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Papierlos glücklich

13. November 2014
Sandra Buschsieweke

Diamant Impulstage zum Rechnungseingangsmanagement

Wer hat nicht schon mal Stunden damit verbracht, Papierstapel und Ordner nach einer fehlenden Rechnung zu durchwühlen? Vor allem die Mitarbeiter in den Finanzbuchhaltungen können oft ein trauriges Lied davon singen, obliegt ihnen doch die Obhut aller sich im Umlauf befindlichen Belege. Auf einer Veranstaltungsreihe durch zehn deutsche Städte präsentierte der Bielefelder Softwarehersteller Diamant Software jetzt eine schlanke IT-Lösung, die den Prozess des Rechnungseingangs anwenderfreundlich, integriert, sicher und transparent steuert. Entsprechend groß war das Interesse.

„Die starke Resonanz hat uns sehr gefreut. Eine wunderbare Bestätigung dafür, dass wir mit dem integrierten Rechnungseingangsmanagement wieder einmal den aktuellen Nerv getroffen haben – wir mussten sogar noch zusätzliche Termine einräumen, weil das Interesse an unserer Entwicklung so groß war“, zeigt sich Ulrike Zimmermann, Produkt Marketing Managerin bei Diamant Software, über den Verlauf der Impulstage hochzufrieden. “Auf den Veranstaltungen treffen sich Anwender, Neukunden und Interessenten gleichermaßen, denn hier stehen neben dem eigentlichen Thema der Netzwerkgedanke sowie Erfahrungsaustausch ebenfalls im Vordergrund“, bestätigt Jan Henrik Stallmann, Fachberater bei Diamant Software. Die Fachexperten Bernhard Zöller und Thorsten Brand von der Zöller & Partner GmbH räumten mit den Mythen und Stolpersteinen rund um die elektronische Rechnungsbearbeitung auf. Dabei erklärten sie der interessierten Zuhörerschaft, welche Anforderungen und Bedingungen wirklich bei der Aufbewahrung elektronischer Daten zu beachten sind.

Zuvor gingen die Referenten von Diamant auf eine aktuelle Umfrage ihres Hauses ein, nach der 60 Prozent von etwa 550 befragten Diamant-Anwendern die Relevanz eines IT-gestützten Rechnungseingangsmanagements bestätigen. Ganze 79 Prozent gaben an, der Umlauf eines Papierbelegs benötige bei ihnen drei oder mehr Tage. Nicht wenige Dokumente würden dabei von Schreibtisch zu Schreibtisch wandern, ohne rechtzeitig abgezeichnet zu werden. Mitarbeiter im Rechnungswesen würden daher häufig über verschollene Rechnungen und abgelaufene Skonto- bzw. Mahnfristen klagen, sodass sich etwa 80 Prozent der Befragten wünschen, diesen Prozess effektiver ausführen zu können. Der Großteil legt dabei insbesondere Wert auf einen sicheren und transparenten Workflow.

Die richtige Lösung dabei

Sicherheit schafft hier Diamant/3. Deutschlands führende Lösung im Rechnungswesen und Controlling besitzt ein integriertes Rechnungseingangsmanagement, das einen zielgerichteten und transparenten Workflow gewährleistet. „Die Belegerfassung und -weiterverarbeitung sind mit die wichtigsten Prozesse einer Buchhaltung und sollen von dort aus auch verantwortet und gesteuert werden“, weiß Ralf Schlüter, Leiter des Produktmanagements bei Diamant Software. „Anwendern bieten wir ein benutzerfreundliches und integratives Rechnungseingangsmanagement, das sämtliche prozessbezogenen Sicherheitsanforderungen erfüllt, Kosten einspart und maximale Transparenz gewährleistet.“

Im Zuge der Produktvorstellung erfuhr die Zuhörerschaft unter anderem, dass mit dem integrierten Rechnungseingangsmanagement ein vollkommen papierloser Rechnungsumlauf möglich ist. Vom Scanprozess über die Einbindung des Rechnungseingangsbuchs bis hin zur Unterstützung der Prozessabwicklung umfasst die Lösung sämtliche Vorgänge der digitalen Rechnungseingangsverarbeitung einschließlich dem Zahlungsverkehr. Gerade beim Zahlungsverkehr zeigt sich ein erhöhter Sicherheitsgewinn, da hier auf Wunsch jede Rechnung bequem digital aufgerufen werden kann und eindeutig ersichtlich ist, wer diese wann freigegeben hat.

Diamant/3 ermögliche ein professionelles Rechnungseingangsmanagement ohne Dokumenten-Management-System: Die digitalen Belege können gesetzeskonform archiviert und jederzeit über eine intelligente Suchfunktion abgerufen werden. Über das Rechnungseingangsbuch werden die eingegangenen Rechnungen vollständig erfasst und auf einfache Weise vorkontiert. Liquiditätsplanungen, Budgetkontrollen und betriebswirtschaftliche Auswertungen sind somit bereits vor der finalen Buchung – also noch während des Rechnungsumlaufs – möglich.

Der Weg einer Rechnung zur Prüfung, Freigabe und Buchung kann darüber hinaus im Vorfeld ganz genau festgelegt werden: Die Software gewährleistet hier, dass die Mitarbeiter ihre Aufgaben kennen und fristgerecht umsetzen können.

Gegen Ende der Veranstaltung informierte Jan Henrik Stallmann  über das „Format der Zukunft“ ZUGFeRD. Das einheitliche Rechnungsdatenformat wird die Verbreitung und Verarbeitung digitaler Belege zukünftig noch weiter vereinfachen. Zudem gab Michael Wiegelmann, Fachberater im Partnervertrieb, einen spannenden Ausblick auf weitere Produktentwicklungen aus dem Hause Diamant. Unter anderem können sich Anwender auf die neue Generation des Diamant Controlling freuen.

Wer mehr über Diamant Software und die Vorteile eines integrierten Rechnungseingangsmanagements erfahren will, kann sich ab sofort für eine kostenlose Web-Live-Demo anmelden.
Mehr dazu unter: www.diamant-software.de