Cloud ist Gegenwart & Zukunft, auch im Rechnungswesen & Controlling

Buchhaltungssoftware in der Cloud

Privat ist das Thema Cloud mainstream und wird aktiv gelebt. Nutzen Sie die Mehrwerte der Cloud auch im Bereich der Buchhaltungssoftware? Eine aktuelle Studie zum Thema „Digitalisierung, Automatisierung und Vernetzung im Rechnungswesen und Controlling“ zeigt, dass Unternehmen dem Thema Cloud für die Zukunft offen gegenüber stehen. Die Frage, ob Cloud ja oder nein, stellt sich nicht mehr. Vielmehr geht es um die Frage: Cloud? Wie und wann?

Betriebsformen im Überblick

 

Software as a Service (SaaS)
100% Auslagerung der Buchhaltungssoftware in die Cloud. Der Softwareanbieter der Buchhaltungssoftware kümmert sich um den kompletten Betrieb, um Wartung, Back-ups und Support. Interne IT-Ressoucen beim Unternehmen werden hierfür nicht benötigt.

Private Cloud
Das Unternehmen nutzt eine Cloud-Umgebung, die ausschließlich für diese Organisation betrieben wird. Das Hosten und Verwalten der Cloud-Plattform kann über firmeneigene Rechenzentren aber auch durch Dritte erfolgen. Das Unternehmen betreibt also seine Buchhaltungssoftware in einer Cloud oder lagert die Software an einen Dienstleister aus.

Hybride Cloud
Ein Unternehmen kombiniert Software aus verschiedenen Betriebsformen. Das kann beispielsweise die Buchhaltungssoftware aus der Cloud sein, während andere Softwarelösungen im Eigenbetrieb laufen. Eine hybride Cloud liegt auch vor, wenn ein Teil der Buchhaltungssoftware lokal, On-Premise betrieben und verwaltet wird und ein anderer Teil, z. B. bestimmte Funktionen, über Cloud-Dienste genutzt wird.

Multi Cloud
Werden mehrere Cloud-Dienste oder Clouds parallel genutzt, spricht man auch von Multi-Cloud. Streng genommen nutzen alle Unternehmen ein Multi-Cloud-Modell, da Dienste wie ELSTER, Online-Banking oder USt-ID-Validierung ausschließlich als Cloud-Dienste verfügbar sind.

On-Premise
Das Unternehmen kauft oder mietet die Buchhaltungssoftware und betreibt diese auf eigener Hardware und Systemsoftware, die nicht vom Anbieter der lizensierten Software bereitgestellt wird. Um den Betrieb, die Wartung, Back-ups und den Support kümmert sich das Unternehmen eigenverantwortlich.

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Beispiele aus der Praxis

 

Cloud-Dienst ELSTER
Zu den gängigsten Cloud-Diensten im Bereich der Rechnungswesen gehört z.B. ELSTER. Das Unternehmen übermittelt Daten aus der Buchhaltung mit Hilfe des ELSTER-Service elektronisch an das Finanzamt. Das Finanzamt betreibt den Service und kümmert sich um die komplette Bereitstellung, Wartung und Support.

Revisionssichere Ablage
Im Rahmen der zunehmenden Digitalisierung verlagern sich Archivsysteme ebenfalls immer weiter in die Cloud. So kann ein Unternehmen seine Buchhaltung On-Premise betreiben, aber gleichzeitig Belege revisisonssicher in der Cloud archivieren. Um die Aufbewahrung und Bereitstellung der Dokumente kümmert sich der Softwareanbieter der Buchhaltungssoftware.

"Wir archivieren unsere Eingangsrechnungen komplett in der Diamant Revisionssicheren Ablage. So sind die Dokumente nicht nur sicher und geschützt im Rechenzentrum gespeichert, sondern was für uns entscheidend ist: Sie werden auch gesetzeskonform archiviert. Der Aufruf der Dokumente funktioniert gut, wir hatten noch nie einen Ausfall. Und wir sparen uns das umständliche Heraussuchen der Rechnungen aus den Akten im Lager."
Lars Büker, Leiter Rechnungswesen, ruf Reisen GmbH

Cloud als Betriebsform - Welche Vorteile ergeben sich für Unternehmen?

 

Zunehmende Arbeitserleichterung

  • Der Betrieb der Rechnungswesensoftware erfolgt in einem Rechenzentrum, das einen Grad an Qualität, Performance und Sicherheit bietet, wie es höchstens Großunternehmen für sich in eigenen Rechenzentren rentabel herstellen können.
  • Sie haben einen Ansprechpartner für die Rechnungswesensoftware als auch deren Betrieb und damit „kurze“ Wege.
  • Sie konzentrieren sich auf Ihr Kerngeschäft, entlasten Ihre eigene IT, die wiederum Ressourcen für andere Aufgaben und Innovationsprojekte erhält.

 

Kostenersparnis

  • Sie teilen sich die Kosten für die Infrastruktur mit anderen Unternehmen.
  • Sie zahlen nur für Module, User, Belegvolumen und Sicherungsplatz nach Ihrem individuellen Bedarf.
  • Sie müssen kein spezielles IT-Know-how im eigenen Unternehmen aufbauen.

 

Flexibilität

  • Ihre Daten sind zusammen mit der Anwendung unabhängig von Zeit und Ort verfügbar und permanent abrufbar – auch an dezentralen Standorten oder im Homeoffice.

 

Die Grafik vergleicht anschaulich den Betrieb der Software in der Cloud mit dem auf den eigenen Servern. Auf der linken Seite fallen bei den laufenden Kosten Nutzungsgebühren sowie Kosten für Konfigurationen und Schulungen an. Bei dem lokalen Betrieb ist der Kostenblock der laufenden Kosten viel umfangreicher. Neben den Personalkosten der internen IT entstehen Kosten für Upgrades von Hardware, Fixes, Patches, Netzwerk, Datenbanken und Sicherheit, Integration sowie für Schulungen.

Fragen & Antworten zur Buchhaltung in der Cloud

  • + -

    Sind meine Daten sicher? Worauf ist bei der Auswahl eines Hosting-Partners zu achten?

    Wichtig ist zu prüfen, wo genau Ihre Daten gespeichert werden. In der Regel sind dies Rechenzentren, die die Infrastrukur vorhalten und sich um Compliance, Verschlüsselung, Zugriffsicherheit und die Unversehrtheit der Daten kümmern. Achten Sie auf folgende Merkmale

    • Hosting der Daten zu 100% in Deutschland
    • Deutsches Datenschutzrecht
    • Zertifizierung nach ISO27001
    • Verschlüsseltes Speichern der Daten nach AES 256
    • Mehrfach und unabhängig gesicherte Back-ups
    • Die Daten liegen streng isoliert für jeden Mandanten in einer eigenen Datenbank auf den Servern
    • Der Zugriff erfolgt mit HTTP-Verschlüsselung via Webbrowser – auf Wunsch auch per VPN-Verbindung

     

    Wie in einer exklusiven Penthouse-Wohnung teilen Sie sich in der Cloud die kostspieligen Komponenten wie Leitungen und Haustechnik – die Wohnung nutzen Sie allein und exklusiv nur für sich. Durch zuverlässige Datensicherungs- und Restoreverfahren mit einem täglichen Backup gehen Ihre Daten nicht verloren. Durch örtlich getrennt aufbewahrte Sicherungen werden diese selbst im Notfall innerhalb eines Tages wiederhergestellt. Auf Wunsch können Sie die gesicherten Daten per Download zusätzlich auf Ihrem eigenen System archivieren.

  • + -

    Welche Voraussetzungen sind für den Cloud-Betrieb der Buchhaltung notwendig?

    Grundsätzlich ist die Eintrittsschwelle für Unternehmen gering. Sie benötigen einen aktuellen, handelsüblichen Rechner und eine Internetverbindung. Lokal betriebene Vorsysteme wie ERP, Lohn- oder DMS-Systeme können je nach Lösung via Integration an die Cloud angebunden werden. Beachten Sie dennoch zwei Dinge:

    Internetbandbreite
    Obwohl in den deutschen Ballungszentren die Internetbandbreiten sehr hochwertig sind, gibt es noch Bereiche in der Peripherie von Städten, Kreisen und Gemeinden, in denen die Kapazität optimierungsbedürftig ist. Lassen Sie sich im Vorfeld einen Zugriff auf eine Testumgebung einrichten. So können Sie im Testbetrieb von Original-Mandanten im Rechenzentrum ausführlich testen.

    Systemvoraussetzungen
    Wenn Ihre Server die aktuellen Systemvoraussetzungen erfüllen, dann bleiben Sie beim Thema Cloud „am Ball“. Betrachten Sie die Plattform-Roadmap der eingesetzten Rechnungswesensoftware und reagieren Sie, wenn ein Update auf die kommende Servergeneration ansteht.

  • + -

    Kann ich bestehende Systeme an die Buchhaltung anbinden?

    Lassen Sie Ihre bestehenden Anwendungen an Ihre Rechnungswesensoftware prüfen und holen Sie sich ggf. bei Ihrem Anbieter Unterstützung. Systeme, die auf den eigenen Servern im On-Premise Betrieb laufen, lassen sich in der Regel mit dem Betrieb der Buchhaltung in der Cloud verknüpfen. So profitieren Sie von einer hybriden Cloud mit zwei kombinierten Softwarebetriebsarten: Cloud Computing und On-Premise.

  • + -

    Ist ein Wechsel von der Cloud zu einem lokalen Betrieb möglich?

    Ein Wechsel aus der Cloud zum On-Premise-Betrieb – oder umgekehrt – sollte jederzeit möglich sein. Vergewissern Sie sich bei der Auswahl Ihres Softwarepartners, dass dieser Ihnen im Falle eines Wechsels eine aktuelle Datensicherung zur Verfügung stellen würde.

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