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Beschleunigung von Eingangsrechnungen

25. November 2015
Ulrike Zimmermann

Erfahrungsbericht des DRK Kreisverband Hanau e.V.

Kennen Sie das auch? Skonto- und Zahlungsfristen werden nicht eingehalten, weil die Bearbeitung der Eingangsrechnungen durch die verschiedenen Prüfer im Unternehmen zu viel Zeit in Anspruch nimmt? Oft wird dabei wertvolle Arbeitszeit mit Schreiben von Erinnerungs-E-Mails und Telefonaten verbracht. Ähnliche Erfahrungen machte der DRK Kreisverband Hanau e.V., und fand mit dem im Diamant/3 Rechnungswesen integrierten Rechnungseingangsmanagement die Lösung.

Status Quo

Die Buchhaltung des DRK Kreisverband Hanau e.V. bearbeitet rund 3.500 Eingangsrechnungen im Jahr. Timo Schnürpel, Leiter der Buchhaltung, erinnert sich: „Wir haben für die Bearbeitung einer Eingangsrechnung meist gut eine Woche gebraucht. Dadurch hat sich die Bearbeitungsdauer leider oft mit unserem wöchentlichen Zahllauf überschnitten, wodurch die Einhaltung der Skonto- und Zahlungsfristen eine Herausforderung war.“

Problemlose Akzeptanz der neuen digitalen Rechnungsprüfung

Schnell hatte man sich für die Lösung von Diamant Software entschieden, da man in Hanau bereits seit 2009 mit dem Diamant/3 Rechnungswesen arbeitet. Zunächst wurde das Diamant/3 Rechnungseingangsmanagement für drei von fünf Mandanten eingeführt. Die Eingangsrechnungen werden nun gescannt und vorkontiert. Die Mitarbeiter in den Fachabteilungen erhalten ihre Prüfaufgaben per E-Mail und geben die Rechnungen jetzt digital am Computer frei. Und selbst wer zuvor keinerlei Berührung mit dem Diamant Rechnungswesen hatte, fand sich schnell in der neuen Genehmigungsmaske zurecht. Timo Schnürpel lobt: „Die Einführung lief sogar besser als erwartet. Auch die Kollegen, die sonst nicht täglich mit dem PC arbeiten, haben das neue System gut angenommen.“

Innerhalb von kürzester Zeit wurden die neuen Funktionen eingeführt. „Natürlich steht und fällt es mit der Planung vorab“, ist das Resumé von Timo Schnürpel. „ Wir waren gut vorbereitet, hatten uns um Scanner und Barcodes gekümmert und auch die Checkliste, die wir von Diamant Software vorab bekamen, ausgefüllt. Der Consultant war dann nur einen Tag bei uns im Haus und in kürzester Zeit lief das System“.

Sichere Einhaltung von Zahlungs- und Skontofristen nun entspannt möglich

Und die Buchhaltung selbst? Timo Schnürpel und seine Kollegen sind sehr zufrieden: „Mit dem Rechnungseingangsmanagement von Diamant können wir unsere Eingangsrechnungen schneller bearbeiten. Nach 3-4 Tagen sind die Rechnungen in der Regel genehmigt und wir können die Skonto- und Zahlungsfristen bequem einhalten. Außerdem ist es sehr komfortabel, bei Rückfragen mit einem Klick den Beleg aufrufen zu können. Unsere tägliche Arbeit wird durch das Rechnungseingangsmanagement spürbar erleichtert.“

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Die Einführung lief sogar besser als erwartet. Auch die Kollegen, die sonst nicht täglich mit dem PC arbeiten, haben das neue System gut angenommen.“

Timo Schnürpel, Leiter Buchhaltung, DRK Kreisverband Hanau e.V.

Im Rahmen der Diamant Eventreihe 2015 „Rechnungseingangsmanagement praxisnah präsentiert“ wurde der DRK Kreisverband Hanau e.V. als ein erfolgreiches Praxisbeispiel vorgestellt. Dieses ist nur eines von 150 Projekten, das seit der Einführung des Diamant/3 Rechnungseingangsmanagements 2014 umgesetzt wurde. Und? Wann beginnt Ihre Erfolgsgeschichte?

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