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Experten-Tipps zum Jahresabschluss

2. Dezember 2016
Martin Bock

So behalten Sie Ihre Zahlen im Griff

Haben Sie sich auch vorgenommen, dass der nächste Jahresabschluss definitiv besser wird als der letzte? Ich kann Ihnen kein Geheimrezept für einen erfolgreichen Jahresabschluss nennen, aber ich kann Ihnen Tipps geben, wie Sie den Jahresabschluss in diesem Jahr mit weniger Augenringen und Haare-Raufen über die Bühne bekommen. Mein Name ist Martin Bock. Ich bin Teamleiter im Bereich Consulting und Seminare bei Diamant Software. Mein Steckenpferd: Der Jahresabschluss.

Der Faktor Zeit!

In meiner täglichen Arbeit als Consultant habe ich in meinen Seminaren regelmäßig Buchhalter vor mir sitzen, die wissen möchten, wie sie den Jahresabschluss in diesem Geschäftsjahr besser überstehen. Vor meiner Anstellung bei Diamant Software war ich selbst lange Zeit im Bereich der Steuerberatung und Wirtschaftsprüfung tätig und habe einige mehr einmal weniger gute Jahresabschlüsse mitgemacht. Eins habe ich dabei aber gelernt. Der Faktor Zeit wird dabei immer unterschätzt. Auch wenn es banal klingt: Eine rechtzeitige Vorbereitung der Unterlagen ist das A und O.

Mein Tipp: Machen Sie sich nicht erst kurz vor Jahresende Gedanken über den bevorstehenden Jahresabschluss. Nach dem Jahresabschluss ist immer noch vor dem Jahresabschluss. Diamant Software bietet zum Beispiel ganzjährig Seminare und Workshops zu den unterschiedlichsten Themen an, u.a. auch zu Jahresabschluss, Fast Close und E-Bilanz. So ist eine rechtzeitige Vorbereitung jederzeit möglich.

Management_Martin

Martin Bock kam 2012 als Consultant und Seminarleiter zu Diamant Software. Durch seine Ausbildung als Bankkaufmann und sein Studium der Betriebswirtschaftslehre an der Uni Würzburg sowie weiteren Stationen im Umfeld der Wirtschaftsprüfung und Steuerberatung die optimale Voraussetzung für seine Herausforderung bei Diamant Software. Hier konnte er sein fachliches Wissen um weitere technische Aspekte bei der Umsetzung moderner Rechnungswesenlösungen erweitern. Seit Ende 2014 ist er als Teamleiter Consulting verantwortlich für den Bereich Consulting Seminare.

Der Faktor Effizienz!

Eine komplexe Rechnungswesensoftware ist heutzutage aus keinem Buchhalteralltag mehr wegzudenken. Aber passt die Software auch zu Ihren Bedürfnissen? Deckt die Software Ihre Unternehmensanforderungen, speziell auch für den Jahresabschluss, ab?

Mein Tipp: Nur mit der richtigen Software, die zu Ihren Anforderungen passt, kann ein effizienter Jahresabschluss gelingen. Einheitliche zentrale Stammdaten, Konsolidierungsfunktionen, die Verrechnung von Innenumsätzen oder Zusatzmodule wie der Taxonomie-Assistent helfen beispielsweise Kunden von Diamant Software, diese Dinge richtig zu erstellen.

Der Faktor Wissen!

Sie haben die richtige Rechnungswesensoftware für Ihr Unternehmen gefunden, sind aber mit den Funktionen nicht hundertprozentig vertraut? In meinen Seminaren erlebe ich oft große Augen, wenn ich Funktionen in der Diamant/3 erkläre, die für mich zum Thema Jahresabschluss definitiv dazu gehören, aber nicht bekannt sind. Woran liegt das? Hat man im Alltag einfach zu wenig Zeit sich mit den Funktionen seiner Software auseinanderzusetzen oder ist die Bereitschaft der Unternehmen, Mitarbeiter zu Schulungen zu schicken, einfach zu gering? Ich denke, es ist eine Mischung aus beidem.

Mein Tipp: Wenn Sie einen Jahresabschluss optimal über die Bühne bringen wollen, müssen Sie wissen, welche Funktionen Ihnen das Leben leichter machen können. Nehmen Sie sich die Zeit. Sprechen Sie mit Ihrem Vorgesetzten. Er oder sie wird ebenfalls von Ihrem neugelernten Know how profitieren.

Setzen Sie die richtigen Funktionen Ihrer Rechnungswesensoftware ein

Welche Funktionen helfen Ihnen denn nun beim Jahresabschluss? Im Folgenden habe ich Ihnen Funktionen zusammengestellt, die Sie bei der Erstellung Ihres Jahresabschlusses unterstützen können.

Saldenbestätigungen
Erstellen Sie die notwendigen Saldenbestätigungen von Kunden und Lieferanten per Knopfdruck. Sie können die Schreiben so individualisieren, dass die Rückläufer nicht zu Ihnen kommen, sondern direkt zu Ihrem Wirtschaftsprüfer geschickt werden.

Abschreibungen einfach abwickeln
Neben der Ermittlung der Höhe der Abschreibungen gemäß der Abschreibungsart und -dauer stellt z. B. Diamant/3 auch die automatische Verbuchung in der Finanzbuchhaltung sicher. Ebenso kann die Berechnung der Abschreibung gemäß unterschiedlicher Rechnungslegungsstandards (Handels- oder Steuerrecht, IFRS oder US-GAAP) erfolgen.

Nutzen Sie die OP-geführte Sachkonten
Dabei werden die Buchungen auf solche Konten mit der Möglichkeit der Postenauszifferung versehen, ähnlich wie bei Personenkonten. Sie brauchen also z. B. nicht mehr die den Saldo ausmachenden Buchungen aus einem unübersichtlichen Kontenblatt heraussuchen.

Vereinfachen Sie sich die steuerlichen Meldungen
Sei es die Umsatzsteuerjahresmeldung, der Antrag auf Dauerfristverlängerung, die Zusammenfassende Meldung oder die Meldung der E-Bilanz. Durch die richtigen Einstellungen in der Software läuft dies fast wie von alleine.

Buchungsperioden sperren
Sperren Sie die Buchungsperiode des abgeschlossenen Geschäftsjahres für die übrigen Mitarbeiter in der Buchhaltung. Somit haben nur die Mitarbeiter Zugriff, die mit den Abschlussbuchungen betraut sind. Das schafft die nötigen Freiräume für die Erstellung der Abschlussbuchungen und verhindert versehentliche Fehlbuchungen im Tagesgeschäft.

Forderungen und Verbindlichkeiten einfach und korrekt ausweisen
Das handelsrechtlich verankerte Verrechnungsverbot (§ 246 Abs. 2 HGB) verlangt, dass Forderungen und Verbindlichkeiten getrennt und eben nicht untereinander verrechnet in der Bilanz ausgewiesen werden. Das hat auch zur Folge, dass debitorische Kreditoren und kreditorische Debitoren im Rahmen des Jahresabschlusses umgebucht werden müssen. Im Ergebnis müssen schließlich die kreditorischen Debitoren unter den „sonstigen Verbindlichkeiten“ und der Saldo der debitorischen Kreditoren unter „sonstige Vermögensgegenstände“ ausgewiesen werden. Softwareseitig können hier nicht nur die korrekten Beträge automatisch ermittelt, sondern auch die Umbuchungen automatisch veranlasst werden. Dazu bedarf es einer einmaligen Grundeinstellung, die insbesondere die anzusprechenden Sachkonten vorgeben.

Berücksichtigen Sie die Tipps zu den Faktoren Zeit, Effizienz und Wissen. Wenn Sie dann auch noch die richtigen Funktionen kennen und einsetzen, sollte die gänzliche Verzweiflung beim Jahresabschluss ausbleiben. Zu guter Letzt gebe ich Ihnen im Folgenden noch eine Checkliste als Download an die Hand, die Sie als Gedankenstütze verwenden können.

Ihr Martin Bock

 


Checkliste zum Jahresabschluss als Download

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