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Mythen um den Einsatz der Cloud im Rechnungswesen – Was steckt dahinter?

15. Februar 2018
Melanie Schiering

Cloud ist Gegenwart und Zukunft – auch im Rechnungswesen

Die Cloud ist ein zentrales Medium, das den digitalen Wandel, die digitale Transformation heute ermöglicht und beschleunigt und das in allen Lebensbereichen. Laut Schätzungen des Fraunhofer Instituts haben sich Cloud Technologien bis 2025 durchgesetzt. Somit stehen Daten als auch Anwendungen im Netz gesichert zur Verfügung. Dieser Wandel betrifft auch das Rechnungswesen in den Unternehmen. Trotzdem halten sich die Mythen rund um die Cloud hartnäckig - insbesondere im Mittelstand.

Mythos Nr. 1: Auf meinem Server sind und bleiben die Daten am sichersten

Dass Cloud Computing weist nicht die gleiche Sicherheit auf, wie die firmeneigenen Rechner. Dies ist ein weitverbreitetes Vorurteil. In Wirklickheit sind die Daten in der Cloud bzw. in einem Rechenzentrum fast immer sicherer aufgehoben als auf den eigenen Servern des Unternehmens. Wir denken dabei nur einmal an die Erpresser-Trojaner wie Locky und TeslaCrypt, die zahlreiche firmeneigene Comupter als Geisel genommen haben.

Bei einer Cloud-Lösung für das Rechnungswesen hosted ein ausfallsicheren, zertifizierten Rechenzentrum die Daten. Damit die dort gespeicherten Daten dem deutschen Datenschutzrecht unterliegen ist für deutsche Unternehmen in der Regel ein Rechenzentrum in Deutschland zu empfehlen. Hier sind Spezialisten am Werk, die sich tagtäglich mit dem Schutz solcher Angriffe beschäftigen. Das betrifft nicht nur mögliche Hacker-Angriffe, sondern auch Schutz vor Feuer, Wasser oder gar Diebstahl. Und sollte dennoch einmal etwas passieren, sind die Daten dank umfangreichger Back-up-Strukturen innerhalb eines Tages wiederhergestellt.

Mythos Nr. 2: Kleinunternehmen und Mittelstand sind uninteressant für Cyberattacken

Zunehmend kleine und mittelständische Unternehmen werden Zielscheibe von raffinierten Attacken. Eine aktuelle Studie von PWC zur IT-Sicherheit im Mittelstand belegt, dass sich die verschärfte Lage vor allem durch neue Angriffsarten (Ransomware, CEO-Fraud, Botnetz) bemerkbar macht. Trotz verstärktem Bewusstsein - mehr als ein Drittel (37%) der Unternehmen stufen ihre Prozesse zur Identifikation von Cyber-Angriffen als höchstens durchschnittlich ein.

Ist Ihr Unternehmen bereits "cyber-ready"? Es ist zu empfehlen moderne zuverlässige Sicherheitssysteme von Spezialisten betreuen zu lassen. In Rechenzentren arbeiten Experten, die sich tagtäglich mit dem Schutz vor solchen Angriffen beschäftigen. Für einzelne Unternehmen diese Sicherheit zu gewährleisten ist eine echte Herausforderung und eine Kostenfrage.

Mythos Nr. 3: Die Cloud ist teurer als der Betrieb über meine lokalen Server

Die "hohen monatlichen Kosten" sind der Hauptgrund gegen den Einsatz einer Cloud-Lösung Diese Aussage kommt oft aufgrund einer oberflächlichen Kostenbetrachtung zu Stande. Die umfangreichen "versteckten und laufenden Kosten" für die lokale Installation und deren Betrieb wie Personal, Hardware, Infrastruktur, Wartung etc. werden oft nicht gesehen, wenn es um den Vergleich gegenüber eine cloudbasierten, gehosteten Lösung geht. Spätestens wenn neue Investitionen in die IT-Infrastruktur anstehen, denken Sie an die Cloud. Was kostet Sie der lokale Betrieb Ihrer Rechnungswesensoftware? Machen Sie den Vergleich.

Die Grafik vergleicht anschaulich den Betrieb der Software in der Cloud mit dem auf den eigenen Servern. Auf der linken Seite fallen bei den laufenden Kosten Nutzungsgebühren sowie Kosten für Konfigurationen und Schulungen an. Bei dem lokalen Betrieb ist der Kostenblock der laufenden Kosten viel umfangreicher. Neben den Personalkosten der internen IT entstehen Kosten für Upgrades von Hardware, Fixes, Patches, Netzwerk, Datenbanken und Sicherheit, Integration sowie für Schulungen.

Mythos Nr. 4: Die Performance der Cloud ist nicht ausreichend

Oft hört man: Die Cloud ist für uns zu langsam, wir haben Bedenken bzgl. der Performance. Bei den Top 10 der Anforderungen an Cloud basierte Lösungen für 2018 ist aus Nutzersicht gegenüber den Vorjahren festzustellen, dass die stabile Performance inzwischen Platz 1 eingenommen hat und den Punkt der Datensicherheit verdrängt hat. Für den Anwender ist es dabei unerheblich, wo Daten gespeichert oder verarbeitet werden. Das größte Kriterium ist die Verfügbarkeit des Services. Verfügbarkeit, Stabilität und Leistung sind dabei die Qualitätsmerkmale, die besonders gewünscht und geschätzt werden. In Zeiten des kontinuierlichen Netzausbaus und der 24/7 Verfügbarkeit des Internets fällt der Mythos "Performance" hinsichtlich der verfügbaren Internet-Bandbreiten immer weniger ins Gewicht.

Aktuelle Studie ist richtungsweisend

Die Erkenntnisse einer aktuellen Studie zur Bedeutung der Digitalisierung im Mittelstand, speziell im Rechnungswesen und Controlling, besagen, dass 50 Prozent der Befragten in 2020 im Rechnungswesen und Controlling auf die Cloud setzen wollen. Sei es als kompletter Cloud-Betrieb oder die Nutzung in Teilbereichen (hybrider Ansatz).

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