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Manuelles Inselhopping adé – So geht Controlling 4.0

29. März 2018
Maik Drozdzynski

Ein Kommentar von Controlling-Experte Maik Drozdzynski

„Herr Drozdzynski, erstellen Sie doch eben mal einen Bericht mit den aktuellen Daten zu Auftragsbestand und Umsatzzahlen von unserem größten Kunden. Dazu möchte ich ebenfalls alle Vertragsdaten, um mir ein ganzheitliches Bild zu verschaffen.“ Solche oder ähnliche Anfragen treffen regelmäßig bei uns Controllern ein. Das was aus dem Mund des Abteilungsleiters oder Geschäftsführers so einfach klingt, kann in der Realität mehr oder weniger herausfordernd sein.

Maik Drozdzynski ist Produktmanager für Planung und Controlling bei Diamant Software. Die zunehmende Digitalisierung erfordert eine aktive Auseinandersetzung mit digitalen Technologien. Aus dem Grund ist er der Ansicht, dass jedes Unternehmen sich damit beschäftigen sollte, wie das eigene Controlling mit den neuen technischen Möglichkeiten der Vernetzung und Automatisierung optimiert werden kann. Manuelle Excel-Tapeten haben für ihn keine Zukunft. Wenn Excel, dann integriert.

Jetzt ist Inselhopping angesagt!

Was in der Freizeit nach einem riesigen Spaß klingt, ist für den Controller ein Urlaub mit schlechtem Wetter und miesem Hotelessen. Ich besuche nämlich NICHT die einzelnen Inseln der Karibik, sondern die verschiedenen Reportinginseln meines Arbeitgebers. Die Inseln gehören zwar zu einem Land, sprechen aber nicht die gleiche Sprache. Reportinginseln entstehen, wenn in einer umfangreichen Systemlandschaft Controlling mit verschiedensten Softwarelösungen betrieben wird und die Software nicht integriert ist. Medienbrüche sind die Folge und vor der Analyse steht das manuelle Zusammentragen der Daten in Excel. 

Manuelles Reporting ist Realität

Laut einer aktuellen Studie verlässt sich ein Großteil der Unternehmen noch immer auf ein manuelles Reporting. Dies geht mit einer erhöhten Gefahr für Übertragungsfehler einher und bietet somit eine eher unsichere Informationsbasis für wichtige Entscheidungen. Solche händisch erstellten Excel-Reportings sind von Haus aus eher fehleranfällig. Und schleicht sich ein Fehler ein, so muss dieser erst wieder langwierig herausgesucht werden. Da ist es kein Wunder, wenn das Vertrauen in die Aussagekraft der Zahlen eingeschränkt ist und über fehlende Transparenz geklagt wird. Ich spreche aus Erfahrung!

Gibt es das ideale Controlling überhaupt?

Eine effektive Unternehmenssteuerung basiert immer auf korrekten Informationen. Das Controlling sammelt, verdichtet, visualisiert und berichtet Informationen angepasst für verschiedene Empfänger und hilft auf diese Weise, die Führung einer Organisation zu verbessern. Im Idealfall hat das Controlling die gesamte Organisation im Blick, entlastet das Top-Management und versorgt Führungskräfte und Mitarbeiter mit maßgeschneiderten Informationen.

Weil häufig auch die zweite Führungsebene in das Controlling einbezogen wird, ist es sinnvoll, die Analysen und Berichte automatisiert zu versenden, sodass ein möglichst breiter Teilnehmerkreis erreicht wird. Ist dies in der Realität überhaupt möglich? Auf jeden Fall! Wer im Wettbewerb die Nase vorn haben will, muss diesen Idealzustand anstreben. Mal ehrlich: Was nützen Zahlen, wenn man sich nicht sicher sein kann, ob Sie stimmen?

Controlling als Wettbewerbsfaktor

Heute müssen Informationen schneller und detaillierter verfügbar sein, um mit den Kundenanforderungen Schritt zu halten oder dem Wettbewerb voraus zu sein. Die Folge: Ein unternehmensweites, integriertes Reporting wird benötigt, mit dem Daten aus verschiedenen Unternehmensbereichen ausgewertet werden können. Diese Anforderung erfüllt ein integriertes, BI-gestütztes Controlling. Business Intelligence (BI) dient als zentrales Werkzeug, um auch komplexe Analysen durchzuführen und interaktiv neue Erkenntnis zu gewinnen, Zusammenhänge und Abhängigkeiten aufzudecken.

Ad-hoc Analysen sind somit jederzeit möglich und mal eben erstellt, ohne manuelles Inselhopping und Überstunden. Laut einer aktuellen Studie ist das Business Intelligence als Möglichkeit zur umfassenderen Auswertung und Analyse im Mittelstand hingegen noch unterrepräsentiert. Viele Mittelständler verfügen über eine Mischform aus manuellem und automatisiertem Reporting.

Ein automatisiertes Reporting schließt Excel nicht aus

Schluss mit manuellen Excel-Tapeten. Wenn Excel, dann aber bitte integriert, d.h. erstellte Zahlen aus z.B. dem Rechnungswesen oder der Warenwirtschaft lassen sich per Knopfdruck direkt in Excel übernehmen und nach der Bearbeitung wieder in die verschiedenen Systeme einbinden. Für die Unternehmensplanung ist dies zum Beispiel ein riesiger Vorteil. Die Planung in Excel lässt sich mit den Werten der integrierter Systeme der Unternehmensbereiche befüllen. Ergeben sich neue Planwerte werden diese direkt aus Excel wieder an die entsprechenden Stellen zurückgeschoben.

Schritt für Schritt zum vernetzten und digitalen Controlling

Ob Excel-Tapeten oder vernetzte Business Intelligence Lösung, eines haben beide gemeinsam. Sie bilden die Grundlage für Unternehmensentscheidungen. Allein diese Tatsache sollten Unternehmen zum Anlass nehmen sich mit ihrem Controlling zu beschäftigen. Stellen Sie Ihr Controlling auf den Prüfstand! Es muss ja nicht gleich eine Automatisierung des Reportings zu 100% angestrebt werden. Rom wurde auch nicht an einem Tag erbaut. Schritt für Schritt sollte der Anteil an manuellem Reporting weniger werden.

Und das noch am Rande

Die zunehmende Digitalisierung erfordert eine aktive Auseinandersetzung mit digitalen Technologien. Dazu gehören auch die Voraussetzungen, die dafür geschaffen werden müssen, sowie deren Bedeutung und Auswirkung für das Unternehmen und den eigenen Bereich. Vor diesem Hintergrund sollten auch Arbeit, Systeme und Methoden sukzessive überdacht und konzeptionell angepasst werden. Machen Sie sich also auf den Weg zum Controlling 4.0. und legen Sie damit den Grundstein für das Controlling im digitalen Zeitalter. Viel Erfolg!

Studie: Digitalisierung im Rechnungswesen & Controlling

Vor dem Megatrend Digitalisierung kann sich das Rechnungswesen und Controlling nicht verstecken. Die Automatisierung von Prozessen und die durchgängige Vernetzung werden zum entscheidenden Wettbewerbsfaktor. 

U.a. wurden die 227 Personen danach befragt, welche Erwartungen sie an Controllingwerkzeuge haben und wie Berichte für Entscheidungsgremien aufbereitet werden.

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