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Anlagenbuchhaltung – Inhouse betreiben oder extern vergeben?

16. Mai 2017
Melanie Schiering

Die Rolle der Anlagenbuchhaltung im Mittelstand

Die Fakten liegen auf der Hand. In Sachen Anlagenbuchhaltung nimmt es der deutsche Mittelstand nicht genau. Sie wird gelinde gesagt „stiefmütterlich“ behandelt und nicht selten einfach in Excel geführt oder zum Steuerberater ausgelagert. Die Folge: Die Anlagenbuchhaltung wird oft bis zu einem Jahr zeitversetzt geführt. Aussagen zu BWA und Bilanz bestehen bis dahin nur auf grob kalkulierten Werten. Ist so eine transparente und verlässliche Planung möglich? Definitiv nicht. Erfahren Sie im Folgenden, welche Vorteile es mit sich bringt die Anlagenbuchhaltung inhouse zu führen und wie Sie den Einstieg erfolgreich meistern.

Die Bedenken der Unternehmen

Der Nutzen der Anlagenbuchhaltung im Mittelstand wird oft unterschätzt. Die Praxis zeigt, dass Unternehmen die AnBu oft nur als Instrument für die Ermittlung der Abschreibungen wahrnehmen. Schließlich sind sie per Gesetz dazu verpflichtet den Wert der Wirtschaftsgüter in der Bilanz auszuweisen. Laut §247 Abs. 2 HGB sind "Beim Anlagevermögen (...) nur die Gegenstände auszuweisen, die bestimmt sind, dauernd dem Geschäftsbetrieb zu dienen. Hinzu kommen die Bedenken der Anwender, dass ihnen das Know-how fehlt, um die Anlagenbuchhaltung inhouse zu betreiben. Oft glauben sie nicht zu wissen, wie einzelne Wirtschaftsgüter abgeschrieben werden, da diese z.B. branchenabhängig unterschiedlichen Regeln unterworfen sind. Die Lösung: Sie führen eine halb aktuelle AnBu in Excel oder geben sie direkt an den Steuerberater.

Excel ist langfristig keine Lösung

„Wir haben ja nicht viele Wirtschaftsgüter und das haben wir schon immer so gemacht“. Haben Sie diesen Satz auch schon mal gehört oder vielleicht sogar selber ausgesprochen? Keine Sorge, Sie sind nicht allein. Zunächst einmal ist Excel ein gängiges Werkzeug in den kaufmännischen Abteilungen eines Unternehmens und dessen Einsatz daher ganz normal. Trotzdem, die Nachteile von Excel sind nicht zu unterschätzen. Wie schnell schleichen sich z.B. manuelle Übertragungsfehler ein. Alle Belege zu den Wirtschaftsgütern müssen manuell verwaltet werden. So eine Zettelwirtschaft kann schnell unübersichtlich werden und bindet wertvolle Ressourcen bei der Suche nach den richtigen Unterlagen. Je mehr Wirtschaftsgüter Sie zu verwalten haben, desto unübersichtlicher wird es.

"In der Auswertbarkeit des Anlagenspiegels mal eben zwischendurch gibt Diamant richtig schön was her. Man kann beispielsweise jederzeit überprüfen, wie sich die Wirtschaftsgüter nach aktuellem Stand der Abschreibungen bis zum Ende des Geschäftsjahres entwickeln werden. Das ist wirklich sehr hilfreich für uns."
Frank Baumann, Leiter Finanz- und Rechnungswesen, Deutsche Oper am Rhein

Excel adé, hallo Steuerberater

Unternehmen mit wenigen Wirtschaftsgüter und fehlendem Know-how geben die Anlagenbuchhaltung gerne komplett an den Steuerberater. Der Steuerberater hat u.a. die Aufgabe im Rahmen des Abschlusses die Abschreibungen für neu erworbene Wirtschaftsgüter im Rahmen der gesetzlichen Wahlmöglichkeiten anzupassen. Eine Vorerfassung der Anlagegüter sehen viele Unternehmen nicht als notwendig an, da der Steuerberater diese eh vornimmt.

Der Nachteil: Die Anlagenbuchhaltung wird oft bis zu einem Jahr zeitversetzt geführt. Aussagen zu BWA und Bilanz bestehen bis dahin nur auf grob kalkulierten Werten. Die Auswertungen zu den Gemeinkosten der Kostenstellen passen nicht, da die Abschreibungen fehlen. Aussagen auf Basis von Vorschauen, zu zukünftigen notwendigen Investitionen, sind oft nicht buchungsaktuell und daher nicht verlässlich. Auf den ersten Blick erscheint der Steuerberater eine Entlastung zu sein. Um aber unterjährig einigermaßen sauber zu arbeiten, müssen in der Buchhaltung trotz Steuerberater mindestens grob kalkulierte Abschreibungswerte manuell oder über Dauerbuchungen erfassen werden.

Die Vorteile einer kompletten inhouse geführten AnBu

Alle Informationen auf einen Blick
Beispielsweise lässt sich der Kaufvertrag scannen und in der Software direkt an das Wirtschaftsgut anhängen. Gleichzeitig lassen sich aus der AnBu die gescannten Eingangsrechnungen der Finanzbuchhaltung aufrufen. Es können Terminerinnerungen gesetzt werden. Auch lassen sich Links zu anderen Vorgängen einfügen – z.B. vom Wirtschaftsgut der AnBu zur Kostenstelle des Wirtschaftsgutes oder zum Kreditor, bei dem das Wirtschaftsgut gekauft wurde.

Anlagegruppen erleichtern das Tagesgeschäft
Beim Einrichten der Anlagenbuchhaltung lassen sich Anlagegruppen mit auswählbaren Vorlagen definieren, z.B. Abschreibungsmethoden, Abschreibungsdauer und Prozentsätze. Neue Anlagegüter lassen sich somit viel schneller und leichter anlegen. Dies spart Zeit und lässt die Verwaltung der Güter noch viel leichter von der Hand gehen.

Fundierte und verlässliche Daten
Die Abschreibungen basieren nicht auf grob kalkulierten Werten, sondern auf fundierten Zahlen. Betriebswirtschaftliche Berichte spiegeln somit verlässliche Zahlen wieder. Budgetkontrollen sind für die Kostenstellenverantwortlichen korrekt, ebenso etwaige Abweichungen von den Planwerten. Die Anlagenbuchhaltung läuft voll integriert und mit kaum merklichen Arbeitsaufwänden. Die Rechnungsdaten kombiniert mit vordefinierten Abschreibungsarten (Schablonen) bilden die Basis der Erfassung.

Interne und externe Kostenersparnis
Die durch externe Führung der Anlagenbuchhaltung in Rechnung gestellte Beratertätigkeit fällt weg. Interne manuelle Aufwände, um Excel-Tabellen zu pflegen sowie von Fehlern zu befreien, sind nicht mehr notwendig.

"Mit einer softwarebasierten Anlagenbuchhaltung werden die monatlichen Abschreibungen, abhängig von den definierten Rechtskreisen, integriert gebucht und zwar in der Finanzbuchhaltung und der Kostenrechnung. Das führt zu einer höheren Transparenz der Unternehmensdaten.“
Carsten Tölke, Fachberater Vertrieb, Diamant Software GmbH & Co. KG

Ganzheitliche Einführungsunterstützung: So gelingt der Start

Sie haben sich entschieden die Vorteile einer inhouse geführten Anlagenbuchhaltung zu nutzen? Softwarehersteller orientieren sich bei der Bedienung der Software ganz klar an den Anforderungen der Anwender. Übersichtlichkeit, einfache Bedienung und Transparenz werden dabei groß geschrieben. Aus dem Grund sollten auch Sie sich schnell und einfach in der neuen Anlagenbuchhaltungssoftware zurecht finden. Hinzu kommt die ganzheitliche Einführungsunterstützung durch einen Mitarbeiter Ihres Softwareherstellers. Dieser führt zusammen mit Ihnen die Software ein und steht dabei als Berater für all Ihre Fragen zur Verfügung.

Nach erfolgreicher Einführung der Software übergibt er an die Kollegen aus dem Support, die sie weiter bei Fragen oder Problemen betreuen. Selbstverständlich gehört weiterhin der Steuerberater als externer Berater dazu, auch wenn die AnBu intern geführt wird. Darüber hinaus gibt es unterschiedliche Schulungsangebote der IHK und auch der Softwarehersteller. In praxisnahen Seminaren lässt sich das Wissen rund um die AnBu vertiefen. Dabei sind digitale Formate weiter auf dem Vormarsch. Immer mehr Anbieter nehmen Online-Seminare oder Online-Tutorials zu bestimmten Fragestellungen in ihr Angebots-Portfolio mit auf. So lässt sich schnell und kostengünstig weiteres Know-how intern aufbauen.

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