Transformation des manuellen Rechnungseingsprozess

Software für den digitalen Rechnungseingang

Ihr Rechnungswesen ist in unternehmensweite Prozesse eingebunden, unterschiedliche Personen und Abteilungen sind involviert und müssen beispielsweise Rechnungen prüfen und freigeben. Wie können Sie dafür sorgen, dass die Entscheidungen schnell und sicher ihren Weg zu Ihnen finden? Diamant/3 eröffnet Ihnen neue Möglichkeiten, Ihren Rechnungseingangsprozess elektronisch deutlich schneller zu erledigen. Vereinfachen Sie Ihr Tagesgeschäft mit einem digitalen Rechnungseingangsprozess. Gleichzeitig profitieren Sie von umfassender Transparenz über alle Prozessschritte und Ihre Liquidität.

Rechnungseingangsmanagement einfach erklärt

Den Rechnungseingangsprozess digitalisieren - Jan Henrik Stallmann, Vertriebsberater bei Diamant Software, zeigt, wie dies funktioniert. War das Video für Sie informativ und hilfreich? Jetzt Feedback abgeben

So funktioniert es in der Praxis

Peter Rotthoff, Kaufmännischer Leiter der effex GmbH, spricht über den Prozess der Einführung des digitalen Rechnungseingangsmanagements, über die Bedenken seiner Mitarbeiter sowie über die Möglichkeiten der Prozessoptimierung. Erfahrungsbericht lesen

Highlights des Rechnungseingangsmanagements

Der Prozess im Detail

Digitalisieren Sie den gesamten Rechnungseingangsprozess vom Erfassen der Rechnung bis hin zur Ablage - und das unabhängig vom Rechnungsformat. Verarbeiten Sie Papierrechnungen, E-Rechnungen (PDF) und ZUGFeRD-Rechnungen innerhalb eines Prozesses.

Eingangsrechnungen von überall auf der Welt genehmigen

Die App Diamant/3 Rechnungsfreigabe für das Diamant/3 Rechnungseingangsmanagement beschleunigt den Genehmigungsprozess Ihrer Eingangsrechnungen. Dank eindeutigem Rechtesystem und einfacher Bedienung integrieren Sie problemlos Kollegen aus anderen Fachabteilungen mit in den Freigabeprozess. Ganz gleich ob vom Schreibtisch oder mobil von unterwegs, die beteiligten Personen greifen direkt auf die Genehmigungsmaske zu. Nutzen Sie zusätzlich die App Diamant/3 Revisionssichere Ablage, so können alle Beteiligten am Genehmigungsprozess den tatsächlichen Beleg direkt in der Genehmigungsmaske aufrufen.

Vollständige Transparenz über den Finanzstatus

Ob Liquiditätsplanung oder Budgetkontrolle – Sie arbeiten immer mit den aktuellen Zahlen. Noch nicht gebuchte Rechnungen können in Berichten berücksichtigt werden - auch wenn sich die Rechnungen noch im Freigabeprozess befinden. Bei Fragen zum Beleg ist das Öffnen der Rechnung auf Knopfdruck möglich.

Die Bearbeitung immer
im Blick

Sie steuern nach wie vor den Bearbeitungsprozess von Eingangsrechnungen. Jeder Mitarbeiter im Rechnungswesen kann aktuell nachvollziehen, welche Rechnung sich bei welchem Genehmiger in der Prüfung befindet. Alle am Prozess der Rechnungsbearbeitung Beteiligten erhalten Benachrichtigungen zu ihren Aufgaben. Es werden automatisch Erinnerungen verschickt, falls eine Frist versäumt wurde.

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"Mit dem integrierten Rechnungs­eingangsmanagement können wir den Weg einer Rechnung ganz genau festlegen – verloren gegangene Rechnungen oder abgelaufene Skontofristen gehören von nun an der Vergangenheit an."

Volker Möller, Leiter Rechnungswesen und Finanzen, Martin Oelrich GmbH & Co. KG

Eingangsrechnungen revisionssicher archivieren

Archivieren Sie Ihre geprüften Rechnungen samt zugehöriger Anhänge sicher digital mit der integrierten App Diamant/3 Revisionssichere Ablage. Die Dokumente werden in einem zertifizierten deutschen Rechenzentrum abgelegt und über die gesetzlich geforderte Aufbewahrungsfrist verwahrt.

"Wir archivieren unsere Eingangsrechnungen komplett in der Diamant Revisionssicheren Ablage. So sind die Dokumente nicht nur sicher und geschützt im Rechenzentrum gespeichert, sondern was für uns entscheidend ist: Sie werden auch gesetzeskonform archiviert. Der Aufruf der Dokumente funktioniert gut, wir hatten noch nie einen Ausfall. Und wir sparen uns das umständliche Heraussuchen der Rechnungen aus den Akten im Lager."

Lars Büker, Leiter Rechnungswesen und Controlling, ruf Holding GmbH & Co. KG

Weitere Funktionen des Rechnungs­eingangsmanagement

Ganzheitliche Erfüllung der GoBD-Anforderungen

Die Verfahrensdokumentation beschreibt den organisatorischen Ablauf rund um den Rechnungseingangsprozess. Jeder Schritt – vom Scannen über Prüfung, Freigabe, bis hin zur Zahlung des Beleges – wird dokumentiert. Die App Diamant/3 Verfahrenslotse unterstützt Sie einfach und unkompliziert bei der Verfahrensdokumentation für den Rechnungseingangsprozess.

Protokoll jederzeit abrufen

Falls im Nachgang noch Fragen auftauchen, lassen sich digital archivierte Rechnungen sofort aufrufen. Über das Protokoll sind alle Bearbeitungsschritte und Kommentare ersichtlich. Immer nachvollziehbar, immer transparent.

Automatischer Prozess

Der eAssistent Rechnungseingang überwacht für Sie E-Mail-Postfächer und prüft, ob dort Rechnungen (PDF) eingetroffen sind. Elektronische Rechnungen werden automatisch ins Rechnungswesen übertragen und in der Diamant Revisionssicheren Ablage archiviert. Die Bearbeitung der Rechnungen erfolgt schneller und Sie werden von Routineaufgaben entlastet.

Effizienter Erfassungsprozess

Eintreffende Rechnungen im ZUGFeRD-Format ermöglichen die wohl effizienteste Bearbeitung, denn die Daten werden automatisiert in die Maske des Rechnungswesens eingetragen. Das spart Ihnen die manuelle Erfassung.

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"Es ist sehr komfortabel für uns, dass die Prüfer automatisiert über ihre Aufgaben benachrichtigt werden. Vorher mussten wir diese Benachrichtigungen manuell per E-Mail versenden - diesen Aufwand sparen wir uns jetzt."

Detlef Kuhirte, Finanz- und Rechnungswesen, WIRUS Fenster GmbH & Co. KG 

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"Die digitale Bearbeitung der Eingangsrechnungen bringt uns einen echten Zeit- und Kostenvorteil. Wenn vorher die Bearbeitung einer Rechnung beispielsweise sieben Tage gebraucht hat, können wir Sie heute mit dem Diamant Rechnungseingangsmanagement schon nach nur drei Tagen buchen."

Beate Wellmanns, Buchhaltung, Freizeitzentrum Xanten GmbH

Arbeitswelt 4.0 - Gestaltung der Etage

Unsere schönsten Erfolge

Über 30.000 Anwender starten jeden Morgen das Diamant/3 Rechnungswesen+Controlling. Lesen Sie mehr über unsere Kundenprojekte.


Ihre Möglichkeiten des Softwarebetriebs

Diamant Cloud

Diamant Software sorgt für Betrieb, Updates, Sicherheit, Verfügbarkeit und technische Services. Sie nutzen Diamant Produkte als Dienstleistungen einfach über das Internet. Investitionen für eigene Hardware oder das Betriebssystem entfallen.

Eigenbetrieb

Sie betreiben Ihre Rechnungswesensoftware im eigenen Rechenzentrum (Private Cloud) oder lokal auf eigener Hardware (On-Premises) – Ihre Softwarelizenzen kaufen oder mieten Sie.

Effizientere Prozesse. Mehr Produktivität.

Erleichtern Sie mit dem digitalen Rechnungseingang das Tagesgeschäft Ihrer Buchhalter.
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