Wie gelingt die Umstellung auf E-Rechnungen? Das müssen Sie beachten

Pflichtangaben, technische Voraussetzungen, Dokumentation: Wer von Papier oder E-Rechnung umsteigen will, muss zuerst ein paar Voraussetzungen schaffen. Welche das sind, erklären wir hier.

Was ist eine E-Rechnung?

Mithilfe von E-Rechnungen werden Rechnungsinformationen digital übermittelt und weiterverarbeitet. Anstelle von schwer handlebaren Papierrechnungen wird bei E-Rechnungen mit einheitlichen Formaten wie XRechnung, EDI oder ZUGfERD gearbeitet, die gewährleisten, dass Rechnungsinformationen medienbruchfrei und automatisiert weiterverarbeitet werden können.

So gelingt die Umstellung auf E-Rechnungen

Um den Übergang auf E-Rechnungen so einfach und transparent wie möglich zu gestalten, haben Bitkom und Bund Merksätze für E-Rechnungen festgelegt. In ihnen werden Pflichtangaben und Vorgaben geregelt. Wir haben die wichtigsten hier für Sie zusammengefasst:

1. Pflichtangaben und Vorgaben nicht vergessen

Für die Buchhaltung spielt es keine Rolle, ob eine Rechnung in Papierform oder digital versendet oder eingegangen ist. Auch das Format, ob EDI oder ZUGfERD, ist nicht relevant. Wichtig ist: Die E-Rechnung muss umsatzsteuerrechtlich gleichbehandelt werden wie die Papierrechnung. Das heißt: Die im Umsatzsteuerrecht geltenden Vorgaben müssen erfüllt sein. Auch die Pflichtangaben dürfen nicht fehlen:

  • der Name des leistenden Unternehmens
  • der Name des Leistungsempfängers
  • die jeweiligen Adressen
  • das Datum der Rechnungsausstellung
  • die Art der Leistung
  • der Umfang der Leistung

2. Lesbarkeit sicherstellen

Durch die einseitige Betrachtung entsteht ein Missverhältnis zwischen Anspruch und Wirklichkeit. Auf der einen Seite möchte Deutschland technologischer Vorreiter in Sachen Digitalisierung und KI sein. Auf der anderen Seite hat nur jede zehnte Behörde eine Digitalisierungsstrategie. Dabei bleibt es leider nicht: Laut Umfrage fühlen sich ca. 67% der Befragten Mitglieder des Verbandes für Elektrotechnik, Elektronik und Informationstechnik in Bezug auf KI mittelmäßig oder schlecht aufgestellt. 

Künstliche Intelligenz kann Treiber und Motor sein. Auch, und ganz besonders im kaufmännischen Bereich. Das Potenzial ist riesig. Auch hier ist die Sorge, dass Arbeitsplätze verloren gehen und durch intelligente Software wegrationalisiert werden,  vielfach unbegründet. Vielmehr bietet Künstliche Intelligenz die Chance, redundante Aufgaben auf smarte Systeme zu übertragen, etwa was die Erfassung von Rechnungen betrifft, und Fehler so drastisch zu reduzieren. 

3. Technologieneutralität und Wahlfreiheit

Für E-Rechnungen gilt Technologieneutralität. Das gilt ebenso für den Übermittlungsweg wie für das Rechnungsformat.

4. Besonderheiten bei der Auslagerung ins Ausland beachten

Sollen Dokumente etwa im Ausland archiviert werden, sind einige Fallstricke im Blick zu halten. Bücher müssen etwa im Inland geführt und aufbewahrt werden. Elektronische Bücher können aber auch im Ausland archiviert werden. Eine Verlagerung der Buchführung in andere Mitgliedsstaaten der EU ist in der Regel leicht möglich, wenn sie denn in puncto Datenschutz und weitere rechlichte Frage geprüft ist. Allerdings müssen steuerliche Vorschriften weiterhin beachtet werden. Für die Auslagerung in Drittstaaten muss eine Bewilligung beim zuständigen Finanzamt eingeholt werden.

5. Authentizität und Integrität

Der Rechnungsteller muss eindeutig erkennbar sein, und auch die Rechnung muss den Tatsachen entsprechen: Wurde etwa eine Leistung bestellt und erbracht? Ergibt sich daraus ein Zahlungsanspruch? Darüber hinaus darf der Inhalt nicht veränderbar sein. Rechnungen im Word-Format sind daher nicht zulässig.

6. Papierrechnungen digitalisieren

Gehen Rechnungen in Papierform ein, dürfen sie unter bestimmten Voraussetzungen digitalisiert werden. Dazu werden die Papierrechnungen gescannt und können dann in der Regel vernichtet werden.

7. Vorgänge müssen dokumentiert werden

Alle Vorgänge in Bezug auf die Verarbeitung steuerlich relevanter Informationen müssen nachvollziehbar sein.

8. Die Aufbewahrungspflicht muss beachtet werden

Rechnungen – egal in welcher Form – müssen mindestens für einen Zeitraum von zehn Jahren aufbewahrt werden. Dabei dürfen sie nicht verändert, vernichtet oder gelöscht werden. Erlaubt ist unter bestimmten Voraussetzungen jedoch die Konvertierung von E-Rechnungen in Inhouse-Formate.

Mit Diamant/4 geben Sie Papierrechnungen einen Korb

  • Hoher Automatisierungsgrad
  • Handlungsbedarf erkennen
  • GoBD und DSGVO konform
  • Papierlose Prüfung: Einheitlicher, digitaler Prozess für alle Rechnungen.
  • Einfache Freigabe: Von unterwegs und auch für Personen aus anderen Abteilungen.
Holger Dülberg
Welchen Einfluss haben KI und Business Intelligence auf das Finanzwesen der Zukunft? Wie wichtig ist die eigene Haltung für den Erfolg des digitalen Wandels? Holger beschäftigt sich mit Themen der "schönen neuen Arbeitswelt".

Ihnen hat der Artikel gefallen?