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Integriertes Rechnungswesen-Controlling über die gesamte Konzerngruppe

10. Juni 2013
Jana Artmeyer

Bei der Deutschen Stadt- und Grundstücksentwicklungsgesellschaft (DSK) und ihren Regionalbüros dreht sich alles um solide Stadtentwicklung. Die Gesellschaft für Grundstücke und Quartiere verwaltet zudem ein Treuhandvermögen von über 5 Milliarden Euro. Damit man in Rechnungswesen und Controlling den Überblick behält, nutzt DSK  seit Anfang des Jahres Diamant/3 IQ – die clevere Rechnungswesen mit integriertem Controllingmodul, und löste damit die Finanzbuchhaltung eGecko ab.

Als Marktführer im Bereich der Stadtentwicklung ist die DSK mit Hauptsitz in Wiesbaden bundesweit an 16 Standorten vertreten. Erst kürzlich integrierte man ein weiteres Unternehmen aus Kiel in die Firmengruppe. Interessant dabei: Die Rechnungswesensoftware der übernommenen Firma wird heute in der gesamten Konzerngruppe genutzt und ersetzte in der Wiesbadener Zentrale die bisherige Buchhaltung. Der Vorteil dabei: Erfahrungen mit Diamant/3 waren bereits vorhanden und der Roll-out verlief deshalb reibungslos. Gemeinsam mit dem Diamant-Partner Hildenbrand Datensysteme GmbH  aus Stutensee konnte das komplette Rechnungswesenpaket Anfang 2013 zeitgleich mit dem Geschäftsjahreswechsel eingeführt werden – nach nur 12 Wochen für 16 Standorte, inklusive Kostenrechnung, Anlagenbuchhaltung, Planungsfunktionen und Konzernkonsolidierung. Die Software-Berater übernahmen via Excel die kompletten Altdaten aus eGecko ins Diamant-Rechnungswesen.

Die Anwender an den dezentralen Standorten greifen nun via Web-Service-Anbindung auf Diamant zu. Vorhandene und neue Tochterfirmen werden über einen einheitlichen Kontorahmen transparent eingebunden, wodurch die einmal festgelegten Kontierungsrichtlinien über die gesamte Gruppe eingehalten werden. Am Jahresende erleichtert dies den Mitarbeitern im Rechnungswesen die Konzernkonsolidierung, die ebenfalls in Diamant durchgeführt wird.

Bi-direktionale Excel-Integration sorgt für schnelle Plandaten

Zahlreiche integrierte Schnittstellen und die vorhandene  Excel-Integration automatisieren die Datenübernahme bei der Grundstücksentwicklungsgesellschaft.  Zusätzlich übergibt die in Diamant/3 vorhandene Online-Schnittstelle alle Informationen aus vorgelagerten Systemen aktuell an das Rechnungs¬wesen. Dazu gehören bei der DSK Daten aus den Projekt- und Warenwirtschafts¬systemen, der Betriebsdaten- und Personalzeiterfassung wie auch die Reisekosten. Doppelte und fehlerbehaftete Datenerfassungen entfallen somit. Beispielsweise werden die Personalzeiten auf die Projekte direkt in der Rechnungswesensoftware geführt. Über die Online-Schnittstelle gehen die erfassten Zeiten automatisch vom BDE an die Buchhaltungssoftware. „Alles in einer Lösung wiederzufinden und dennoch modular arbeiten zu können, ist eine feine Sache“,  freut sich Markus Städler, kaufmännischer Leiter bei der DSK in Wiesbaden.

Auch die Planung und das Controlling haben sich deutlich vereinfacht. Musste man sich früher mit einer Vielzahl von Excel-Tabellen „herumschlagen“, lassen diese sich heute in Diamant/3 zentral verwalten. Eine integrierte, bi-direktionale Schnittstelle verknüpft das Rechnungswesen und Excel, so dass Plandaten automatisch aus- und wieder eingelesen werden können. Die Mitarbeiter bei der DSK pflegen jetzt viele Tabellen direkt in der Rechnungswesensoftware selbst, sind aber dennoch flexibel bei der Verwendung der Daten. Ein Beispiel dafür sind spezielle Controlling-Reports für die eigenen Planungen mit Zeiträumen von bis zu fünf Jahren sowie für die langjährigen Planungen bei den Stadtentwicklungsprojekten. „Selbst unsere aufwändigen Planungsprozesse mit 5-Jahres- und Budget-Planung lassen sich mithilfe der in Diamant/3 vorhandenen Plankostenverfahren schnell und ohne Programmieraufwand in Diamant/3 einrichten.“

Self-Control mit intelligentem Rechnungswesen

Bei der DSK sorgt die neue Rechnungswesensoftware vor allem für mehr Transparenz in der gesamten Organisation, die sich nun leichter „controllen“ und steuern lässt. Dazu gehört auch, dass sich in Diamant/3 die Gebietsleiter über ihre Bereiche eigenständig informieren – neben den fünf Key-Usern im Rechnungswesen und Controlling bei DSK stehen dafür 18 Info-User-Zugänge bereit. Die Online-Anbindung aller Standorte macht dies bequem möglich. So hat jedes Regionalbüro die eigenen Zahlen für das zeitnahe Self-Controlling stets aktuell im Blick und jeder Gebietsleiter von seinem Schreibtisch aus Zugriff auf seine Zahlen. Markus Städler: „Diamant/3 ist schnell und effektiv, was uns bei der täglichen Arbeit immer wieder überzeugt. Viele Beratungsexperten sind schon lange für das Softwarehaus tätig. Das merkt man, wir fühlen uns einfach brilliant beraten.“

Für kurze Einarbeitungszeiten und baldige Akzeptanz bei den Anwendern hat die intuitive Benutzeroberfläche beigetragen, die auf dem bekannten Bedienkonzept von Microsoft Office aufbaut. „Diamant/3 ist flexibel mit wenigen Mausklicks an den jeweiligen Arbeitsplatz anpassbar. Zudem können wir jetzt viele Reports und Berichte recht einfach selbst erstellen und gestalten“, so Markus Städler.

Ende des Jahres plant DSK eine neue Archivierungssoftware zu implementieren. Zwar ist der Auswahlprozess noch nicht abgeschlossen, aber eines ist jetzt schon sicher: Mit Diamant/3 hat die Konzerngruppe auch hierbei die richtige Entscheidung gefällt, denn zu mehr als 15 DMS- und Archivlösungen bietet die Rechnungswesensoftware Standardschnittstellen. „Ganz gleich für wen wir uns letztendlich entscheiden, die Archivintegration seitens Diamant/3 ist gewährleistet“, so das Resümee des kaufmännischen Leiters.

Diamant Software – das Unternehmen

Mit konsequent besten Lösungen für das Rechnungswesen und Controlling hilft Diamant Software mittelständischen Unternehmen, öffentlichen Institutionen und Einrichtungen des Sozial- und Gesundheitswesens ihre individuellen Ziele flexibel zu realisieren. Als Spezialist für Rechnungswesen und Controlling-Lösungen liefert Diamant Software mess- und erlebbare Kosten- und Produktivitätsvorteile. Erklärtes Ziel ist es, ein bisher nicht gekanntes Niveau an Transparenz über die wichtigsten Unternehmenskennzahlen zu schaffen. Damit minimieren Anwender ihre Unternehmensrisiken und erhalten Sicherheit für viele der zentralen unternehmerischen Herausforderungen. Die nahtlose Integration der Diamant Lösungen in vorhandene Software- und Systemlandschaften ist für viele Entscheidungsträger der Schlüssel, bei der Softwareauswahl keine Kompromisse mehr eingehen zu müssen. Viele ERP-Anbieter entscheiden sich aufgrund der hohen programmtechnischen Qualität, sehr guten Integrationsfähigkeit sowie überzeugenden Funktionalität gegen Eigenentwicklungen und integrieren Diamant in ihre Branchenlösungen. 30 Jahre Markterfahrung aus tausenden Kundenprojekten garantieren Expertenkompetenz und eine nachweislich erfolgreiche Einführungsmethode – und sichert Investition in Software und Service. Im Umgang mit seinen Kunden setzt Diamant Software auf partnerschaftliches Handeln, Qualität, Innovation, Stabilität und gute persönliche Beziehungen.