Rechnungswesen Software für den Bildungssektor
Mit Diamant/4 sorgen Bildungseinrichtungen für eine effektive Finanzplanung, Budgetierung und Überwachung der finanziellen Leistungen.
Bei vielen Bildungseinrichtungen im Einsatz:
Mit Diamant/4 in Ihrer Branche
Finanzen im Blick behalten
Erfassung und Verwaltung spezifischer Kostenstrukturen, wie z.B. Personal- und Sachkosten für Lehrkräfte, Unterrichtsmaterialien, Miete sowie Transparenz über Einnahmen wie z.B. Schulgebühren, Spenden oder Zuschüsse
Tagesgeschäft beschleunigen
Automatische Prozesse stellen den Überblick über alle zentralen und dezentralen Einrichtungen sicher, u.a. vom Rechnungseingang bis zur Zahlungsfreigabe
Compliance-Pflichten abdecken
Ganzheitliche Unterstützung bei gesetzlichen Vorschriften (GoBD, DSGVO)
Systeme vernetzen
Flexible Integration in die Systemlandschaft, dank zahlreicher Schnittstellen und eigener Integrationsplattform
Entscheidungsprozesse vereinfachen
Unternehmensstrukturen flexibel abbilden, intern verrechnen und vergleichen und somit optimale Entscheidungsunterstützung, um ideelle und finanzielle Ziele zu erreichen
Setzen Sie auf die Cloud
Sicherer SaaS-Betrieb aus dem deutschen zertifizierten Rechenzentrum
So unterstützt Diamant/4
den Bildungssektor
Fach- & Branchenkompetenz - Der Pluspunkt für Sie
Ganz gleich ob Schulgebühren, Stipendien, Wohnen oder Hochschulgastronomie – Diamant/4 sorgt für Transparenz. Seit über 40 Jahren beschäftigen wir uns mit den buchhalterischen Herausforderungen und kennen die Anforderungen Ihrer Branche.
Überblick im Tagesgeschäft
- Der digitale Rechnungseingangsprozesses erleichtert das Tagesgeschäft, alle Prozessschritte sind transparent und Prozessbeteiligte können den Status eines Belegs jederzeit einsehen
- Projektverantwortliche geben Rechnungen ortsunabhängig frei
- Digitale Kassenbücher vereinfachen die Kontierung und die Suche nach Belegen
- Projekt- und Kostenstellenverantwortliche behalten ebenfalls jederzeit ihren Verantwortungsbereich im Blick
- Komfortable Ablage Ihrer Verträge an sämtlichen Stammobjekten in der Diamant z.B. Debitoren, Kreditoren, Wirtschaftsgüter, Projekte
- Automatische Bildung und Auflösung von Sonderposten
- Bereitstellung der notwendigen Informationen und Unterlagen für eine reibungslose Prüfung
Effizientes und transparentes Forderungsmanagement
- Komfortable Verwaltung Offener Posten mit tiefer Integration, bspw. zur Teilnehmer- oder Seminarverwaltung
- Integriertes Mahnwesen für verschiedene Verfahren und Stufen, inkl. automatischen Mahnungen oder Erinnerungen für Rücklastschriften
- Jederzeitige Transparenz über bestehende Forderungen
Digitales Rechnungseingangsmanagement
- Entlastung im Tagesgeschäft durch automatische Prozesse vom Rechnungseingang bis zur Zahlungsfreigabe
- Flexible und ortsunabhängige Rechnungsfreigabe-Workflows
- Jederzeit Klarheit über Liquidität und Budgetierung
- Transparenz auch für alle Prozessbeteiligten wie zum Beispiel Verantwortliche für Kostenstellen oder Projekte
- Digitale und revisionssichere Archivierung von Rechnungen und weiteren Dokumenten im Freigabeprozess
Automatische Vorsteuerkorrektur
- Entlastung im Jahresabschluss dank automatischer Prozesse
- Korrekturlauf vergleicht vorläufige Vorsteuerabzugsbeträge mit den tatsächlich angefallenen Beträgen und bucht die Korrekturen automatisch
- Detaillierte Protokolle weisen centgenau die Zusammensetzung der Korrekturen nach und lassen auch beim Betriebsprüfer keine Fragen offen
- Entstehung, Auswahl und Korrektur der Vorsteuer – 3 Protokolle sorgen für einen nachvollziehbaren Prozess
- Die Korrekturbeträge werden für jede Kombination aus Sachkonto, Kostenart, Kostenstelle, Kostenträger, Projekt, Geschäftseinheit und Geschäftsfeld zusammengefasst und gebucht
- Die gebuchten Vorsteuerkorrekturen fließen automatisch in die Umsatzsteuer-Voranmeldung der gewählten Buchungsperiode ein
- Die betriebswirtschaftlichen Auswertungen nebst Kostenrechnungsberichten bleiben uneingeschränkt aussagekräftig
Branchenspezifisches Controlling
- Übersichtliche Dashboards mit Kennzahlen und Charts geben einen schnellen Überblick
- Einfacher und differenzierter Vergleich von Bildungseinrichtungen und/oder Sparten über die parallele Abbildung von Kennzahlen und Berichten
- Mehrdimensionale Abfrage und Analyse der Daten
- Die Vernetzung vorgelagerter Systeme ermöglicht den Aufbau eines ganzheitlichen Controllingsystems
- Integrierte Kosten- und Leistungsrechnungen sorgt für notwendige Transparenz
Planung, Budgetierung und Reporting
- Unterstützung beim Planungsprozess durch komfortables Einbeziehen aller beteiligten Personen
- Einfache Planwertermittlung und -erfassung
- Bidirektionale Excel-Integration zur Planungsunterstützung
- Jederzeit Planungs-Szenarien durchführen: Hochrechnung, What-if-Analysen, Revision mit systemgestützter Plananpassung
- Frühwarnsystem: Abweichungsanalyse zur Aufdeckung potenzieller Budgetüberschreitungen – für rechtzeitiges Gegensteuern
- Transparente Liquiditätsplanung
- Finanzreports verständlich und adressatengerecht erstellen (z.B. für Aufsichtsbehörden, Spender)
- Endgeräteunabhängige Nutzung (Smartphone, Pad) für eine schnellere Kommunikation
Maximale Transparenz durch Reporting und Analyse
- Management-Dashboard mit KPIs, Reports und Diagrammen auf Basis von Echtzeitdaten
- Reports selbstständig aufbauen und mit wenigen Klicks abrufen
- Report-Editor für Zeilen- und Spaltenprofile und Formelassistent zur Erstellung von KPIs
- Erstellung eigener Kennzahlen
- Mandantenübergreifende Vergleiche über die parallele Abbildung von Kennzahlen und Berichten
- Mit dem durchgängigen Drilldown lassen sich Details vom Report bis zum Scan des Belegs recherchieren
- Einbeziehung "Rechnungswesenfremder Personen" wie z.B. der Bauleiter oder Kostenstellenverantwortliche mit Hilfe der Budgetkontrolle
- Zugeschnittene Dashboards für alle Zielgruppen und Empfänger
- Kommentarfunktion direkt in den Reports
- Bei Änderungen am Bericht werden die Berichtsempfänger benachrichtigt und können direkt antworten
Strukturen flexibel abbilden, intern verrechnen und vergleichen
Die integrierte Konzernbuchhaltung bietet Ihnen komfortable Möglichkeiten, die verschiedenen Bereiche Ihrer Organisation bei Bedarf sowohl nach internen als auch nach rechtlichen Gesichtspunkten zu konsolidieren, Innenumsätze automatisiert zu eliminieren und somit den Fast Close sicherzustellen.
Einfaches mandantenübergreifendes Arbeiten
- Im Mandantencockpit sind Status und Handlungsbedarf ad hoc erkennbar, offene Themen lassen sich direkt erledigen
- Jeder Beteiligte kann ad hoc den Status im Monatsabschluss erkennen
- Automatisierung von Routinetätigkeiten mandantenübergreifend
- Automatische Prozesse über alle Mandanten hinweg erleichtern den Monats- und Jahresabschluss bzw. Fast Close
- Mandantenübergreifende Suche
- Transparente Darstellung und Pflege der Konfigurationsparameter in einer übergreifenden Maske für alle Mandanten
Interne Leistungsverrechnung
- Einfache Umsetzung einer Shared Service-Buchhaltung durch die automatische Weiterberechnung der Service-Innenumsätze
Abbildung von zentralen Stammdaten
- Hierarchischer Aufbau Ihrer Strukturen im Rechnungswesen - So lassen sich Mandanten innerhalb der Organisation schnell und einfach vergleichen
- Die zentrale Führung von Stammdaten sorgt für einen homogenen Datenbestand über die gesamte Organisation hinweg
- Zeitersparnis im Tagesgeschäft sowie bei der Erstellung des Jahresabschluss bzw. Fast Close
Rechnungswesen in unternehmensweite Prozesse einbinden
Diamant/4 lässt sich nahtlos über standardisierte Schnittstellen mit anderen Systemen verknüpfen. Aus vorgelagerten Softwarelösungen fließen Informationen in das Diamant/4 Rechnungswesen+Controlling ein, werden weiterverarbeitet und z.B. für Planungen und Analysen zur Unternehmenssteuerung verwendet.
- Daten sind sofort sichtbar
- Dank automatisierter Prozesse reduziert sich manueller Aufwand samt Fehlerpotenzial
- Es bleibt mehr Zeit für die Verwendung und Analyse aller Daten
Optimale Prozesse dank ganzheitlicher Integration
- Konten, Kostenstellen, Kostenträger, Zeiten, individuelle OP-Zusatzfelder lassen sich einfach in Diamant integrieren
- Bi-direktionale Integration – z.B. lassen sich aktuelle Offene Posten in das eingesetzte ERP übertragen, die Daten werden in beiden Systemen in Echtzeit aktualisiert
- Alles was innerhalb von Diamant erfasst und geändert werden kann, kann auch über die Integration von außen erledigt werden
- Mehr als 300 unterschiedliche ERP-Lösungen wurden bereits erfolgreich mit Diamant integriert
- Zugriff auf Informationen mittels Live-Zugriff per Web-Services, z.B. für OP-Zugriffe oder Kreditlimit-Prüfung
- Echtzeitdaten per Integration über testierte Diamant Web Services
- Oberflächen-Integration – Diamant Seiten werden in andere Tools als Frame eingebunden oder von dort aufgerufen
Diamant Integration Hub
- Integrationsplattform zur Vernetzung von Diamant/4 mit der weiteren Systemlandschaft Ihres Unternehmens
- Von einfach bis komplex – mit der Integrationstechnologie Diamant Integration Hub jederzeit flexibel bleiben
- Standardtechnologien und -integrationsverfahren erlauben die einfache Einbindung vorhandener Systeme, wie der Bestandsverwaltung
- Anbindung eines klassischen Dokumentenmanagementsystems oder einer revisionssichere Ablage
- Standardisierte Schnittstellen unterstützen die Bereitstellung von Daten zu Prüfungszwecken oder einem Austausch mit dem Steuerberater sowie Betriebsprüfer
Perfekt integriert dank zahlreicher Schnittstellen
- Umsatzsteuer, E-Bilanz und Finanzamt
- Bestandsverwaltung und weitere Business-Systeme (Lohn, Teilnehmer- und Seminarverwaltung, Dokumentationssysteme für individuelle Bildungsprozesse)
- CRM-Systeme
- Personalabrechnung
- Digital Asset Management
- Controlling- und Planungssysteme
- Dokumentenmanagement
- Revisionssichere Ablage
- Online-Bezahlsystem (PayPal etc.)
- Microsoft-Produkte (Excel etc.)
- Offene-Posten-Informationen (Creditreform)
- DATEV für Steuerberater
- IDEA-Schnittstelle für Betriebsprüfer
Sicherer Betrieb zu 100% im deutschen Rechenzentrum
Ihre Daten befinden sich nach deutschem Datenschutzrecht in der Open Telekom Cloud – in zertifizierten, ausfallsicheren Rechenzentren in Deutschland. Die Sicherheit der Zugriffe und Daten ist durch Maßnahmen auf jeder Ebene gewährleistet.
- 24/7 Überwachung der Verfügbarkeit und Funktionstüchtigkeit
- Proaktive Anpassungen bei möglichen Engpässen
- Ganzheitliche Datensicherung und -wiederherstellung, selbst im Katastrophenfall
- u.a. Zertifizierung nach ISO27001, TCDP 1.0, SOC 1 und SOC 2, BSI C5
- Dokumentenverschlüsselung nach AES 256
- Eigene Datenbank je Mandant mit Zugangssicherheit via HTTP-Verschlüsselung
Regulatorische Anforderungen abdecken
Wir unterstützen unsere Kunden bestmöglich dabei regulatorische Anforderungen zu erfüllen.
- Kontroll- und Prüfungsrechte (auch für vor Ort-Prüfungen)
- Datenschutz wird bei uns groß geschrieben: Wir arbeiten mit Auftragsverarbeitungsverträgen – Ihre Daten sind bei uns sicher
- Mit Hilfe von Service Level Agreements (SLAs) und technisch organisatorischen Maßnahmen (TOMs) werden unsere Leistungen sowie Zuständigkeiten und Mitwirkungspflichten spezifiziert
Flexible Betriebsmöglichkeiten
- Standortunabhängiger Zugriff auf die Daten im Rechnungswesen dank moderner Web-Technologien aus der Cloud
- Minimierter Aufwand bei der Nutzung der Software aus der Cloud
- Betrieb auch im eigenen Rechenzentrum möglich (Private Cloud)
- Wenig Aufwand für lokalen Betrieb, Updates und Anpassungen
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wie Diamant/4 Ihren Alltag erleichtert!
Einige unserer Erfolgstories
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Ihr persönliches Gesamtpaket:
Software meets Service
- Software Einführung
Unsere Experten erarbeiten mit Ihnen die passende Lösung ganz nach Ihren Anforderungen.
- Schulungen
Schulung vor Ort oder online über das Diamant E-Learning. Mit unserem Schulungsprogramm bleiben Sie ganz einfach immer auf dem neusten Stand.
- Support
24/7 für Sie da – Sie entscheiden, wie wir Sie bei Ihrer Arbeit mit Diamant unterstützen. Wir sind für Sie da: via Telefon und Ticketportal.
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