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Jahresabschluss 2018 – Schritt für Schritt zum Erfolg

30. November 2018
Martin Bock

Erstellen – Software nutzen – analysieren

Er gehört zu den Dingen, an denen man in der Buchhaltung einfach nicht vorbeikommt: der Jahresabschluss. Ist das bei Ihnen auch so? Jahr für Jahr nimmt man sich vor, früher zu beginnen, die Aufgaben zu strukturieren und den gesamten Ablauf so stressfrei wie möglich zu gestalten. Und auch bei Profis stellt sich manchmal die Frage: wie erstelle ich einen Jahresabschluss möglichst effektiv? Wie auch immer Sie es in diesem Jahr angehen möchten, unsere Checkliste wird in jedem Fall eine große Hilfe sein.

Vorbereitet sein!

Ganz gleich, ob der Jahresabschluss für eine GmbH oder eine Organisation im Gesundheitswesen erstellt werden muss. Eine Ressource ist besonders entscheidend und diese wird auch schnell zum entscheidenden Stressfaktor: die Zeit. Es hilft alles nichts. Fangen Sie so früh wie möglich damit an, Ihre Unterlagen für den Jahresabschluss vorzubereiten. Dazu gehören unter anderem die Ein- und Ausgangsrechnungen oder Reisekosten. Haben Sie schon Inventur gemacht und liegen auch diese Ergebnisse rechtzeitig vor? Besonders bei zeitintensiven Vorgängen wie diesen hilft eine gute Vorbereitung. Denken Sie auch daran, bereits ein neues Wirtschaftsjahr ihrer Rechnungswesen-Software anzulegen.

Diese Bestandteile gehören in den Jahresabschluss

Der Jahresabschluss liefert die Daten für die Bilanz und damit auch die Grundlage für jede Form der Jahresabschlussanalyse. Daher werden viele Bereiche des Rechnungswesens einbezogen. Zum Beispiel sind das:

  • Ein- und Ausgangsrechnungen anfordern bzw. erfassen und buchen
  • Saldenbestätigungen anfordern
  • Abschreibungsbuchungen vornehmen
  • OP-Stichtagliste
  • Klärung von Rechtsfällen
  • Wertberichtigung des Anlagevermögens
  • Vor- und Mehrwertsteuerverprobung

 

Das ist natürlich nur eine Auswahl der tatsächlich anfallenden Vorgänge. Aber bereits hiermit kann man einige Stunden verbringen. Laden Sie unsere ausführliche Checkliste herunter und machen Sie sich einen Gesamtüberblick für Ihr Unternehmen.

Jahresabschluss erstellen mit Diamant 

Sie arbeiten bereits mit dem Diamant Rechnungswesen? Umso besser. Denn viele rechtliche Konformitäten wie den Jahresabschluss gemäß HGB erstellen sich somit beinahe von allein. Diese Funktionen bringen Sie sicher durch den Jahresabschluss.

Saldenbestätigungen
Erstellen Sie die notwendigen Saldenbestätigungen für Kunden und Lieferanten per Knopfdruck. Sie können die Schreiben so individualisieren, dass die Rückläufer nicht zu Ihnen kommen, sondern direkt zu Ihrem Wirtschaftsprüfer geschickt werden.

Abschreibungen einfach abwickeln
Neben der Ermittlung der Höhe der Abschreibungen gemäß der Abschreibungsart und -dauer stellt Diamant/3 z. B. auch die automatische Verbuchung in die Finanzbuchhaltung sicher. Ebenso kann die Berechnung der Abschreibung gemäß unterschiedlicher Rechnungslegungsstandards (Handels- oder Steuerrecht, IFRS oder US-GAAP) erfolgen.

Nutzen Sie die OP-geführte Sachkonten
Dabei werden die Buchungen auf solche Konten mit der Möglichkeit der Postenauszifferung versehen, ähnlich wie bei Personenkonten. Sie brauchen also z. B. nicht mehr die den Saldo ausmachenden Buchungen aus einem unübersichtlichen Kontenblatt heraussuchen.

Vereinfachen Sie sich die steuerlichen Meldungen
Sei es die Umsatzsteuerjahresmeldung, der Antrag auf Dauerfristverlängerung, die Zusammenfassende Meldung oder die Meldung der E-Bilanz. Durch die richtigen Einstellungen in der Software läuft dies fast wie von alleine.

Buchungsperioden sperren
Sperren Sie die Buchungsperiode des abgeschlossenen Geschäftsjahres für die übrigen Mitarbeiter in der Buchhaltung. Somit haben nur die Mitarbeiter Zugriff, die mit den Abschlussbuchungen betraut sind. Das schafft die nötigen Freiräume für die Erstellung der Abschlussbuchungen und verhindert versehentliche Fehlbuchungen im Tagesgeschäft.

Forderungen und Verbindlichkeiten einfach und korrekt ausweisen
Das handelsrechtlich verankerte Verrechnungsverbot (§ 246 Abs. 2 HGB) verlangt, dass Forderungen und Verbindlichkeiten getrennt und eben nicht untereinander verrechnet in der Bilanz ausgewiesen werden. Das hat auch zur Folge, dass debitorische Kreditoren und kreditorische Debitoren im Rahmen des Jahresabschlusses umgebucht werden müssen. Im Ergebnis müssen schließlich die kreditorischen Debitoren unter den „sonstigen Verbindlichkeiten“ und der Saldo der debitorischen Kreditoren unter „sonstige Vermögensgegenstände“ ausgewiesen werden. Softwareseitig können hier nicht nur die korrekten Beträge automatisch ermittelt, sondern auch die Umbuchungen automatisch veranlasst werden. Dazu bedarf es einer einmaligen Grundeinstellung, die insbesondere die anzusprechenden Sachkonten vorgeben.

Kennen Sie Ihr Werkzeug!

Wer macht heute noch seinen Jahresabschluss per Hand? In jedem Unternehmen ist eine Software für Rechnungswesen und Controlling im Einsatz. Spätestens beim Jahresabschluss merkt man, ob diese Software zum Unternehmen in all seinen Facetten passt, oder eben nicht. Wie man eine Software findet, die langfristig zum Unternehmen passt und sich im homogen weiterentwickelt, erklären wir hier

In jedem Fall sollte man die eingesetzte Software kennen. Wie das geht? Regelmäßige Schulungen und Seminare bringen Verantwortliche und Anwender auf den neuesten Stand. Nicht selten entdeckt man zusammen mit dem Experten oder andere Nutzern genau die Funktionen, die im Alltag und beim Jahresabschluss wertvolle Zeit sparen und Nerven schonen. Oftmals genügt auch schon eine Lerneinheit direkt und bequem am Arbeitsplatz. So kann das Gelernte gleich angewendet werden.

Checkliste Jahresabschluss

Laden Sie sich die Checkliste zum Jahresabschluss zusammengestellt von Martin Bock, Teamleiter Consulting und Seminare bei Diamant Software im PDF-Format kostenlos herunter. So sehen Sie alle notwendigen Aufgaben auf einen Blick. Jetzt zum direkten Download!

 

Über den Autor

Martin Bock kam 2012 als Consultant und Seminarleiter zu Diamant Software. Durch seine Ausbildung als Bankkaufmann und sein Studium der Betriebswirtschaftslehre an der Uni Würzburg sowie weiteren Stationen im Umfeld der Wirtschaftsprüfung und Steuerberatung die optimale Voraussetzung für seine Herausforderung bei Diamant Software. Hier konnte er sein fachliches Wissen um weitere technische Aspekte bei der Umsetzung moderner Rechnungswesenlösungen erweitern. Seit Ende 2014 ist er als Teamleiter Consulting verantwortlich für den Bereich Consulting Seminare.