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Eingangsrechnungen auf der Überholspur

10. Februar 2015
Ulrike Zimmermann

Wer sich im Transportgeschäft erfolgreich behaupten will, sollte für transparente Prozesse sorgen und die eigenen Zahlen im Griff haben. Das Logistikunternehmen Martin Oelrich GmbH & Co. KG, setzt hierfür die Rechnungswesenlösung von Diamant Software ein und profitiert damit von einem durchgängig integrierten Rechnungseingangsmanagement.

Herausforderung:
Hohes Belegaufkommen

In vielen Unternehmen wandern Belege immer noch in Papierform von Schreibtisch zu Schreibtisch. Ist es Ihnen auch schon mal passiert, dass Belege auf einmal spurlos verschwinden oder Sie dadurch Skontofristen verpassen? Das bleibt im stressigen Arbeitsalltag manchmal einfach nicht aus. Dieser täglichen Herausforderung mussten sich bislang auch die Mitarbeiter der Martin Oelrich GmbH & Co.KG stellen. Da sie in der zentralen Finanzbuchhaltung in Ladbergen insgesamt 12 Mandanten verwalten ist das Belegaufkommen entsprechend groß: zirka 250 Eingangsrechnungen am Tag, die von zirka 40 Bevollmächtigten regelmäßig abgezeichnet werden müssen.

Lösung: Papierloses Rechnungseingangsmanagement
von Diamant Software

Um das hohe Belegaufkommen besser zu strukturieren suchte man bei Oelrich eine einfache, schlanke Software, bei der die Verantwortung für die Bearbeitung der Eingangsrechnungen vollständig in den Kompetenzbereich der Finanzbuchhaltung gelegt werden kann.

Das Diamant Rechnungseingangsmanagement konnte vollständig in die Prozesse bei Oelrich integriert werden und das auch noch sehr kostengünstig: „Die angebotene Lösung ist schlank, benutzerfreundlich, lässt sich nahtlos integrieren, beachtet alle geltenden Richtlinien und wir sparen damit jede Menge Zeit und Kosten“, freut sich Finanzbuchhalter Volker Möller und ergänzt: „Auch die Mitarbeiter in den dezentralen Standorten konnten sehr schnell damit umgehen – sie erhalten jetzt eine Information, welche Belege sie als nächstes zu bearbeiten haben.“

Bestmögliche Transparenz der Prozesse

Das integrierte Rechnungseingangsmanagement ermöglicht der Spedition nun einen komplett papierlosen Rechnungsumlauf, der die Anforderungen eines revisionssicheren Prozesses unterstützt. Sämtliche eingehenden Rechnungen erhalten dazu einen Barcode, damit nach Erfassung und Scannen der Belege die Verschlagwortung aus Diamant über die Archivschnittstelle direkt an das Archiv übergeben werden kann. Gleichzeitig werden sämtliche Ein- und Ausgangsbelege vom System archiviert und verschlagwortet, sodass sie jederzeit mühelos auffindbar sind. Jede Rechnung ist somit auf Knopfdruck verfügbar – die Transparenz steht damit am Anfang des Prozesses.

Liquiditätsanalysen noch vor der finalen Buchung

Unmittelbar nach dem Scan überträgt das System alle Rechnungen automatisch in das Rechnungseingangsbuch, wo sie vollständig erfasst und vorkontiert werden. Budgetkontrollen, Betriebswirtschaftliche Auswertungen und Liquiditätsplanungen sind bereits von dort aus möglich – also noch während des Rechnungsumlaufs und vor der finalen Buchung. Auch haben die Mitarbeiter in der Finanzbuchhaltung zu jederzeit Kenntnis darüber, wo sich eine Rechnung aktuell befindet und gegebenenfalls können sie die gleiche Rechnung auf digitalem Wege nochmals versenden.[/one_half_last]

„Das ganze funktioniert einfach und intuitiv – mit einem Klick kann der Beleg vollständig geprüft und genehmigt werden“, führt Volker Möller aus. „Den Weg einer Rechnung können wir nun ganz genau festlegen und verloren gegangene Rechnungen oder abgelaufenen Skontofristen gehören der Vergangenheit an.“