GDPdU – mit Diamant ein Kinderspiel

Ist eine digitale Prüfung der Finanzbuchhaltung durch die Finanzbehörden angekündigt? Wird die Ausgabe der steuerlich relevanten Daten im IDEA Format gefordert? Wie die gewünschte Datei in korrekter Form erzeugen? Ein Anruf bei der Diamant-Bestandskundenbetreuung bringt die Lösung: das Modul „IDEA Ausgabeformat“. Es selektiert ausschließlich die steuerlich relevanten Daten und exportiert sie in ein Format, welches die Finanzbeamten in ihre Software IDEA importieren und analysieren können.

Bereits wenige Stunden nach dem Anruf bei Diamant können Sie die IDEA Datei erstellen. Sie erhalten einfach eine E-Mail mit einer Datei, die Sie in ein Unterverzeichnis der Software kopieren. Nach einem Neustart erscheint unter ‚Berichte’ ein neuer Menüpunkt für den IDEA-Export. Um die Datei zu erzeugen, muss man im Dialogfenster nur noch die Perioden und Daten anklicken, die exportiert werden sollen – nach wenigen Minuten wist die Datei fertig. Sie wird auf CD gebrannt und dem Prüfer übergeben.  So einfach ist die Übergabe das steuerrelevanten Daten im IDEA Format. Man muss nicht mehr wie früher Ordner und Belege heraussuchen, da alle Informationen in digitaler Form vorliegen.

SLH GmbH richtete „Prüferarbeitsplatz“ ein

Die Datenträgerüberlassung im IDEA-Format ist nur eine von drei möglichen Varianten, die von den „Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU) vorgesehen sind. Darüber hinaus gibt es den unmittelbaren und den mittelbaren Zugriff. Im ersten Fall nutzt der Prüfer selbst die im Unternehmen eingesetzte Buchhaltungs-Software, um seine Analysen zu machen. Im zweiten führt ein Mitarbeiter des Unternehmens die ihm vom Prüfer genannten Schritte in der Software durch. Zwar sind auch Kombinationen mehrerer Verfahren möglich. Die Erfahrung zeigt aber, dass die Finanzbeamten entweder die Datenträgerüberlassung oder den unmittelbaren Zugriff wählen – so wie bei der Spedition und Logistik Haaren – Keimeier & Finke GmbH (SLH).
Bei dem Logistik-Unternehmen stand im August 2005 eine Groß-Betriebsprüfung der letzten fünf Geschäftsjahre an. Herbert Schmolke, fest engagierter Berater des Unternehmens, erwarb im Vorfeld von Diamant das IDEA-Modul und den „Prüferarbeitsplatz“. Letzteres ist eine speziell konfigurierte Benutzeroberfläche mit eingeschränkten Zugriffsrechten auf die Buchhaltung. Sprich: Der Prüfer sieht nur das, was er sehen muss. Für Herbert Schmolke war noch eine weitere Funktion des Moduls attraktiv: Jede Suche und jeder Berichtsaufruf des Finanzbeamten werden in einem Protokoll aufgezeichnet. „Damit kann man sich auf die Besprechungen mit dem Prüfer vorbereiten“, so Schmolke. Die Einführung der beiden Module war eine Sache von Minuten.

Obwohl Schmolke die IDEA-Dateien auf CD gebrannt hatte, wollte der Revisor nur den Prüferarbeitsplatz nutzen. Dabei zeigte sich ein weiterer Vorteil dieser Lösung – ihre einfache Bedienbarkeit. „Diamant ist ohnehin sehr benutzerfreundlich“, so Herbert Schmolke, „aber mit dem Prüferarbeitsplatz geht es noch einfacher, weil nur ein reduzierter Funktionsumfang angezeigt wird.“ Eine Stunde reichte aus, um den Finanzbeamten in das Programm einzuweisen, danach konnte er selbständig arbeiten.

Mit Prüfprotokoll auf Besprechung vorbereitet

Im Verlauf der Prüfung fand bei SLH eine Zwischenbesprechung statt. Darauf bereitete sich Schmolke mithilfe des Prüfprotokolls vor. Dabei sah er zum Beispiel, dass sich der Finanzbeamte die Daten eines Fahrzeugs näher angesehen hatte. Es handelte sich um einen Oldtimer, den der Logistik-Dienstleister zu Werbezwecken nutzt. „Es war klar, dass da eine Frage kommen würde, ob der Wagen ordnungsgemäß genutzt wird“, so Schmolke, „ich habe deshalb die entsprechenden Nachweise schon vorab zurechtgelegt.“ Weitere Nachfragen galten Sachverhalten, wo im Steuerrecht Gestaltungsspielräume vorgesehen sind. Bei dem Logistiker sind das beispielsweise Abschreibungszeiträume von Lkw.

Obwohl der unmittelbare Zugriff auf den ersten Blick problematischer erscheint, kann dies unter Umständen die bessere Lösung sein. Denn der Revisor sieht nur das, was er sehen muss, und er kann den Buchungsstoff nur anhand von Stichproben analysieren. Mit der Protokollierung hat man jederzeit die Kontrolle über den Prüfverlauf. Allerdings kann sich ein Unternehmen das Prüfverfahren nicht aussuchen – mit Diamant ist man gleichwohl für alle Möglichkeiten vorbereitet. Für beide Verfahren gilt aber: Es ist wichtig, das regelmäßige Gespräch mit dem Prüfer zu suchen. Dann können eventuelle Probleme informell geklärt werden, sodass sie später nicht im Schlussbericht auftauchen.

zurück