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GoBD 2019 – Erleichtert die Novellierung die Prozesse in der Buchhaltung?

21. November 2019
Marco Maritschnigg

Eine Erneuerung der Verwaltungsvorschrift könnte für Unternehmen zahlreiche Änderungen bedeuten

Am 11. Juli 2019 veröffentlichte das Bundesministerium der Finanzen die lang erwartete Novelle der „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ – nur, um sie kurz darauf wieder zurückzuziehen. Für die Buchhaltung in deutschen Unternehmen ändert sich also erst einmal nichts. Doch durch die Kurzveröffentlichung der GoBD 2019 wurde ein einmaliger Einblick gewährt, der zeigt, in welche Richtung die tatsächliche Novellierung der GoBD führen könnte.

Neuerungen der GoBD 2019: Abfotografieren erlaubt

Bereits vor einigen Jahren hatte das Bundesministerium der Finanzen seine Absicht erklärt, die GoBD zukünftig regelmäßig novellieren zu wollen. Durch regelmäßige Anpassungen sollten die GoBD mit modernen technologischen Entwicklungen und dem Digitalisierungstrend Schritt halten können. Nicht verwunderlich ist es daher, dass eine der wesentlichsten Änderungen der GoBD 2019 mit Smartphones zusammenhängt. Laut der zurückgezogenen Neufassung der GoBD wäre es erlaubt, Dokumente wie Rechnungen, Belege und Quittungen mit mobilen Geräten zu scannen und so zu digitalisieren. Das würde die Digitalisierung innerhalb eines Unternehmens enorm vereinfachen und Mitarbeitern den Umweg über stationäre Büroscanner ersparen. Das mobile Scannen mit Smartphone dürfte laut Novelle selbst im Ausland durchgeführt werden – gerade für Mitarbeiter auf Dienstreisen wäre dies eine große Erleichterung.

Archivierung: Das Ende des Papierbelegs?

Alle im Unternehmen entstandenen oder eingegangenenn aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten und Unterlagen wie beispielsweise Rechnungen müssen laut GoBD in der Form aufbewahrt werden, in der sie eingegangen sind (Ursprungsbelegprinzip). Hierbei müssen sich die Unternehmen an die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von meist 10 Jahren halten – erst danach dürfen die Dokumente und Daten vernichtet werden. Die novellierte GoBD-Verfahrensdokumentation sähe vor, dass bei der Konvertierung eines Originalbelegs aus dem Papierformat in ein digitales Format das Original nicht archiviert werden müsste, wenn:

  • Während der Konvertierung weder bildliche noch inhaltliche Änderungen vorgenommen werden würden.
  • Die Konvertierung nicht zum Verlust etwaiger anderer aufbewahrungspflichtiger Informationen führen würde.
  • Die Umwandlung GoBD-konform dokumentiert würde.
  • Die maschinelle Auswertbarkeit durch die Konvertierung nicht eingeschränkt werden würde.

 

Ablage in der Cloud wird zulässig

Die aktuell geltenden Grundlagen erwähnen Cloud-Systeme nicht. Unter den neuen GoBD würden sich die rechtlichen Grundlagen für die Buchhaltung aber hinsichtlich der Nutzung von Cloud-Systemen ändern. Denn die Novellierung würde diese nun als Datenverarbeitungssystem einschließen. Dies würde dann auch bedeuten, dass eine Antragspflicht bestünde, wenn die Buchhaltung komplett digitalisiert in einer auslandsbasierten Cloud durchgeführt werden würde. Die Aufbewahrung elektronischer Aufzeichnungen, Belege und Dokumente in einer Cloud, deren Server im Ausland stehen, ist also möglich, aber antragspflichtig.

Neue Regelungen zur Verfahrensdokumentation

Mit der Novelle der GoBD müssten sich deutsche Buchhaltungen auf erweiterte Regelungen zur Verfahrensdokumentation einstellen. Nicht nur müssten die Prozesse der Entstehung bis zur Speicherung elektronischer Dokumente für sachverständige Dritte nachvollziehbar und prüfbar dokumentiert werden, auch Änderungen der Verfahrensdokumentation müssten nachvollziehbar sein. Letztendlich bedeutete dies, dass eine Änderungshistorie der Verfahrensdokumentation geführt werden müsste. Änderungen der Verfahrensdokumentation würden auch dann schon bestehen und müssten entsprechend dokumentiert werden, wenn die Programmversion der genutzten Datenverarbeitungssystemen sich ändern würde.

Fazit: Buchhaltung wird fit für die Digitalisierung

Selbst wenn weiterhin die „alten“ GoBD gelten, ist eines klar: die neuen Regelungen werden zukunftsfähig sein und mit dem Digitalisierungstrend in der Buchhaltung mitgehen. Es kann also davon ausgegangen werden, dass Änderungen bezüglich der Vorschriften zum mobilen Scannen mit Smartphones oder die Akzeptanz von Cloud-Systemen als Datenverarbeitungssystem in der Buchhaltung in der einen oder anderen Form Ausdruck finden werden. Dies würde Arbeitsschritte in deutschen Buchhaltungen vereinfachen und den Weg für eine zunehmende Digitalisierung und Automatisierung im Rechnungswesen erleichtern. Ebenfalls zu erwarten ist auch, dass mit zunehmender Beschleunigung der Digitalisierung in Unternehmen auch die Regelmäßigkeit neuer und modernisierter GoBD-Regelungen zunimmt.

Ein Beitrag von
Marco Maritschnigg
Neue Herausforderungen durch Automatisierung, KI, Big Data und die neue Arbeitswelt wecken das Interesse des studierten Linguisten. Marco teilt seine Erfahrungen im Diamant Blog und schreibt zu aktuellen Trends.

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