Weniger Arbeit dank flexibler Office-Integration

Melanie Röhr, Leiterin Rechnungswesen der WHW Walter Hillebrand GmbH & Co. KG, lässt ihre Excel-Berichte von Diamant automatisch befüllen

Die WHW Walter Hillebrand GmbH & Co. KG gehört zu den größten Oberflächenbeschichtern für Zink-, Zinklegierungsüberzüge und Duplexschichten in Europa. Die Automobilindustrie und deren Zulieferer sind die Hauptkunden des Familienbetriebs, der 1937 gegründet wurde, heute in zweiter Generation geführt wird und rund 280 Mitarbeiter beschäftigt. An seinen Standorten in Wickede an der Ruhr und Langenfeld im Rheinland stattet das Traditionsunternehmen die Teile seiner Auftraggeber mit dem nötigen Korrosionsschutz aus.

Innovatives System gesucht

Seit dem Jahr 2007 arbeitet das Rechnungswesen von WHW mit Software von Diamant. Damals löste man am Stammsitz in Wickede ein Altsystem ab, um es durch Diamant/2 zu ersetzen. „Wir wollten ein innovativeres System haben, als das bis dato der Fall war. Die alte Lösung deckte unsere Anforderungen zu diesem Zeitpunkt nicht mehr ab“, begründet Melanie Röhr, Rechnungswesenleiterin des Unternehmens diesen Schritt. So wollte man beispielsweise eine Kostenrechnung aufbauen, was sich aber mit dem Altsystem nicht umsetzen ließ.

Auch die Mehrmandantenfähigkeit - Melanie Röhr arbeitet mit elf Mandanten - ließ zu wünschen übrig. Auf Empfehlung des Diamant-Partners und Systemhauses Inceptum aus Iserlohn, von dem WHW schon seit vielen Jahren in Sachen EDV betreut wird, schauten sich die Rechnungswesenleiterin und ihre Kollegen die Diamant Software an. „Wir waren sehr schnell überzeugt von der Verarbeitungsweise, der Bedienerfreundlichkeit und auch von den vielen Möglichkeiten der Software.“

Dazu zählt die automatisierte Konsolidierung der Mandanten. Dies hatte Melanie Röhr schon länger geplant, demnächst wird sie zu diesem Zweck die integrierte Konzernbuchhaltung einführen, um damit sowohl die Finanzbuchhaltung als auch die Kostenrechnung zu konsolidieren. Dies geschieht dann allerdings nicht mehr in Diamant/2 – denn im August 2009 machte WHW den nächsten Innovationsschritt und migrierte auf Diamant/3.

Excel-Integration bietet große Arbeitserleichterung

Wovon die Rechnungswesenleiterin seitdem am meisten profitiert, ist die moderne Office-Integration der Software. Vor allem die raffinierte Excel-Anbindung hat es ihr angetan, weil sie hilft, den sehr Reporting-intensiven Arbeitsalltag erheblich einfacher zu gestalten. So erstellt Melanie Röhr  monatlich Berichte für die Geschäftsleitung, Reports für den Gesellschafter, verschiedenste Umsatzauswertungen, Auswertungen aus der Kostenrechnung und so weiter und so fort. „In der Vergangenheit bin ich ganz klassisch vorgegangen“, erklärt sie, „für jeden Bericht die Daten in Excel eingespielt und dort noch einmal aufbereitet.“ 

Da traf es sich gut, dass Diamant/3 als Oberfläche für die Erstellung von Berichten Excel nutzt. Die Tabellenkalkulation ist so in das Rechnungswesen eingebunden, dass die für Reports benötigten Geschäftsdaten automatisch übertragen werden. Für Melanie Röhr heißt das: Sie musste ihre Berichte lediglich einmal anlegen, mit den aktuellen Zahlen werden sie nun automatisch aus Diamant/3 befüllt. „Das ist für mich, die doch wirklich viele Berichte und Auswertungen fährt, eine große Arbeitserleichterung.“