Elektronische Rechnungen - Was steckt dahinter?
Als elektronische Rechnung (kurz: E-Rechnung oder eRechnung) wird eine originär digitale Rechnung bezeichnet, die in einem elektronischen Format ausgestellt, übertragen und empfangen wird. Eine eingescannte Papierrechnung ist also keine E-Rechnung. Die “klassische” PDF-Rechnung ist im Sinne der EU-Richtlinien ebenfalls keine elektronische Rechnung. Ihr fehlen strukturierte Daten, mit denen eine Rechnungswesen-Software sie direkt weiterverarbeiten kann. Trifft eine PDF-Rechnung ein, erfasst die Buchhaltung die Daten manuell in der Rechnungswesen-Software. Alternativ kommt eine Software zur OCR-Interpretation zum Einsatz, welche die Daten aus dem PDF interpretiert und in die Erfassungsmaske einträgt. Dieser zusätzliche Schritt ist mit den elektronischen Rechnungsformaten nicht mehr notwendig
Elektronische Rechnungsformate – Welche gibt es?
Digitale Rechnungen im PDF-Format sind ein erster Schritt. Jedoch bieten elektronische Rechnungsformate wie XRechnung, ZUGFeRD 2.0 und QR-Rechnung gegenüber dem “klassischen” PDF noch weitere Vorteile in der Bearbeitung.
ZUGFeRD 2.1
ZUGFeRD 2.1 beinhaltet neben einem Ansichts-PDF auch Daten im XML-Format. Daher spricht man auch von einem hybriden Rechnungsformat. Die Daten aus der Rechnung lassen sich direkt in der Rechnungswesen-Software verarbeiten – ohne manuellen Aufwand für die Erfassung der einzelnen Rechnungsdaten.
XRechnung
Unternehmen, die etwa für Behörden und öffentliche Auftraggeber tätig sind, müssen seit November 2020 auf elektronische Rechnungen umstellen. Dabei haben Sie die Wahl zwischen XRechnung und ZUGFeRD 2.0. Die XRechnung ist ein deutsches Rechnungsformat, das auf einer XML-Datei basiert. Darin sind ebenfalls alle relevanten Informationen enthalten und direkt für die Rechnungswesen-Software verarbeitbar.
QR-Rechnung
Am 30. Juni 2020 führte die Schweiz Rechnungen mit QR-Zahlschein (QR-Rechnung) ein. Sie ersetzt den Einzahlungsschein und enthält die für die Zahlung notwendigen Daten in Form eines QR-Codes.
Anforderungen an Elektronische Rechnungen
Die inhaltlichen Anforderungen an eine E-Rechnung unterscheiden sich nicht von denen der Papierrechnung. Dieselben steuerlichen Pflichtangaben sind erforderlich. Außerdem ist unabhängig vom Format sicherzustellen, dass die Rechnung während der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist unverändert bleibt sowie lesbar und maschinell auswertbar ist.
Gesetzliche Grundlage für elektronische Rechnungen
Erleichtert wird der Einsatz von elektronischen Rechnungen durch den Wegfall der elektronischen Signatur als Voraussetzung für die umsatzsteuerliche Anerkennung per E-Mail übermittelter Rechnungen (§14 Abs. 1 UStG). Diese Hürde besteht seit 2011 nicht mehr. Wie eine korrekte digitale Rechnung aussehen muss, ist gesetzlich geregelt: Die EU-Richtlinie 2014/55/EU legt die Gestaltung fest, damit die Rechnungen in allen EU-Mitgliedsstaaten einheitlich sind. Beispielsweise ist geregelt wie elektronische Rechnungen übermittelt werden und welche technischen Voraussetzungen sie erfüllen müssen. Dazu zählt, dass eine automatische Verarbeitung möglich ist.
Vorteile: Kosten und Zeit sparen
Mit digitalen Rechnungsformaten lassen sich Zeit und Kosten einsparen und mehr Transparenz gewinnen – sowohl für den Rechnungssteller als auch den Rechnungsempfänger:
- Rechnungen erreichen den Empfänger auf digitalem Wege viel schneller und lassen sich schneller bearbeiten
- Rechnungssteller erhalten ihr Geld schneller, während Empfänger eine höhere Skontoquote erzielen
- Rechnungen gehen während der Bearbeitung nicht mehr verloren.
- Vollständiger Überblick über vorhandene Rechnungen
- Auswirkungen auf die Liquidität sind frühzeitig erkennbar
- Weniger Papier, Druck- und Versandkosten
- Rechnungen lassen sich mit wenigen Klicks heraussuchen
- Manuelles Abheften oder Abspeichern fällt weg
Die genannten Vorteile treffen auch auf XRechnung, ZUGFeRD 2.1 und QR-Rechnung zu. Diese speziellen Formate reduzieren den Aufwand für die Rechnungsverarbeitung nochmals weiter. Denn die Daten der Datei kommen direkt in die Erfassungsmaske der Rechnungswesen-Software an. Manuelle Eingaben sind nicht mehr – oder nur noch minimal – notwendig. Eine Interpretation der Rechnungsinhalte entfällt. Damit verkürzen sich Bearbeitungsprozesse und Erfassungsfehler werden minimiert.
Wie gelingt die Umstellung auf elektronische Rechnungen?
Um elektronische Rechnungen zu nutzen, sind wenige organisatorische Änderungen notwendig. Grundsätzlich sollten Unternehmen die Umstellung nutzen, um den gesamten Rechnungseingangsprozess zu überprüfen: Was läuft gut, was ist verbesserungswürdig? Ziel ist es nicht, den bisherigen Prozess 1:1 digital abzubilden. Stattdessen ist es wichtig, den Fokus auf den idealen Ablauf zu legen, welcher die Rechnungsbearbeitung in der gesamten Organisation beschleunigt und verbessert. Neben den technischen Prozessthemen ist es genauso wichtig, die Mitarbeitenden mit in den Veränderungsprozess einzubinden. So wird nicht nur eine Akzeptanz der neuen, digitalen Rechnungsprozesse erreicht. Sondern die Beteiligten erfahren auch, wie die digitalen Rechnungen ihre tägliche Arbeit erleichtern.
Voraussetzungen für die Einführung von elektronischen Rechnungen
Zustimmung des Empfängers zur E-Rechnung ist notwendig
Eine Voraussetzung zur Anerkennung der E-Rechnung, ist dass der Empfänger der elektronischen Übermittlung zustimmt. Wie dies geschieht, ist nicht konkret vorgeschrieben. Als Einvernehmen reicht aus, wenn die beteiligten Unternehmen das Verfahren ohne Widerspruch nutzen. Ein entsprechender Passus zu elektronischen Rechnungen kann auch in die Allgemeinen Geschäftsbedingungen aufgenommen werden.
Erstellung einer Verfahrensdokumentation
Wichtig bei der Verarbeitung von E-Rechnungen ist ein Nachweis über die Echtheit der Herkunft (Identität Rechnungsaussteller) und die Unversehrtheit des Inhalts (unveränderte Rechnungsdaten). Diese Anforderungen werden über das innerbetriebliche Kontrollverfahren bei der Rechnungsbearbeitung abgedeckt, wenn ein so genannter „verlässlicher Prüfpfad“ vorhanden ist. Und das ist nicht so kompliziert, wie es klingt. Denn es geht um die „übliche“ Kontrolle einer Rechnung, beispielsweise ob die in der Rechnung genannte Leistung dem Auftrag entspricht oder der angegebene Leistungszeitraum korrekt ist. Die Prüf- und Bearbeitungsschritte, die eine Rechnung im Regelfall durchläuft, müssen anhand einer Verfahrensdokumentation dokumentiert sein. In der Verfahrensdokumentation werden alle relevanten Abläufe zur Abteilung festgelegt, wozu sowohl organisatorische als auch technische Aspekte zählen. Die Dokumentation ist so zu formulieren, dass der Prozess und ordnungsgemäße Einsatz der Software auch für unabhängige Dritte wie den Betriebsprüfer nachvollziehbar ist.
Der Prozess im Detail
Elektronische Rechnungserstellung und Elektronischer Rechnungsversand
Liegt die Zustimmung des Empfängers zum Versand elektronischer Rechnungen vor können Sie elektronische Rechnungen erstellen und versenden. Durch die Integration der Faktura mit der Rechnungswesen-Software, sollte mit der Erstellung der Rechnung direkt in einem Schritt die Buchung erfolgen. Auch das entlastet von doppelten manuellen Handgriffen.
Elektronischer Rechnungseingang
Der Versand erfolgt häufig per E-Mail, um die Rechnung schnell und kostengünstig zu übertragen. Richten Sie ein separates E-Mail-Postfach für den Eingang der E-Rechnungen ein und teilen Sie die Adresse Ihren Lieferanten mit.
Elektronischer Rechnungsprüfung
Die Prüfung einer elektronischen Rechnung unterscheidet sich inhaltlich nicht von der auf Papier. Neben den bekannten steuerlichen Pflichtangaben sind beispielsweise der Leistungszeitraum zu überprüfen oder ob die ausgeführte mit der in der Rechnung genannten Leistung übereinstimmt.
Elektronischer Rechnungsverarbeitung
Bei der Verarbeitung von E-Rechnungen ist ein Nachweis über die Echtheit der Herkunft (Identität Rechnungsaussteller) und die Unversehrtheit des Inhalts (unveränderte Rechnungsdaten) gesetzlich vorgeschrieben. Hierfür sind meist keine zusätzlichen Maßnahmen zu ergreifen, da diese Anforderungen über das innerbetriebliche Kontrollverfahren bei der Rechnungsbearbeitung abgedeckt werden.
Buchung der E-Rechnung
Es besteht kein Unterschied bei der Buchung von elektronischen und papierhaften Rechnungen. Der Beleg wird wie gewohnt mit der Rechnungswesen-Software gebucht.
Zahlung der E-Rechnung
Die Zahlung des Rechnungsbetrages erfolgt auf dem gleichen Weg wie bei Papierrechnungen. Es ist keine Umstellung erforderlich.
Elektronische Rechnungen revisionssicher archivieren
Elektronische Rechnungen werden, gesichert gegen Veränderungen, im Originalformat archiviert. Ähnlich wie bei Papierrechnungen muss über die gesamte gesetzliche Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren hinweg sichergestellt sein, dass die Rechnung lesbar und maschinell auswertbar ist. Wichtig: Das Originalformat muss archiviert werden, die Ablage des Papierausdrucks reicht nicht aus. Gelöscht werden kann hingegen die E-Mail, mit der die elektronische Rechnung eingetroffen ist. Es sei denn die E-Mail enthält relevante Angaben zur Rechnung, dann ist sie ebenfalls aufzubewahren. Prüfen und archivieren Sie eine E-Rechnung am besten elektronisch, so vermeiden Sie Medienbrüche und erfüllen die Anforderungen der GoBD ohne großen Aufwand. Es stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur sicheren digitalen Archivierung einer Eingangsrechnung offen. Prüfen Sie, ob zum Beispiel eine revisionssichere Ablage in der Cloud eine einfach zu nutzende Alternative für Ihr Unternehmen bietet.
