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Alles im Blick durch Cloud

16. November 2015
Sandra Buschsieweke

Öffentliche Verbände und Non-Profit-Organisationen stehen meist unter enormen Kostendruck. Zur besseren Kontrolle setzen viele auf ein internes IT-System, dessen Pflege, Wartung und Aktualisierung selbst jedoch wesentliche Kosten verursacht. Andere wiederum lagern das Rechungswesen zum Steuerberater aus und mindern dadurch die eigene Handlungsfähigkeit. Eine attraktive Alternative bietet jetzt Diamant Software: Mit Diamant/3 im Shared Hosting übernehmen soziale Organisationen wie die Margarethe-Wehling-Stiftung nur die IT-Aufgaben, die sie schultern wollen.

Neben mittelständischen Unternehmen vertrauen auch immer mehr wohltätige Vereine und soziale Verbände auf das Shared Hosting Angebot von Diamant Software. „Die meisten Organisationen im Non-Profit-Bereich verfügen über ein strenges IT-Budget und sind darauf angewiesen, die strikte Kontrolle über die anfallenden Kosten zu bewahren“, weiß Ralf Schlüter, Leiter Produktmanagement bei Diamant Software, aus zahlreichen Kundenprojekten. „Jedoch legen viele Wert darauf, dass Buchungen im eigenen Haus erledigt werden  – mit Diamant/3 im Shared Hosting raten wir deshalb zu einem flexiblen Erwerbsmodell, bei dem nicht die Buchhaltung ausgelagert wird, sondern die Software.“ Dabei erhalten Kunden alles aus einer Hand: Diamant/3 Softwarelizenzen können gekauft oder gemietet werden. Die internen IT-Strukturen werden entlastet und die Daten gemäß deutschem Datenschutzrecht in einem zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland abgelegt. „Unsere Experten fungieren als zentrale Ansprechpartner und wir kümmern uns um den gesamten Softwarebetrieb inklusive Administration und IT-Support.“

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Experte in Sachen Cloud:
Ralf Schlüter, Leiter Produktmanagement bei Diamant Software

Mehr Selbstständigkeit im Rechnungswesen

Die Margarethe-Wehling-Stiftung mit Verwaltungssitz in Bielefeld hat es sich zur Aufgabe gemacht, Kinder, Jugendliche und junge Erwachsene, teilweise auch mit seelischer und geistiger Behinderung, vornehmlich in eigenen Einrichtungen zu fördern. Derzeit gehören zum Hilfsprogramm eine integrative Wohngruppe und eine pädagogische Lebensgemeinschaft in Bielefeld sowie eine Kindertagesstätte in Detmold.
Bis vor kurzem ließ die Stiftung den Großteil der Buchungsgeschäfte über eine Steuerberaterin abwickeln. Die Leitung beklagte jedoch schon bald die fehlende Transparenz und dass es intern keine elektronische Möglichkeit gab, Dinge zügig selbst zu regeln – nach Rechnungen wurde häufig gesucht und auch bei kleineren Korrekturen musste das Steuerbüro informiert werden. Selbständige Adhoc-Auswertungen waren nicht möglich und Tätigkeiten wie die Vorkontierung oder die Jahresabschlussvorbereitung wurden komplett auf Papier bewerkstelligt.

Notwendig wurde daher eine interne Lösung. „Per Google-Recherche sind wir dann ziemlich schnell auf Diamant Software gestoßen, die im Non-Profit-Bereich einen ausgezeichneten Ruf genießen“, heißt es von Seiten der Stiftung. „Das Hosting-Angebot war für uns eine Top-Alternative, da wir kein IT-Fachpersonal beschäftigen und uns auch keinen zusätzlichen Server anschaffen wollten – der wiederum teuer ist und auch entsprechende Wartung erfordert.“

Flexibles Erwerbsmodell aus der Cloud

Diamant/3 im Shared Hosting bietet ein flexibles Erwerbsmodell und ist sowohl mit gemieteten als auch gekauften Softwarelizenzen möglich. Die Margarete-Wehling-Stiftung entschied sich für den Erwerb von Diamant/3, während die Daten aber auf den gesicherten Servern im Rechenzentrum lagern, von wo aus die Software auch gehosted wird. „Im Verhältnis ist für uns die Monatspauschale sehr viel günstiger und wir erhalten dafür auch noch Sicherheit und eine kompetente Betreuung“, lobt eine Mitarbeiterin der Buchhaltung. „Und aufgrund des praktischen Shared Hosting müssen wir uns auch noch in zehn Jahren keine Gedanken um einen neuen Server machen.“

Weniger Eigenverantwortung – dafür mehr Sicherheit und Transparenz

Dass heikle Daten außer Haus gelagert werden, ist für die Stiftung kein Problem: „Im Rechnungswesen ist die Datensicherung ein ganz entscheidendes Thema, das wir sehr ernst nehmen – gerade hier sollte man sich mit Experten umgeben und als Laie nicht irgendwie selbst Hand anlegen, denn wer trägt schon gerne eine solche Verantwortung?“ Intern sorgt die Software jetzt für mehr Transparenz und automatisierte Abläufe. Zugute kommt der Stiftung dabei auch das Diamant Kassenbuch, mit dem die Einrichtungen ihre Ausgaben direkt an die Verwaltung übermitteln können. Mit der praktischen Excel-Integration werden zudem Auswertungen und Liquiditätsberichte im Handumdrehen selbst erstellt, die dann dem Vorstand und Beirat vorgelegt werden können. „Wir haben stets die richtigen Daten vorliegen und können wesentlich schneller reagieren – sogar von zuhause aus. Und bereits nach wenigen Wochen konnten wir mit der bedienerfreundlichen Software den kompletten Jahresabschluss meistern.“