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Tipps & Tricks: Jahresabschluss erstellen inkl. Checkliste

3. Dezember 2019
Peter Diestelhorst
Kalender

Jahresabschluss erstellen – Die Königsdisziplin in der Buchhaltung

Er gehört zu den Dingen, an denen man in der Buchhaltung einfach nicht vorbeikommt: der Jahresabschluss. Ist das bei Ihnen auch so? Jahr für Jahr nehmen Sie sich vor, früher zu beginnen, die Aufgaben zu strukturieren und den gesamten Ablauf so stressfrei wie möglich zu gestalten. Und auch bei Profis stellt sich manchmal die Frage: wie erstelle ich einen Jahresabschluss möglichst effektiv? Wie auch immer Sie es in diesem Jahr angehen möchten, die folgenden Tipps & Tricks samt Checkliste 2019 unterstützen Sie dabei.

Eine gute Vorbereitung ist die halbe Miete

Ganz gleich, ob der Jahresabschluss für ein einzelnes Unternehmen, eine GmbH, einen Konzern oder eine gemeinnützige Organisation erstellt werden muss, das Thema Zeit kann schnell zu einem entscheidenden Stressfaktor werden. Es hilft alles nichts. Fangen Sie so früh wie möglich damit an, Ihre Unterlagen für den Jahresabschluss vorzubereiten. Dazu gehören unter anderem die Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen oder Reisekosten ordnungsgemäß zu verbuchen. Haben Sie schon Inventur gemacht und liegen auch diese Ergebnisse rechtzeitig vor? Besonders bei zeitintensiven Vorgängen wie diesen hilft eine gute Vorbereitung. Denken Sie daran, bereits ein neues Wirtschaftsjahr in ihrer Rechnungswesen-Software für das Jahr 2020 anzulegen.

Diese Bestandteile gehören in den Jahresabschluss

Der Jahresabschluss liefert die Daten für die Bilanz und damit auch die Grundlage für jede Form der Jahresabschlussanalyse. Daher werden viele Bereiche des Rechnungswesens einbezogen. Zum Beispiel sind das:

  • Ein- und Ausgangsrechnungen anfordern bzw. erfassen und buchen
  • Anlagenbuchhaltung abstimmen und Abschreibungsbuchungen vornehmen
  • Summen-Saldenliste mit allen Sachkonten abstimmen
  • Offene Posten der Debitoren und Kreditoren abstimmen
  • Einzel- und Pauschalwertberichtigung der Forderungsbestände vornehmen
  • Aktive und passive Rechnungsabgrenzung durchführen
  • Vor- und Mehrwertsteuerverprobung

Das ist natürlich nur eine Auswahl der tatsächlich anfallenden Vorgänge. Aber bereits hiermit können Sie einige Stunden verbringen. Um den Jahresabschluss zu erstellen finden Sie auf dieser Seite eine Checkliste (Sprungmarke), die Sie bei der Umsetzung unterstützt.

Jahresabschluss erstellen - Jetzt geht es los

Ihre Buchhaltungssoftware im Rechnungswesen unterstützt Sie bei vielen rechtliche Konformitäten den Jahresabschluss gemäß HGB zu erstellen. Diese Funktionen bringen Sie sicher durch den Jahresabschluss.

Buchungsperioden sperren

Sperren Sie die Buchungsperiode des abgeschlossenen Geschäftsjahres für die übrigen Mitarbeiter in der Buchhaltung. Somit haben nur die Mitarbeiter Zugriff, die mit den Abschlussbuchungen betraut sind. Das schafft die nötigen Freiräume für die Erstellung der Abschlussbuchungen und verhindert versehentliche Fehlbuchungen im Tagesgeschäft.

Saldenbestätigungen

Erstellen Sie die notwendigen Saldenbestätigungen für Kunden und Lieferanten per Knopfdruck. Sie können die Schreiben so individualisieren, dass die Rückläufer nicht zu Ihnen kommen, sondern direkt zu Ihrem Wirtschaftsprüfer geschickt werden.

Abschreibungen einfach abwickeln

Neben der Ermittlung der Höhe der Abschreibungen gemäß der Abschreibungsart und -dauer stellt Ihre Software z. B. auch die automatische Verbuchung in die Finanzbuchhaltung sicher. Ebenso kann die Berechnung der Abschreibung gemäß unterschiedlicher Rechnungslegungsstandards (Handels- oder Steuerrecht, IFRS oder US-GAAP) erfolgen.

Nutzen Sie OP-geführte Sachkonten

Dabei werden die Buchungen auf solche Konten mit der Möglichkeit der Postenauszifferung versehen, ähnlich wie bei Personenkonten. Sie brauchen also z. B. nicht mehr die den Saldo ausmachenden Buchungen aus einem unübersichtlichen Kontenblatt heraussuchen.

Rechnungsabgrenzung leicht gemacht

Erfassen Sie die für eine Abgrenzung notwendigen Daten einfach beim Buchen des Belegs. Die - optional auch unterjährige - Auflösung der aktiven und passiven Rechnungsabgrenzungsposten erfolgt automatisiert. Berichte weisen die Abgrenzungsfälle detailliert nach.

Einzelwertberichtigung leicht gemacht

Einzelwertberichtigungen können Sie als absoluten Betrag oder Prozentsatz zu jedem Offenen Posten pflegen. Alle nicht einzelwertberichtigte OPs werden pauschal wertberichtigt. Über die OP-Liste Wertberichtigung erhalten Sie einen Überblick über alle Wertberichtigungen und deren Summen.

Bewertung Fremdwährungs-OPs

Offen Posten in Fremdwährung sind zum Bilanzstichtag zu bewerten, um ggf. gesetzlich vorgeschriebene Korrekturen vornehmen zu können. Über einen Bewertungslauf ermittelt das System drohende Kursverluste nach dem Prinzip der Einzelbewertung. Eine Bewertungsliste informiert transparent über die Höhe der notwendigen Korrekturen.

Vereinfachen Sie sich die steuerlichen Meldungen

Sei es die Vorbereitung der Umsatzsteuerjahresmeldung, der Antrag auf Dauerfristverlängerung, die Zusammenfassende Meldung oder die Meldung der E-Bilanz. Durch die richtigen Einstellungen in der Software läuft dies fast wie von alleine.

Forderungen und Verbindlichkeiten einfach und korrekt ausweisen

Das handelsrechtlich verankerte Verrechnungsverbot (§ 246 Abs. 2 HGB) verlangt, dass Forderungen und Verbindlichkeiten getrennt und eben nicht untereinander verrechnet in der Bilanz ausgewiesen werden. Das hat auch zur Folge, dass debitorische Kreditoren und kreditorische Debitoren im Rahmen des Jahresabschlusses umgebucht werden müssen. Im Ergebnis müssen schließlich die kreditorischen Debitoren unter den „sonstigen Verbindlichkeiten“ und der Saldo der debitorischen Kreditoren unter „sonstige Vermögensgegenstände“ ausgewiesen werden. Softwareseitig können hier nicht nur die korrekten Beträge automatisch ermittelt, sondern auch die Umbuchungen automatisch veranlasst werden. Dazu bedarf es einer einmaligen Grundeinstellung, die insbesondere die anzusprechenden Sachkonten vorgeben.

Die hier aufgeführten Themen innerhalb der Jahresabschlusserstellung sind eine Auswahl der tatsächlich anfallenden Vorgänge. Hier können Sie bereits einige Stunden mit verbringen. Für einen guten Gesamtüberblick laden Sie sich die ausführliche Checkliste herunter.

Kennen Sie Ihr Werkzeug für den Jahresabschluss

Wer erstellt heute noch seinen Jahresabschluss per Hand? In jedem größeren Unternehmen ist eine Buchhaltungssoftware im Einsatz. Doch spätestens beim Jahresabschluss merken Sie, ob diese Software zum Unternehmen in all seinen Facetten passt, oder eben nicht. Wie Sie eine Software finden, die langfristig zum Unternehmen passt lesen Sie hier.

In jedem Fall sollten Sie die eingesetzte Software kennen. Wie das geht? Regelmäßige Schulungen und Seminare bringen Verantwortliche und Anwender auf den neuesten Stand. Nicht selten entdecken Anwender zusammen mit den Experten und anderen Nutzern genau die Funktionen, die im Alltag und beim Jahresabschluss wertvolle Zeit sparen und Nerven schonen. Oftmals genügt auch schon eine Lerneinheit direkt und bequem am Arbeitsplatz. So kann das Gelernte gleich angewendet werden.

Checkliste Jahresabschluss:
So klappt es auch in diesem Jahr

Laden Sie sich die Checkliste Jahresabschluss erstellen kostenlos als PDF-Dokument herunter. So sehen Sie alle notwendigen Aufgaben auf einen Blick.

Ein Beitrag von
Peter Diestelhorst
Peter beschäftigt sich seit über 25 Jahren mit den Themen Finanzen und Rechnungswesen. Als Produktmanager bei Diamant Software ist er maßgeblich an der Entwicklung eines zukunftsfähigen Rechnungswesens beteiligt. Im Diamant Blog gibt er sein Know-How rund um rechtliche Themen weiter.

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