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7 Tipps zur Softwareauswahl im Rechnungswesen (Teil 1) – Bestimmung der IT-Strategie

20. September 2016
Melanie Schiering

So treffen Sie langfristig die richtige Entscheidung

Sie suchen eine neue Software für Ihr Rechnungswesen? Die folgenden Tipps helfen Ihnen bei der Auswahl. Denn wenn Sie bei Ihrer Entscheidung überlegt und strukturiert vorgehen, finden Sie nicht nur eine geeignete Lösung für Ihre individuellen Anforderungen, Sie vermeiden auch gängige Fehler und sichern dauerhaft Ihre Investition. Um Ihre Suche nach der richtigen Rechnungswesensoftware einzugrenzen, sollten Sie zunächst einige strategische Vorüberlegungen anstellen.

1. Standardsoftware vs. Individualentwicklung

Unternehmen mit sehr speziellen Anforderungen, großem Budget und ausreichend IT-Ressourcen können in Erwägung ziehen, sich eine Software sozusagen maßschneidern zu lassen. Allerdings ist die Entwicklung einer Individualsoftware zeitaufwendig und für das Rechnungswesen aufgrund der komplexen Prozesse und Anforderungen nicht zu empfehlen, die durch den Gesetzgeber stark reglementiert sind. Jede Änderung müsste vom Unternehmen selber finanziert werden. Standardsoftware dagegen ist sofort verfügbar und deutlich kostengünstiger, weil sich die Entwicklungskosten auf viele Kunden verteilen, so auch bei gesetzlichen Anpassungen.

Sie ermöglicht die Nutzung von Best Practices und wird vom Hersteller kontinuierlich weiterentwickelt und aktualisiert. Die Basis für die Entscheidung welche Variante zum Einsatz kommt, ist die Unternehmensstrategie. Aus ihr lässt sich die für die Organisation richtige IT-Strategie ableiten.

2. Komplettpaket vs. Best-of-Breed-Lösung

Viele Anbieter von Business Software bieten ERP-Anwendungssuiten an, die meist auch Buchhaltungsfunktionen enthalten. „Best of Breed“ dagegen bedeutet, IT-Anwendungen verschiedener Hersteller zu kombinieren, um für jeden Bereich – etwa Rechnungswesen, Warenwirtschaft, Produktionssteuerung oder CRM – die Lösung einsetzen zu können, die für die eigenen Anforderungen am besten geeignet ist. Beide Ansätze haben ihre Vor- und Nachteile.

Für das Rechnungswesen mit seinen hohen Compliance-Anforderungen ist eine Best-of-Breed-Lösung meist die bessere Wahl: Sie bietet nicht nur mehr Flexibilität und Unabhängigkeit sowie einen größeren Funktionsumfang, vor allem kommt sie von einem Spezialisten, der sich mit den Themen auskennt und zum Beispiel gesetzliche Änderungen schnell im System abbilden kann.

3. Budget: Anschaffungs-, Betriebs- und Wartungskosten berücksichtigen

Wenn Sie Ihre Auswahl auf Budgetverträglichkeit prüfen, müssen Sie verschiedene Punkte berücksichtigen: Wollen Sie die Softwarelizenzen kaufen, mieten oder leasen? Welche Kosten entstehen für neue Hardware, Implementierung, Betrieb und Wartung? Prüfen Sie ebenfalls, ob die Softwareumgebung aktualisiert werden muss. Dazu gehören im wesentlichen Betriebssystem, Webserver und Datenbanken.
Für viele Unternehmen ist die Nutzung von Software aus der Cloud eine lohnende Alternative. Hier sind keine Investitionen in Lizenzen oder Hardware notwendig, sondern das Anwenderunternehmen zahlt ein Nutzungsentgelt für den Einsatz der Software.

Im Gegenzug übernimmt der Anbieter den Betrieb der Software im Rechenzentrum und kümmert sich um die Administration und den IT-Support. Die interne IT wird entlastet. Schätzen Sie unabhängig von der Betriebsform auch den voraussichtlichen Supportbedarf ab und erfragen Sie die diesbezüglichen Konditionen der Softwareanbieter, nicht nur die Kosten, sondern auch Erreichbarkeit und Reaktionsschnelligkeit.

Ausblick: 2. Teil – Anforderungen definieren

Lesen Sie im zweiten Teil dieser Artikelserie, in welchen Themenbereichen Sie Anforderungen definieren sollten. Dazu gehören Anforderungen an individuelle Prozesse und Strukturen, Compliance, Einführungs- und Customizing-Möglichkeiten und Anforderungen an die Weiterentwicklung der Software.

Der zweite Teil des Artikels 7 Tipps zur Softwareauswahl im Rechnungswesen (Teil 2) – Definition der Anforderungen.


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