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In 6 Schritten E-Rechnungen erfolgreich einführen & digital archivieren

16. Oktober 2016
Ulrike Zimmermann

Papierloses Rechnungsformat - Von der Einführung bis zur Archivierung

Profitiere Sie von den Vorteilen und setzen Sie auf die digitale Form der Rechnung. Für die Mitarbeiter im Rechnungswesen bedeutet dies eine große Arbeitserleichterung bei der Rechnungsverarbeitung. Die folgenden sechs Prozessschritte helfen Ihnen, die Umstellung vorzubereiten.

Schritt 1 – Erstellung einer Verfahrensdokumentation

Um den Prozess und letztendlich ihre Bücher nachvollziehbar zu gestalten, ist es wichtig, die Verfahrensschritte der Rechnungsbearbeitung zunächst vollständig zu dokumentieren. In der Verfahrensdokumentation werden alle relevanten Abläufe zur Abteilung festgelegt, wozu sowohl organisatorische als auch technische Aspekte zählen. Die Dokumentation ist so zu formulieren, dass der Prozess und ordnungsgemäße Einsatz der Software auch für unabhängige Dritte wie den Betriebsprüfer nachvollziehbar ist. Erleichtern Sie sich mit Hilfe eines vorbereiteten Werkzeuges die Erstellung der Verfahrensdokumentation. Wie dies gelingt erfahren Sie im Artikel Verfahrensdokumentation leicht gemacht.

Schritt 2 – Empfang der E-Rechnung

Um eine E-Rechnung empfangen zu können, muss der Rechnungsaussteller diese in einem entsprechenden Format ausstellen. Der Versand erfolgt häufig per E-Mail, um die Rechnung schnell und kostengünstig zu übertragen. Richten Sie pro Mandant ein separates E-Mail-Postfach für den Eingang der E-Rechnungen ein und teilen Sie die Adresse Ihren Lieferanten mit. So gehen alle Rechnungen an der korrekten Stelle ein.

Schritt 3 – Prüfung der E-Rechnung

Die Prüfung einer elektronischen Rechnung unterscheidet sich inhaltlich nicht von der auf Papier. Neben den bekannten steuerlichen Pflichtangaben sind beispielsweise der Leistungszeitraum zu überprüfen oder ob die ausgeführte mit der in der Rechnung genannten Leistung übereinstimmt. 

Bei der Verarbeitung von E-Rechnungen ist ein Nachweis über die Echtheit der Herkunft (Identität Rechnungsaussteller) und die Unversehrtheit des Inhalts (unveränderte Rechnungsdaten) gesetzlich vorgeschrieben. Hierfür sind meist keine zusätzlichen Maßnahmen zu ergreifen, da diese Anforderungen über das innerbetriebliche Kontrollverfahren bei der Rechnungsbearbeitung abgedeckt werden.

TÜV-geprüfte Archivierung: Der Betrieb der Diamant/3 Revisionssicheren Ablage durch Diamant Software entspricht – neben der reinen Softwarefunktionalität – den Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit und beruht auf zertifizierten Verfahren. Dies bestätigt der TÜV Hessen nach einem Audit mit dem Zertifikat „Geprüfte Archivierung“.

 

Rechnungsdokumente elektronisch im Originalformat archiviert werden (siehe Schritt 6). Prüfen und archivieren Sie eine E-Rechnung am besten elektronisch, so vermeiden Sie Medienbrüche und erfüllen die Anforderungen der GoBD ohne großen Aufwand.

Schritt 4 – Buchung der E-Rechnung

Es besteht kein Unterschied bei der Buchung von elektronischen und papierhaften Rechnungen. Der Beleg wird wie gewohnt mit der Rechnungswesen-Software gebucht.

Schritt 5 – Zahlung der E-Rechnung

Die Zahlung des Rechnungsbetrages erfolgt auf dem gleichen Weg  wie bei Papierrechnungen. Es ist keine Umstellung erforderlich.

"Wir archivieren unsere Eingangsrechnungen komplett in der Diamant Revisionssicheren Ablage. So sind die Dokumente nicht nur sicher und geschützt im Rechenzentrum gespeichert, sondern was für uns entscheidend ist: Sie werden auch gesetzeskonform archiviert. Der Aufruf der Dokumente funktioniert gut, wir hatten noch nie einen Ausfall. Und wir sparen uns das umständliche Heraussuchen der Rechnungen aus den Akten im Lager."
Lars Büker, Leiter Rechnungswesen, ruf Reisen GmbH

Schritt 6 – Digitale Archivierung der E-Rechnung

Elektronische Rechnungen werden gesichert gegen Veränderungen, im Originalformat archiviert. Ähnlich wie bei Papierrechnungen muss über die gesamte gesetzliche Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren hinweg sichergestellt sein, dass die Rechnung lesbar und maschinell auswertbar ist. Wichtig: Das Originalformat muss archiviert werden, die Ablage des Papierausdrucks reicht nicht aus. Gelöscht werden kann hingegen die E-Mail, mit der die elektronische Rechnung eingetroffen ist. Es sei denn die E-Mail enthält relevante Angaben zur Rechnung, dann ist sie ebenfalls aufzubewahren.

Es stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur sicheren digitalen Archivierung einer Eingangsrechnung offen. Prüfen Sie, ob zum Beispiel eine revisionssichere Ablage von in der Cloud  eine einfach zu nutzende Alternative für Ihr Unternehmen bietet.

Whitepaper: Verarbeitung von elektronischen und papierhaften Eingangsrechnungen

Nach Angabe Ihrer Kontaktdaten schicken wir Ihnen ein Link an Ihre E-Mail-Adresse. Anschließend können Sie das Whitepaper zum Thema digitale Eingangsrechnungen und deren Verarbeitung kostenfrei herunterladen.

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