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Reportinginsel vs. Business Intelligence

4. Oktober 2016
Ulrike Zimmermann

Analysieren Sie schon oder sammeln Sie noch?

„Mal eben“ einen Bericht erstellen: Auftragsbestand, Umsatzzahlen und die Vertragsdaten eines großen Kunden aufbereitet in einem Paket. Daten aus den verschiedenen Systemen sammeln, händisch in Excel aufbereiten, grafisch illustrieren und an die Geschäftsführung übergeben. Wie viel Zeit braucht es, um Informationen für Entscheidungen verfügbar zu machen?

Manuelles Inselhopping adé

Viele Unternehmen im Mittelstand setzen für ihr Controlling so genannte Reportinginseln ein. Reportinginseln – was noch einigermaßen hübsch klingt, entpuppt sich in der Realität als Albtraum für das unternehmensweite Controlling. Denn Reportinginseln entstehen, wenn in einer umfangreichen Systemlandschaft Controlling mit verschiedensten Softwarelösungen betrieben wird – und die Software nicht integriert ist. Medienbrüche sind die Folge und vor der Analyse steht das manuelle Zusammentragen der Daten in Excel. Solche händisch erstellten Excel-Reportings sind von Haus aus eher fehleranfällig. Und schleicht sich ein Fehler ein, so muss dieser erst wieder langwierig herausgesucht werden. Da ist es kein Wunder, wenn das Vertrauen in die Aussagekraft der Zahlen eingeschränkt ist und über fehlende Transparenz geklagt wird.

Business Intelligence als zentrales Werkzeug

Heute müssen Informationen schneller und detaillierter verfügbar sein, um mit den Kundenanforderungen Schritt zu halten oder dem Wettbewerb voraus zu sein. Die Folge: Ein unternehmensweites, integriertes Reporting wird benötigt, mit dem Daten aus verschiedenen Unternehmensbereichen ausgewertet werden können. Diese Anforderung erfüllt ein integriertes, BI-gestütztes Controlling. Business Intelligence (BI) dient als zentrales Werkzeug, um auch komplexe Analysen durchzuführen und interaktiv neue Erkenntnis zu gewinnen, Zusammenhänge und Abhängigkeiten aufzudecken.

Ein Business Intelligence-System ist als zentrales Controllingtool prädestiniert. Dies ergibt sich aus der Software-Architektur. Beispielsweise besitzt Diamant/3 Business Intelligence ein Datenmodell mit zwei Schichten: Dies ist einmal die Transaktionsschicht, die die Systemdatenbanken und Firmendatenbanken beinhaltet.

Auf der Transaktionsschicht setzt die Integrations- oder Auswertungsschicht mit dem Diamant Business Controlling Modell (BCM) auf. Es umfasst ein vordefiniertes Data Warehouse samt ebenfalls vordefinierter OLAP-Würfel für die Controllingfelder Bilanz-/Finanzcontrolling, Kosten-/Erfolgscontrolling, Forderungsmanagement und Personalcontrolling.

Kurzdefinition von Data Warehouse und OLAP-Würfel:

Data Warehouse ist eine Systemdatenbank, die die Daten aus verschiedenen Systemen in einem einheitlichen Format zusammenfasst. Die Daten gelangen durch einen ETL-Prozess in das Data Warehouse und stehen dann für die OLAP-Analyse zur Verfügung. 

Bei einem OLAP-Würfel handelt es sich um eine bestimmte Datenstruktur. Sie gliedert die Unternehmensdaten nach verschiedenen Kriterien und ist die Grundlage, um schnell und einfach Analysen und Berichte zu erstellen. Die Dimensionen der Würfel können Daten abbilden wie z. B. Kunde, Produkt, Projekt, Zeit.

Vordefiniert bedeutet, dass die Würfel bereits „von Haus aus“ vorbereitete Analysen und Berichte mitbringen, die auf der Erfahrung von rund 300 Kundenprojekten fußen. Die Anwenderunternehmen befüllen die mitgelieferten Analysen mit eigenen Zahlen und steigen so sehr schnell in das BI-gestützte Controlling ein. Neben den vordefinierten Analysen können die Anwender auch individuelle Reportings innerhalb der OLAP-Würfel erstellen.

BI_Grafik

Controlling entlang der gesamten Wertschöpfungskette

Das in Diamant/3 enthaltene Business Controlling Modell ist erweiterbar und bildet die geeignete Basis für ein unternehmensweites Controlling. Denn die Integrationsschicht lässt sich um eigene OLAP-Würfel anreichern. Diese Würfel bilden dann operative Vorsysteme wie beispielsweise ERP, CRM oder PPS ab. Durch gemeinsame Dimensionen, die in mehreren Würfeln vorhanden sind, entsteht die tiefe Integration der Daten.

Das Ergebnis: Die Daten sind logisch miteinander verknüpft und lassen sich flexibel mit dem BI als zentralem Werkzeug auswerten. So sind beispielsweise Analysen möglich, welche Kunden in welcher Region ein bestimmtes Produkt bevorzugen oder wie der Rohertrag eines Auftrags ausfällt (als Vor- und Nachkalkulation). Dass die Zahlen ursprünglich aus verschiedenen Systemen stammen, spielt keine Rolle mehr. So entsteht ein Controlling entlang der gesamten Wertschöpfungskette. Unternehmen, die auf ein durchgängiges, integriertes Controlling mit Business Intelligence setzen, profitieren von:

  • hoher Transparenz der Daten
  • verbesserter Entscheidungsfindung, unterstützt durch zentrales Reporting und Kennzahlen
  • sicheren und belastbaren Zahlen
  • stark reduziertem manuellen Aufwand
  • mehr Zeit für Ursachenforschung mit interaktiven Analysen
  • verbesserter Nutzung der vorhandenen Daten

 

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