Gewohnt reibungslos

Stefan Garfs, kaufmännischer Leiter der Spedition Hartmann International, gibt künftig mit Hilfe von Diamant die „Zusammenfassenden Meldungen“ ab.

Neues Jahr, neues Umsatzsteuerrecht: Wie für jede international agierende Spedition brachte das Mehrwertsteuerpaket 2010 auch für die Hartmann International GmbH & Co. KG eine neue Pflicht mit sich. Künftig muss der mittelständische Logistik-Dienstleister die so genannten „Zusammenfassenden Meldungen“ (ZM) bei der Finanzverwaltung abgeben – und darin erklären, welche Transportleistungen man in welchem Umfang für Unternehmen aus anderen Mitgliedstaaten der EU erbracht hat. Eine Pflicht, für die Hartmann mit seiner Diamant Software bestens gerüstet ist. Denn um der neuen Aufgabe gerecht werden zu können, musste die Spedition ihr Rechnungswesen lediglich um das schon bereitstehende, integrierte ZM-Modul erweitern. Und die Einführung der zusätzlichen Software war Stefan Garfs zufolge alles andere als ein Hexenwerk: „Sie verlief in gewohnt reibungsloser Form.“

Als Pilotanwender von Diamant/3 engagiert
Auf insgesamt vier Geschäftsfeldern ist Hartmann International aktiv. So umfasst die Kompetenz des bereits 1856 gegründeten Betriebs, der mittlerweile in sechster Generation von Familienhand geführt wird, die Bereiche Spedition, Logistik, Luft- und Seefracht sowie Umzüge. Das Traditionsunternehmen verfügt über Standorte in Paderborn und Ibbenbüren bei Osnabrück, mit seiner hauseigenen Flotte führt es Transporte in Deutschland und Europa durch. In Sachen Finanzmanagement setzt Hartmann schon seit einigen Jahren auf Software aus dem Hause Diamant und betreibt damit unter anderem ein detailliertes Kosten-Controlling bis herunter auf den einzelnen LKW. Zunächst gestartet mit Diamant/2, brachte man sich nur kurze Zeit später als Pilotanwender aktiv in die Gestaltung von Diamant/3 mit ein.

 „Die Pilotierung einer Rechnungswesensoftware ist natürlich eine heikle Sache, denn hier ist man doch sehr nah am Herzen des Unternehmens und unterliegt außerdem auch noch starken gesetzlichen Vorgaben“, sagt Stefan Garfs und erinnert sich: „Deshalb hätte ich das mit jemand anderem als Diamant niemals gemacht.“ Der Grund dafür ist ganz einfach: „Die Betreuung durch Diamant war stets perfekt, und darum hatte ich hinsichtlich der Pilotierung keinerlei Bedenken.“ Was sich dann laut Stefan Garfs voll und ganz bestätigte. „Ich kann generell sagen, dass wir von Diamant noch nie hängengelassen wurden, egal, wie eng es war.“

An einem Tag geht alles  über die Bühne
Diese Verlässlichkeit zeigte sich dann auch jüngst wieder im Falle des Mehrwertsteuerpakets 2010. Als klar war, dass Hartmann International künftig die ZM abgeben muss, wandte sich Stefan Garfs hilfesuchend an seinen Softwarepartner. „Und dann ging die Angelegenheit reibungslos und schnell über die Bühne“, zeigt sich der kaufmännische Leiter begeistert. Man habe lediglich das in Diamant integrierte „ZM-Modul“ freischalten müssen und konnte es dann mit Hilfe einiger weniger telefonischer Tipps der Diamant-Betreuer selbst einrichten. „Das war noch am selben Tag erledigt, an dem ich die Bielefelder um Hilfe ersucht hatte.“

Zwar kam das neue Modul bei Hartmann noch nicht zum „Echteinsatz“ – die Abgabe der ZM muss vierteljährlich erfolgen –, trotzdem hat Stefan Garfs die Bildschirmmasken und Funktionsweise der Software natürlich schon mal genau unter die Lupe genommen: Aus den Rechnungen, die mit entsprechenden Steuerschlüsseln in Diamant gebucht werden,  erzeugt das Modul die gesetzlich vorgeschriebenen Meldungen und übermittelt diese via Elster-Onlineverfahren automatisch an die Finanzverwaltung. Und was muss die Buchhaltung von Hartmann noch tun? „Wir müssen lediglich die Stammdaten sauber pflegen, so dass die Umsatzsteuer-Identifikationsnummern unserer Kunden an der richtigen Stelle stehen und der Automatismus funktioniert“, erläutert der kaufmännische Leiter. Klingt wirklich nicht nach einem Hexenwerk.