Viele Bankkonten, wenig Aufwand
Helga Grigo, Leiterin Rechnungswesen der EBERO GmbH & Co.KG, nutzt erfolgreich das Rationalisierungspotenzial des automatischen Bankimports von Diamant.
Als Helga Grigo 2006 bei der EBERO GmbH & Co. KG eintrat, hatte Sie einen klaren Auftrag: Die Buchhaltung für die Firmen der mittelständischen Gruppe, die bislang in den Händen von externen Dienstleistern lag, ins Unternehmen zu integrieren. Eine eigene, zentrale Abteilung sollte künftig das Rechnungswesen für die ganze Gruppe übernehmen, die damals aus fünf Unternehmen bestand und mittlerweile auf sieben Firmen mit ca. 120 Mitarbeitern angewachsen ist. Innovation, Qualität und Kontinuität bei Beratung, Produkten und Logistik gehören für EBERO seit mehr als 40 Jahren zur Tradition. Heute ist das Unternehmen einer der richtungsweisenden Systemanbieter der Ver- und Entsorgungsbranche, Telekommunikationsgesellschaften sowie Industrie. Mit den zentralen Standorten in Köln und Essen, einem enorm umfangreichen Rohrleitungssystemangebot aus Kunststoff und Stahl, tiefem Branchenwissen, schmalem Prozess-Management und perfekten Support ist EBERO ein zuverlässiger starker Partner, der seine Unternehmenskultur nicht nur klar definiert, sondern ihr auch konsequent entspricht: „Substanz entscheidet“.
Bedienung erfordert keine tiefgreifenden Buchhaltungskenntnisse
Eine der Aufgaben, die der Aufbau des internen Rechnungswesens mit sich brachte, war die Auswahl einer geeigneten Software – die schließlich mit Diamant gefunden wurde. Die Möglichkeit, Diamant problemlos in die vorhandene Warenwirtschaftslösung zu integrieren, war dabei aber nur ein Entscheidungsgrund. Ein weiterer ergibt sich aus der Personalstruktur: „Die Mitarbeiter, die heute buchen, benötigen keine tiefer gehenden Buchführungskenntnisse“, erläutert die Leiterin Rechnungswesen. Deshalb war es auch die einfache, intuitive Bedienbarkeit der Software, die bei der Präsentation von Diamant überzeugte.
Personell ist das Rechnungswesen der EBERO GmbH & Co. KG effizient besetzt, wofür ein hoher Automatisierungsgrad notwendig ist. Das zeigt sich vor allem, wenn es um das Buchen der Bankkonten geht. Die Konzern-Struktur des Unternehmens bringt es mit sich, dass die EBERO GmbH & Co. KG und ihre Beteiligungsunternehmen bei verschiedenen Kreditinstituten mehr als 20 Bankkonten vorhalten. Bei der Verarbeitung der entsprechenden Auszüge unterstützt die Diamant Software das Unternehmen und die Mitarbeiter: Die elektronischen Dateien, die jeden Morgen von den Banken übermittelt werden, liest der Import automatisch ein und ziffert die offenen Posten selbstständig aus. Ist auf dem digitalen Kontoauszug der Bank und in Diamant entweder die Rechnungs-, die Kunden- oder die Kontonummer identisch, ordnet das System die Zahlungen direkt zu. Ergebnis: „Dank der Softwareunterstützung ist das Buchen der Bankkonten in der Regel in kurzer Zeit erledigt.“
Sieben Firmen, drei Mitarbeiterinnen: „Ohne Unterstützung von Diamant gar nicht möglich.“
Diese Unterstützung erhält die EBERO GmbH & Co. KG aber nicht nur bei Zahlungseingängen, sondern auch bei Überweisungen. Stehen beispielsweise wiederkehrende Zahlungen an, etwa an Leasinggesellschaften oder Krankenkassen, macht Diamant automatisch Vorschläge, auf welches Konto die Überweisung zu buchen ist. Besonders wertvoll dabei: Das System überwacht die Einhaltung von hinterlegten Höchst- und Mindestbeträgen. Gibt es eine Abweichung, macht Diamant darauf aufmerksam. Das Fazit der Leiterin Rechnungswesen: „Wenn man bedenkt, dass wir mehrere tausend Zahlungsein- und -ausgänge pro Monat haben, aber nur drei Mitarbeiterinnen, die für die Bearbeitung der Konten von sieben Firmen zuständig sind, wird schnell klar, dass das ohne die Unterstützung durch Diamant gar nicht möglich wäre.“
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