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Planungsprozess im Unternehmen – So gelingt der Einstieg

5. September 2016
Linda Staude

Planungssicherheit dank ganzheitlichem Planungsprozess

Ihnen fällt es schwer die Entwicklung der Unternehmenszahlen zu beurteilen? Es gibt keine Richtwerte zur Orientierung? Linda Staude, Produktmanagerin bei Diamant Software, erklärt in Ihrem Buch „Controlling - klar und einfach - Der Aufbau eines mittelstandsgerechten Controllings“ anschaulich, wie Sie in Ihrem Unternehmen unabhängig von der Größe einen Planungsprozess angehen.

1. Auf die richtige Vorbereitung kommt es an

Mittelständische Unternehmen vernachlässigen häufig die Liquiditäts- und Renditenplanung. Nicht selten, weil sie den Aufwand scheuen oder nicht wissen, wie sie den Planungsprozess in Angriff nehmen sollen. Linda Staude rät:

a) Definieren Sie den Detaillierungsgrad Ihrer Planung

  • Wie differenziert soll geplant werden?
  • Genügt eine grobe Planung auf Unternehmensebene?
  • Ist eine Planung für einzelne Abteilungen notwendig?
  • Wer ist je nach Detailgrad an der Planung beteiligt?

 

b) Schaffen Sie die Basis für Ihre Planung

Tragen Sie die Ist-Daten der Erträge und Aufwendungen aus dem Vorjahr zusammen. Dazu gehören zum Beispiel

  • Welche Materialkosten fallen an?
  • Wie detailliert lassen sich die Materialkosten den einzelnen Unternehmensbereichen oder den einzelnen Produkten zuordnen?
  • Wie hoch sind die Personalkosten?
  • Wie hoch sind die Vertriebs- und Verwaltungskosten?

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"Wer seine Zahlen kennt, bleibt wettbewerbsfähig und kann auf Risiken vorausschauend reagieren. Die Transparenz über die eigenen Zahlen ist sowohl in umsatzstarken Phasen als auch in unsicheren Zeiten wertvoll".

Linda Staude, Produktmanagerin und Buchautorin, Diamant Software

Sie entscheiden: Wird der Gesamtkostenblock als prozentualer Anteil vom Umsatz berechnet und geplant oder wird das Unternehmen bei der Kostenplanung in einzelne Bereiche aufgeteilt? Stellen Sie die zusammengetragenen Daten allen Beteiligten an der Planung zur Verfügung. Sofern Sie eine Bottom-Up-Planung bevorzugen, planen die Verantwortlichen die einzelnen Bereiche. So kann sich jeder Bereich unabhängig voneinander Gedanken zur Planung machen und Vorschläge einbringen.

Falls Sie bereits Werte für das Jahr geplant haben und prüfen möchten, wie sich der Eintritt verschiedener Szenarien auf Ihre Unternehmenszahlen auswirkt, dann wählen Sie die vorhandenen Plandaten als Basis und verändern die Werte so, dass Sie bspw. den „best case“ oder den „worst case“ abbilden. Jeder Unternehmensbereich sollte sich bewusst machen, welche Szenarien es noch geben könnte.

2. Planen Sie Ihren Erfolg

Ein Erfolgsplan bildet die Aufwände und Erträge zukünftiger Perioden ab. Linda Staude erklärt, dass die Berücksichtigung der folgenden Fragen zu den Bereichen Umsatz und Kosten die Aussagekraft der Plandaten erhöhen:

Umsätze

  • Machen Sie sich bewusst, welche Faktoren sich in Ihrer Branche auf den zu planenden Umsatz auswirken?
  • Sind Produkte im Sortiment vorhanden, die nur saisonal einen hohen Absatz finden?
  • Spielen Umweltfaktoren (z. B. Wetter) eine Rolle, deren Eintritt nicht sicher und deren Einfluss auf die Umsätze nur schwer abzuwägen ist?
  • Wie steht es um die Konkurrenz in der Branche?
  • Steigt die Anzahl der Mitbewerber eventuell im kommenden Wirtschaftsjahr an?
  • Sind Erlösschmälerungen absehbar? z.B. durch Preissenkungen, Rabatte, Skonti

Kosten

  • Wie lassen sich die Materialkosten sinnvoll aufteilen? z.B. im produzierenden Gewerbe machen die Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe einen großen Anteil aus.
  • Wie hoch ist die Fluktuation? z.B. verursacht durch Kündigung, Elternzeit, Altersrente
  • Mit wie vielen Neueinstellungen ist im nächsten Wirtschaftsjahr zu rechnen?
  • Wie hoch sind die Aufwände für die Personalentwicklung?
  • Wie hoch sind die gesamten fixen Kosten meines Unternehmens?
  • Wie hoch sind die gesamten variablen Kosten meines Unternehmens?

3. Planen Sie die Einnahmen und Ausgaben

Ein Liquiditätsplan beinhaltet die Einnahmen und Ausgaben eines Unternehmens. Die Basis, um die Einnahmen und Ausgaben zu planen, sind die bereits erfassten Planwerte aus dem Erfolgsplan. Linda Staude empfiehlt sich dazu folgende Fragen zu stellen:

  • Wie steht es um die Zahlungsmoral Ihrer Kunden?
  • Ist es sinnvoll, mit höheren Zahlungszielen zu kalkulieren, falls Kunden die Fristen nicht einhalten? Betrachten Sie in diesem Zusammenhang die letzten 30 Rechnungen, um die durchschnittliche Zahlungsmoral zu ermitteln.
  • Welche Konsequenzen haben mögliche Zahlungsausfälle auf die Begleichung Ihrer Verbindlichkeiten?
  • Wie sind Einnahmen und Ausgabensituation über das Jahr verteilt? Gibt es Spitzen?

 

4. Behalten Sie alles im Blick

Der Planungsprozess endet nicht mit der Erstellung der Planzahlen aus der Erfolgs- und Liquiditätsplanung. Im Laufe des Wirtschaftsjahres ist die Kontrolle und ggf. eine Anpassung der geplanten Werte notwendig. Linda Staude empfiehlt, dass die Verantwortlichen regelmäßig aussagekräftige Reportings erstellen (lassen), um die Planzahlen entsprechend zu korrigieren. So bleiben Sie ebenfalls laufend auf dem aktuellen Stand der Planung und können auf unvorhergesehene Dinge rechtzeitig reagieren.

Sie möchten mehr zum Planungsprozess erfahren?

Wie gestaltet sich der praktische Ablauf der Planung? Welche Vorteile bietet eine Abhängigkeitsplanung? Wie integriere ich ohne großen Aufwand Daten aus MS Excel in die Planung? Antworten auf diese Fragen und weitere Themen zum Controlling finden Sie im Fachbuch „Controlling - klar und einfach - Der Aufbau eines mittelstandsgerechten Controllings“. Dies steht Ihnen zum kostenlosen Download zur Verfügung. Linda Staude, Produktmanagerin bei Diamant Software, veröffentlichte 2016 die 2. Auflage ihres Fachbuchs „Controlling – klar und einfach – Der Aufbau eines mittelstandsgerechten Controllings“. Im 15. Kapitel widmet sie sich ganzheitlich dem Thema Unternehmensplanung.

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Das Thema Planung ist im Unternehmen im Bereich Rechnungswesen und Controlling angesiedelt. Um den Planungsprozess effizient zu gestalten hilft der Einsatz der richtigen Planungssoftware. Die eingesetzte Rechnungswesensoftware bringt in der Regel Planungsfunktionen mit. Diese sind mal mehr mal weniger ausführlich. Die Softwarelösung Diamant/3 Rechnungswesen+Controlling verfügt über umfangreiche Planungsfunktionen. Sie möchten mehr zu den Details erfahren? Folgende weitere Informationen haben wir für Sie zusammengestellt.

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