechnungseingang steht Ihnen das Consulting zur Verfügung.
Diamant/4 bietet verschiedene Zugriffsmöglichkeiten für externe Personen. Für Prüfer und Steuerberater definieren Sie die jeweiligen Userprofile und gestatten den entsprechenden Zugriff z. B. über den Diamant Prüferarbeitsplatz. Die Aktivitäten des Prüfers werden in Diamant/4 protokolliert. In der Diamant Cloud ist der Zugriff standortunabhängig einfach und sicher. In Ihrer eigenen lokalen Umgebung sorgen Sie selbst für den sicheren Zugriff der Externen.
In Ihrer frisch installierten Diamant/4 können Sie jederzeit den Lizenzumfang abrufen und die erworbenen Module einsehen.
Den aktuellen Softwarestand fordern Sie bequem über unser Diamant Ticketportal an. Eine Anleitung dazu ist im Kundenforum hinterlegt.
Diamant/4 beinhaltet ein Dashboard, über das Sie verschiedene Hilfestellungen direkt erreichen können: Dokumentation, FAQs, Diamant Updateportal, technische Dokumentation sowie das Diamant E-Learning. Natürlich können Sie sich auch an unseren Support oder beratenden Vertrieb wenden.
Um über Diamant/4 immer auf dem Laufenden zu bleiben, empfehlen wir, dass Sie unseren Diamant Newsletter abonnieren. Zusätzlich können unsere Kunden jederzeit über das Diamant Update-Info-Portal aktuelle Informationen zu neuen Funktionen und Änderungen abrufen.
Unseren Support können Sie auf unterschiedlichen Wegen erreichen. Im Ticketportal können Sie rund um die Uhr Supporttickets erfassen und sich über deren Status informieren. Zu den Servicezeiten steht Ihnen unser Supportteam gern telefonisch zur Verfügung. Unsere Mitarbeitenden sind Bilanzbuchhalter und IT-Experten und können in 9 von 10 Fällen direkt beim ersten Kontakt weiterhelfen. Supportbereich öffnen
