Diamant und Excel: Dynamisches Duett

Wie rund 70 Prozent der deutschen Industrie- und Handelskammern steuert auch die IHK Arnsberg ihre Geschäftsprozesse mit „EVA“. Die integrierte Branchensoftware wurde von der IHK-GfI entwickelt und bildet als Komplettlösung sämtliche Geschäftsprozesse einer IHK ab. Im Rechenzentrum der IHK-GfI betrieben, steht sie den Nutzern via Internet zur Verfügung. Als Komponente für Rechnungswesen- und Controlling enthält EVA die Lösung „Diamant/3 Rechnungswesen“, die bei den IHKs „EVA Rewe“ genannt wird. In Sachen Finanzmanagement nutzen Alexander Hennecke und seine Kollegen aber auch die Tabellenkalkulation Excel. Bei allen Vorteilen, die Excel hierbei bietet, gab es doch lange ein großes Manko: „Der Datenabgleich zwischen dem Diamant Rechnungswesen und den Tabellenwerken fraß jede Menge Zeit und verursachte auch immer wieder Fehler, die dann mühsam korrigiert werden mussten“, sagt der Geschäftsbereichsleiter. 

Bewährungsprobe im Sommer 2010
Ein Manko, das der Vergangenheit angehört, seit die IHK Arnsberg die bi-direktionale Excel-Integration von Diamant im Einsatz hat. Ihre erste große Bewährungsprobe hatte sie im Sommer 2010, als die Planung für das Kalenderjahr 2011 anstand. Für die Erstellung ihres Wirtschaftsplans nutzen die Arnsberger eine Excel-Vorlage, die sich am Musterkontenrahmen für IHKs orientiert. Für die Planungsrechnungen werden dabei als Basis in der Vorlage Informationen aus dem Rechnungswesen benötigt. „Früher wurden Listen mit den Ist-Daten aus Diamant erstellt und anschließend manuell in vorbereitete Excel-Sheets eingegeben“, sagt Alexander Hennecke. Eine Arbeit, die nun überflüssig geworden ist. Denn dank der Integration wurden die Daten automatisch aus dem Rechnungswesen ausgelesen und direkt in die dafür vorgesehenen Zellen in die Vorlage geschrieben.

Auf Basis dieser Zahlen konnte der Bereichsleiter dann in Excel die Planwerte für das nächste Geschäftsjahr berechnen. „Die Planwerte konnte ich dann ebenfalls ohne weiteres Zutun nach Diamant zurück schreiben. Das Rechnungswesen erzeugte daraus schließlich die Plan-Gewinn- und Verlustrechnung, die ich unseren Gremien zur Besprechung vorlegen konnte“, erläutert Alexander Hennecke. Dass die Integration damit ihre Bewährungsprobe erfolgreich bestanden hat, zeigt nicht nur die Tatsache, dass der Datenaustausch völlig fehlerfrei über die Bühne ging. Auch der Zeitfaktor lässt sich durchaus sehen: „Wir konnten beim Planungsprozess bis zu drei Manntage Aufwand einsparen.“

Ad-hoc-Anfragen gelassen entgegennehmen
Die Integration bewährt sich aber auch beim Reporting. Im Rahmen der regelmäßigen Quartalsberichterstattung versorgt das Finanzmanagement der IHK Arnsberg die Hauptgeschäftsführung mit Reports, die in komprimierter Form die gegenwärtige Lage beschreiben: Wie entwickeln sich die aktuellen Zahlen im Vergleich zum Plan? Gibt es Abweichungen, drohen Fehlentwicklungen? Schon seit jeher nutzen Alexander Hennecke und seine Kollegen für diese Berichte Excel-Vorlagen, weshalb sich die Integration natürlich auch hierbei als schlagkräftiges Tool erweist. Den entscheidenden Nutzen liefert sie aber nicht bei der Quartalsberichterstattung, sondern bei den häufigen Ad-hoc-Anfragen der Hauptgeschäftsführung. Sorgten die „Wie sieht’s denn im Moment gerade aus?“-Wünsche früher für Großalarm, können sie heute ganz gelassen entgegengenommen werden: „Es kostet mich einen Tastendruck, und die Berichte sind mit tagesaktuellen Daten befüllt.“