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Tipps zur Softwareauswahl (Teil 2) – Definition der Anforderungen

29. September 2016
Melanie Schiering

So treffen Sie langfristig die richtige Entscheidung

Sie benötigen eine neue Software für Ihr Rechnungswesen? Im ersten Teil dieses Artikels standen strategische Fragestellungen im Mittelpunkt: Standardsoftware vs. Individualentwicklung, Komplettpaket vs. Best-of-Breed-Lösung und Wartungs- und Betriebsmöglichkeiten. Konkretisieren Sie nun im Weiteren Ihr Vorhaben und definieren Sie Ihre Anforderungen.

4. Anforderungen an individuelle Prozesse und Strukturen definieren

Nehmen Sie sich die Zeit und definieren Sie Ihre Anforderungen in einem Lastenheft:

  • Welche Funktionen werden benötigt? Gibt es branchenspezifischen Anforderungen an die Funktionen? Möchten Sie nur die Finanzbuchhaltung erneuern oder auch weitere Aufgabenbereiche des Rechnungswesens abdecken zum Beispiel Anlagenbuchhaltung, Kostenrechnung oder weitere Controllingfunktionen? Wie viele Benutzer an wie vielen Standorten sollen mit der Software arbeiten? Nur in Deutschland oder auch im Ausland?
  • Machen Sie sich Gedanken über den Betrieb. Mittlerweile verlagern immer mehr Unternehmen ihr Rechnungswesen in die Cloud.
  • Wie steht es um die Integration bestehender Systeme? Welche Schnittstellen müssen programmiert werden? Welche Daten sollen über Schnittstellen möglichst automatisch verarbeitet werden? Bringt die Software bereits im Standard konfigurierbare Schnittstellen zur Anbindung der vor- und nachgelagerten Systeme mit, um durchgängige Prozesse zu erreichen? Inwieweit erfüllt die ausgewählte Software auch zukünftige Anforderungen, zum Beispiel die Fähigkeit weitere Prozesse zu automatisieren, zu unterstützen?

 

Treffen Sie eine Vorauswahl, sprechen Sie ausführlich mit den Anbietern und lassen Sie sich die Softwarelösungen persönlich vorstellen. So bekommen Sie einen guten Eindruck vom Anbieter und sehen die Software in Aktion. Achten Sie dabei auch auf die Benutzerfreundlichkeit (Usability) für den Anwender der Software. Ziehen Sie einen Kollegen aus der Buchhaltung hinzu und bitten ihn um seine Einschätzung.

5. Compliance: Auf Zertifizierung achten

Nicht jede Software auf dem Markt entspricht den aktuellen gesetzlichen Anforderungen an das Rechnungswesen wie den GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Stellen Sie deshalb sicher, dass Ihre Software das tut – denn Sie selbst und nicht Ihr Softwareanbieter sind dafür verantwortlich, dass Sie alle gesetzlichen Vorgaben einhalten. Achten Sie darauf, dass das Rechnungswesen umfassend testiert ist, d.h. neben der reinen Buchungsfunktion auch andere Komponenten wie die Anlagenbuchhaltung sowie eventuell benötigte Konsolidierungsfunktionen (Konzernabschluss).

Einige Softwarehersteller lassen ihr Produkt regelmäßig von einer unabhängigen Prüfungsinstanz überprüfen. Der Nachweis erfolgt zum Beispiel durch ein Zertifikat, eine TÜV-Bescheinigung oder ein Software-Testat einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft. Sie als Anwender im Rechnungswesen können das Software-Testat im Rahmen der Ordnungsmäßigkeitsprüfungen verwenden und ihren eigenen Prüfungsumfang verringern.

6. Einführungs- und Customizing-Möglichkeiten prüfen

Lassen Sie sich vom Softwareanbieter oder Dienstleister seine Einführungsmethodik erklären und schätzen Sie die erforderliche Zeit ab, damit Ihre Software Ihnen rechtzeitig zur Verfügung steht. Wie ist es dabei um den Support bestellt? Wie hoch ist der voraussichtliche Schulungsaufwand für Ihre Mitarbeiter? Wie steht es um das eigene Know-how der Mitarbeiter? Wie kann intern Wissen aufgebaut werden ohne alles einkaufen zu müssen? Jede Standardsoftware muss an die individuellen Anforderungen des Anwenderunternehmens angepasst werden.

Wie das geschieht, ist von Produkt zu Produkt verschieden; die Bandbreite reicht je Software-Architektur und Funktionalitäten von der Installation verschiedener Module und einstellbaren Optionen bis hin zu zusätzlichen Programmierungen. Bei Standardsoftware lassen sich dank breitem Funktionsumfang individuelle Anforderungen meist durch eine einfache Konfiguration abdecken.

7. Auf kontinuierliche Aktualisierungen achten

Gerade bei Software für das Rechnungswesen ist eine kontinuierliche Aktualisierung unabdingbar, damit Sie von neuen Funktionen profitieren und bei gesetzlichen Änderungen auf der sicheren Seite sind. Achten Sie also darauf, dass die Software ständig weiterentwickelt wird und regelmäßig Updates angeboten werden. Fragen Sie nach, inwieweit für Sie Kosten anfallen, wenn es Neuerungen in der Software gibt bzw. erfragen Sie die Kondition für das Einspielen von allgemeinen Software-Updates. Es kommt immer häufiger vor, dass Hersteller den Kunden anbieten, die Weiterentwicklung der Software aktiv mitzugestalten. Fragen Sie im persönlichen Gespräch in jedem Fall nach der Möglichkeit bei der Weiterentwicklung mitzuwirken.

Rückblick: 1. Teil – Bestimmung der IT-Strategie

Lesen Sie im ersten Teil dieser Artikelserie, wie Sie Ihre IT-Strategie bestimmen bzw. welche Fragen Sie sich für die Bestimmung stellen sollten. Dazu gehören Fragestellung wie Standardsoftware oder Individualentwicklung, Komplettpaket oder Best-of-Breed-Lösung und Überlegungen zu Wartungs- und Betriebsmöglichkeiten. Zum Artikel 7 Tipps zur Softwareauswahl im Rechnungswesen (Teil 1) Bestimmung der IT-Strategie.


 

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