Digitaler Rechnungsworkflow: Vom Belegeingang bis zur Archivierung

Kein Abheften. Vollständiger Überblick. Weniger Kosten. Mit E-Rechnungen lassen sich Zeit und Kosten einsparen und mehr Transparenz gewinnen – sowohl für den Rechnungssteller als auch den Rechnungsempfänger. So sieht der perfekte digitale Workflow für E-Rechnungen aus.
Digitaler Rechnungsworkflow
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E-Rechnungserstellung und Rechnungsversand

Liegt die Zustimmung des Empfängers zum Versand elektronischer Rechnungen vor, können Sie elektronische Rechnungen erstellen und versenden. Wenn Ihre Rechnungswesen-Software eine integrierte Faktura hat, sparen Sie gleich doppelt Zeit, denn Sie müssen für die Buchung der Rechnung nicht auf eine andere Software wechseln. Auch das entlastet von doppelten manuellen Handgriffen.

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Rechnungseingang

Der Versand erfolgt häufig per E-Mail, um die Rechnung schnell und kostengünstig zu übertragen. Richten Sie ein separates E-Mail-Postfach für den Eingang der E-Rechnungen ein und teilen Sie die Adresse Ihren Lieferanten mit.

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Rechnungsverarbeitung

Bei der Verarbeitung von E-Rechnungen ist ein Nachweis über die Echtheit der Herkunft (Identität Rechnungsaussteller) und die Unversehrtheit des Inhalts (unveränderte Rechnungsdaten) gesetzlich vorgeschrieben. Hierfür sind meist keine zusätzlichen Maßnahmen zu ergreifen, da diese Anforderungen über das innerbetriebliche Kontrollverfahren bei der Rechnungsbearbeitung abgedeckt werden.

Mehr zu E-Rechnungen finden Sie in unserem Dossier

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Buchung der E-Rechnung

Es besteht kein Unterschied bei der Buchung von elektronischen und papierhaften Rechnungen. Der Beleg wird wie gewohnt mit der Rechnungswesen-Software gebucht.

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Zahlung der E-Rechnung

Die Zahlung des Rechnungsbetrages erfolgt auf dem gleichen Weg wie bei Papierrechnungen. Es ist keine Umstellung erforderlich.

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E-Rechnungen revisionssicher archivieren

Elektronische Rechnungen werden, gesichert gegen Veränderungen, im Originalformat archiviert. Ähnlich wie bei Papierrechnungen muss über die gesamte gesetzliche Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren hinweg sichergestellt sein, dass die Rechnung lesbar und maschinell auswertbar ist. 

Wichtig: Das Originalformat muss archiviert werden, die Ablage des Papierausdrucks reicht nicht aus. Gelöscht werden kann hingegen die E-Mail, mit der die elektronische Rechnung eingetroffen ist. Es sei denn die E-Mail enthält relevante Angaben zur Rechnung, dann ist sie ebenfalls aufzubewahren. Prüfen und archivieren Sie eine E-Rechnung am besten elektronisch, so vermeiden Sie Medienbrüche und erfüllen die Anforderungen der GoBD ohne großen Aufwand. 

Es stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur sicheren digitalen Archivierung einer Eingangsrechnung offen. Prüfen Sie, ob zum Beispiel eine revisionssichere Ablage in der Cloud eine einfach zu nutzende Alternative für Ihr Unternehmen bietet.

Weiterlesen? Blogartikel „Revisionssicherheit – Was heißt das eigentlich?“

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Holger Dülberg
Welchen Einfluss haben KI und Business Intelligence auf das Finanzwesen der Zukunft? Wie wichtig ist die eigene Haltung für den Erfolg des digitalen Wandels? Holger beschäftigt sich mit Themen der "schönen neuen Arbeitswelt".

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