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Ganzheitlicher Planungsprozess mit MS Excel

20. Oktober 2016
Ulrike Zimmermann

MS Excel als Planungsinstrument richtig nutzen

Als Instrument zur Unternehmensplanung bevorzugen viele Unternehmen MS Excel, da es einfach und vielfältig zu bedienen ist. Linda Staude, Produktmanagerin bei Diamant Software, erklärt in ihrem Buch „Controlling – klar und einfach – Der Aufbau eines mittelstandsgerechten Controllings“ anschaulich, wie Sie den Planungsprozess strukturiert angehen und mit MS Excel aufbauen.

Planungsprozess: 3 unterschiedliche Verfahren

Um genaue Planwerte vorgeben zu können, ist ein strukturierter Planungsprozess erforderlich. Bestimmen Sie genau, welche Personen und Abteilungen beteiligt sind. Um den Planungsprozess mit allen Beteiligten zu gestalten, gibt es drei verschiedene Verfahren:

a) Top-down-Planung

Bei der Top-down-Planung geben die Geschäftsleitung oder die kaufmännische Leitung eine Budgetplanung vor und versenden den erstellten Wirtschaftsplan an die Bereichsleiter. Auf dieser Basis beginnen die Verantwortlichen damit, die Pläne für ihre Bereiche auszuarbeiten.

b) Bottom-up-Planung

Die Bottom-up-Planung beginnt in den einzelnen Bereichen. Die Verantwortlichen stellen ihre Bereichspläne auf und geben diese an die kaufmännische Leitung weiter. Aus der Zusammenfassung der Einzelbereichspläne entsteht der Unternehmensplan.

c) Gegenstromverfahren

Das Gegenstromverfahren ist eine Kombination aus der Bottom-up- und der Top-down-Planung. Die beiden treten dabei zeitlich versetzt auf. Die kaufmännische Leitung erstellt einen Wirtschaftsplan und versendet diesen an die Bereichsverantwortlichen. Der Wirtschaftsplan dient als Grundlage für die Detailplanung der einzelnen Bereiche. Die fertigen Detailpläne werden zurück zur kaufmännischen Leitung geschickt, die diese prüft und anschließend freigibt oder mit Änderungswünschen an die einzelnen Bereiche zurückschickt. In diesem Fall beginnt die Abstimmung erneut.

In der Praxis hat sich das Gegenstromverfahren als eine Kombination aus der Top-down- und Bottom-up Planung bewährt, da hier die Einschätzungen aller Beteiligten berücksichtigt und so besser abgestimmt werden.

Die dargestellte Prozessgrafik auf der rechten Seite veranschaulicht das Gegenstromverfahren und zeigt in diesem Zusammenhang den Einsatz von MS Excel.

 

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Aufbau einer Planung mit MS Excel

Die Herausforderung:

Folgender Planungsprozess mit MS Excel ist häufig in den Unternehmen anzutreffen: Die Leitung erstellt den Wirtschaftsplan und sendet die Zahlen in einem Excel-Formular an die einzelnen Bereichsleiter des Unternehmens, damit diese eine Detailplanung für ihren Bereich durchführen. Die Beteiligten passen im Prozess Werte an und senden den neuen Entwurf zurück an die kaufmännische Leitung. In der Folge müssen die unterschiedlichen Werte aneinander angenähert werden, bis die verbindlichen Zahlen für den Gesamtplan stehen. Bis zur finalen Abstimmung wird die Excel-Datei mehrfach zwischen den Beteiligten hin und her gesendet.

Die Folge:

Es kann schnell passieren, dass verschiedene Personen mit falschen oder veralteten Zahlen arbeiten, sich Tippfehler einschleichen: Unterschiedliche Zahlen sind im Umlauf und es stellt sich die Frage: Welches sind die richtigen? Dann bedarf es eines hohen Aufwands, um die Fehler zu korrigieren.

Die Lösung:

Um den zuvor genannten Stolperfallen aus dem Weg zu gehen, bietet sich eine Integration von MS Excel und der Rechnungswesenssoftware an. Der Austausch der Daten erfolgt bidirektional d.h. bestehende Excel-Formulare erhalten aktuelle Zahlen aus dem Rechnungswesen und nach der Bearbeitung in Excel werden die neuen Daten an die Rechnungswesensoftware zurückgespeichert.

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„Ziel des Planungsprozesses ist es dem Unternehmen einen Überblick über die Plandaten im kommenden Wirtschaftsjahr
zu verschaffen.“.

Linda Staude, Produktmanagerin und Buchautorin,
Diamant Software

Die Vorteile:

  • Planungsmappen aus MS Excel greifen jederzeit auf die operativen Daten der Rechnungswesenssoftware zu.
  • Daten werden verarbeitet und bei Bedarf überschrieben.
  • Durch die automatisierte Übertragung sind die Zahlen immer aktuell gepflegt und Tippfehler werden vermieden.
  • Alle Beteiligten arbeiten mit denselben Zahlen und die ständigen Fragen, welche Zahlen nun die richtigen sind, haben ein Ende.

 

Sie möchten mehr über die einzelnen Schritte im Planungsprozess erfahren?

Wie gestalten sich die einzelnen Kostenplanungen? Wie geht es mit der Planung der Deckungsbeiträge weiter? Antworten auf diese Fragen und weitere Themen zum Controlling finden Sie im Fachbuch „Controlling – klar und einfach – Der Aufbau eines mittelstandsgerechten Controllings“. Dies steht Ihnen zum kostenlosen Download zur Verfügung.

Linda Staude, Produktmanagerin bei Diamant Software, veröffentlichte 2016 die 2. Auflage ihres Fachbuchs „Controlling – klar und einfach – Der Aufbau eines mittelstandsgerechten Controllings“. Im 15. Kapitel widmet sie sich dem Thema Planung und zeigt auf, wie der Planungsprozess in einem Unternehmen aussieht.

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