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Finanzwirtschaftliche Professionalität dank Fast Close

11. Oktober 2016
Melanie Schiering

Alle Jahre wieder, der Jahresabschluss

Wächst bei Ihnen im Unternehmen die Nachfrage nach zeitnahen verlässlichen und aktuellen Geschäftszahlen? Da sind Sie nicht allein. Und damit der Wettbewerb nicht an Ihnen vorbeizieht müssen Zahlen schnell für fundierte Geschäftsentscheidungen bereitstehen. Ein wichtiger Baustein ist der sog. Fast Close, der schnelle Jahresabschluss. Der Fast Close ermöglicht eine beschleunigte und damit zeitnahe Erstellung des Jahresabschlusses, möglichst kurz nach dem Wirtschaftsjahresende.

Fast Close – Mehr als eine Prozessoptimierung

Wenn der Jahresabschluss nicht gegen Ende des ersten Quartals Schnee von gestern sein soll, muss er zwangsläufig schneller erstellt bzw. schneller zur Verfügung stehen. Der Begriff Fast Close steht für alle Maßnahmen und Methoden, mit denen sich die Erstellung des Jahresabschlusses beschleunigen lässt. Dabei sind natürlich weiterhin alle rechtlichen Rahmenbedingungen einzuhalten. Es geht nicht um kreative Bilanzierung, sondern um intelligente und effiziente Abschlussprozesse, die zu einer höheren Qualität der Abschlussdaten führen:

  • Schlanke, schnelle Organisation aller abschlussrelevanten Geschäftsprozesse
  • Transparente Prozesse mit klar definierten Zuständigkeiten
  • Deutlich höhere Prozesssicherheit durch strukturierte, durchdachte und dokumentierte Abläufe
  • Termincontrolling und interne Kontrollen sichern den reibungslosen Ablauf und eine hohe Abschlussqualität
  • Nachvollziehbare Dokumentation sämtlicher Abschlussarbeiten
  • Optimierte Prozesse entlasten Mitarbeiter von Routinetätigkeiten

 

Nachhaltiges Risikomanagement

Werden Entscheidungen zeitnah auf Basis aktueller Geschäftszahlen getroffen, sinkt die Gefahr unbekannter oder verdeckter Risiken. Intern bedeutet dies für das Management von Unternehmen vermehrte Sicherheit in unternehmerischen Entscheidungen. Gerade wenn zum Ende eines Geschäftsjahres Fusionen oder Übernahmen anstehen. Die externe Wahrnehmung Ihres Unternehmens profitiert ebenfalls. Der Fast Close ist eine vertrauensbildende Maßnahme gegenüber Kreditinstituten und Investoren, da er die eigene finanzwirtschaftliche Professionalität unterstreicht und damit die Reputation am Finanzmarkt.

Ist der Mittelstand bereit für den Fast Close?

Die Frage lässt sich mit einem „Jein“ beantworten. Betriebe, die bereits unterjährig in einem mit einem Jahresabschluss vergleichbarem Umfang berichten, befinden sich in einer vergleichsweise komfortablen Situation. Schließlich unterscheiden sich Monats- oder Quartalsabschlüsse inhaltlich kaum vom Fast Close. Die Mitarbeiter sind auf den wachsenden Berichtsdruck vorbereitet und können auf vorhandene Informationen aufsetzen.

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„Nutzen Sie die Methode des Fast Close, um sich einen Wettbewerbsvorteil zu sichern. Dabei geht es nicht um kreative Bilanzierung, sondern um intelligente und effiziente Abschlussprozesse, die zu einer höheren Qualität der Abschlussdaten führen. Gleichzeitig erleichtert dies die Planung für das neue Geschäftsjahr.“
Peter Diestelhorst, Produktmanager von Diamant Software im Bereich Abschluss – Recht – Steuern 

Viele Zahlen sind für den Jahresabschluss lediglich zu aktualisieren oder zu ergänzen. Dies lässt sich mit einem recht geringen Aufwand realisieren. Aber wo setzen Unternehmen an, die diese Gegebenheiten nicht vorfinden?

Eine prozessorientierte IT-Landschaft als Schlüsselfaktor

Zu den typischen Problemfeldern bei der Einführung des schnellen Jahresabschlusses in unvorbereiteten Unternehmen gehören zum Beispiel folgende Tatsachen

  • Systembrüche mit der Gefahr von Dateninkonsistenzen und damit Abstimmungsproblemen, z.B. manuelle Pflege von Excel-Arbeitstabellen
  • Mangelnde Termindisziplin, Kommunikation und fehlende Softwareunterstützung bei der Konzernkonsolidierung
  • Die fehlende Verzahnung zwischen Einzel- und Konzernabschlüssen
  • Mehrfacheingaben bereits vorhandener Daten
  • Die Verteilung der Abschlussaufgaben unter zu vielen Beteiligten bei mangelnder Koordination

 

Die Beseitigung der Mängel ist die Voraussetzung, um Jahresabschlüsse in kürzerer Zeit zu erstellen und die Hauptaufgabe bei der Implementierung des Fast Close. Die eingesetzte Software kann den Jahresabschluss beschleunigen oder ausbremsen. Die IT-Struktur und die eingesetzte Software in der Finanzbuchhaltung sind Schritt für Schritt an die Anforderungen anzupassen, die die Implementierung des Fast Close bedingen. Überprüfen Sie in jedem Fall, ob Ihre Rechnungswesensoftware Ihre Anforderungen abdecken kann. Wenn nein, nehmen Sie Kontakt zu Ihrem Anbieter auf. Andernfalls schauen Sie sich unverbindlich auf dem Markt um, welche Lösungen Ihre Anforderungen unter Berücksichtigung Ihrer Unternehmens- und Organisationsstrukturen am besten abbilden können.

Schneller Jahresabschluss – Auf die Ablauforganisation kommt es an

Folgende Punkte helfen Ihnen das Projekt schneller Jahresabschluss ganzheitlich vorzubereiten und zum Erfolg zu führen:

  • Definieren Sie die klaren Ziele, die Sie mit der Einführung für Ihre Unternehmen erreichen wollen.
  • Leiten Sie daraus konsequent den Nutzen ab, von denen Sie und andere Personen/Abteilungen profitieren.
  • Binden Sie alle verantwortlichen Personen ein und ordnen Sie den Beteiligten eine klare Rolle im Projekt zu (häufig ist der Geschäftsführer selbst für den Jahresabschluss verantwortlich)
  • Blicken Sie über den Tellerrand hinaus und identifizieren Sie alle Unternehmensbereiche, die mittelbar oder unmittelbar am Jahresabschluss oder an den Periodenabschlüssen beteiligt sind
  • Überprüfen Sie inwieweit die IT-Landschaft und damit Ihre Rechnungswesensoftware Ihr Vorhaben unterstützt.
  • Stellen Sie eine detaillierte Zeitplanung auf.

 

Tipp: Innerhalb verzweigter Unternehmensgruppen sollte eine zentrale Instanz eingerichtet werden, die den Verlauf der Abschlussarbeiten in den verschiedenen Gesellschaften koordiniert und die Konsolidierung der Geschäftsergebnisse überwacht.

Wichtig: Bleiben Sie beim Fast Close am Ball

Der Fast Close ist kein einmaliges Optimierungsprojekt, sondern ein permanenter und dauerhafter Prozess. Optimale Abschlusszeiten werden nicht im ersten Wurf erreicht, sondern bedürfen der kontinuierlichen Verbesserung. Umso wichtiger ist es, das Projekt mit einem professionellen Termincontrolling zu begleiten. Am Ende gilt es, den Verlauf des Jahresabschlusses zu analysieren, um die Verbesserungspotenziale für das nächste Geschäftsjahr herauszuarbeiten.


Checkliste zum Jahresabschluss als Download

Welche Rolle spielen die Faktoren Zeit, Effizienz und Wissen beim Thema Jahresabschluss? Martin Bock, Teamleiter Consulting und Seminare gibt Tipps, wie der Jahresabschluss erfolgreich gelingt. Die Checkliste zum Jahresabschluss steht Ihnen zum kostenfreien Download zur Verfügung.

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